ChecklistGuro Checkliste für die Außerbetriebnahme eines CRM-Systems
Sorgen Sie für einen reibungslosen und regelkonformen Ausstieg aus Ihrem CRM-System. Unsere Checkliste für die Außerbetriebnahme Ihres CRM-Systems führt Sie durch die Datenmigration, die Sicherheitsvorkehrungen und die rechtlichen Aspekte und minimiert so das Risiko und maximiert die Effizienz bei der Stilllegung Ihres CRM-Systems.
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Planung und Umfang
Definieren Sie den Projektumfang, die beteiligten Akteure und die Abbruchkriterien.
Projektziele und -aufgaben
Grund für die Außerbetriebnahme
Geschätzte Projektdauer (in Tagen)
Geplantes Startdatum
Geplantes Fertigstellungsdatum
Betroffene Systeme/Integrationen
Name des Projektleiters
Datenerfassung und -archivierung
Extrahieren Sie wichtige Daten, um sie langfristig zu speichern und im Rahmen einer Archivierungsstrategie zu sichern.
Datum für den Beginn der Datenerfassung
Geschätzte Anzahl der zu extrahierenden Datensätze
Beschreibung des Speicherorts und der Speicherungsart
Datenformat für das Archiv
Beispiel-Archivdatei (zur Validierung)
Voraussichtliches Datum für den Abschluss der Datenerfassung
Datenbereinigung und -löschung
Stellen Sie sicher, dass die Daten ordnungsgemäß bereinigt und aus allen Systemen und Sicherungskopien gelöscht werden.
Detaillierte Verfahren zur Datenbereinigung
Anzahl der dauerhaft gelöschten Datensätze
Verwendete Methode zur Datenlöschung
Nachweis über die Datenlöschung (z. B. Löschbescheinigung)
Datum des Abschlusses der Datenbereinigung
Beschreibung aller Ausnahmen oder Abweichungen
Systemabschaltung und Entzug der Zugriffsrechte
Fahren Sie die CRM-Instanz herunter und entziehen Sie allen Benutzern die Zugriffsberechtigungen.
Geplantes Datum der Abschaltung
Geplante Abschaltzeit
Anzahl der betroffenen Nutzer
Die Schritte zum Widerruf des Zugriffs wurden abgeschlossen.
Abschalttverfahren
Bestätigungscode während des Herunterfahrens eingegeben.
Hinweise zum Abschaltvorgang (z. B. Fehler, unerwartetes Verhalten)
Autorisierte Signatur für die geplante Systemabschaltung
Deaktivierung der Integration
Deaktivieren oder entfernen Sie die Verbindungen zu anderen Systemen.
Integration 1: Status
Integration 2: Status
Geplantes Datum der Deaktivierung (falls zutreffend)
Hinweise zur Deaktivierung der Integration
Anzahl der aktiven Verbindungen
Deaktivierungsmethode
Lizenzverwaltung
Lizenzen stornieren und die damit verbundenen Kosten verwalten.
Anzahl der zu stornierenden Lizenzen
Lizenztyp (z. B. Benutzer-, API-Lizenz)
Datum der Stornierungsanfrage
Hinweise zur Stornierungsanfrage (z. B. Grund für die Stornierung)
Geschätzte Kosteneinsparungen
Bestätigung vom Lieferanten erhalten?
Datum der Bestätigung der Stornierung durch den Anbieter
Dokumentation und Wissensweitergabe
Dokumentieren Sie den Stilllegungsprozess und geben Sie das Wissen an die zuständigen Teams weiter.
Ausführliche Dokumentation zum Stilllegungsverfahren
Dokumentation der Methode zur Datenarchivierung
Datei zur Überprüfung der Datensicherung beim Archivieren
Methode zur Wissensvermittlung (z. B. Schulung, Hospitation, Dokumentation)
Datum des Abschlusses der Wissensvermittlung
Namen der Personen, die an der Wissensvermittlung teilgenommen haben
Validierung nach der Stilllegung
Stellen Sie sicher, dass alle Daten und Systeme ordnungsgemäß außer Betrieb genommen wurden.
Datum des Abschlusses der Stilllegung (Bestätigung)
Anzahl der bestätigten Datenlöschungen (Stichprobenprüfung)
Bestätigung der Widerrufung des Zugriffs (Bitte alle zutreffenden Optionen auswählen)
Anmerkungen zu aufgetretenen Problemen im Rahmen der Validierung
Gesamtstatus der Validierung
Bestätigung der Validierung
Kommunikation und Informationen für die Interessengruppen
Informieren Sie die interessierten Parteien über den Fortschritt der Stilllegung und die abschließenden Ergebnisse.
Datum der ersten Kontaktaufnahme
Zusammenfassung der ersten Kommunikation
Kommunikationsmethode (z. B. E-Mail, Besprechung)
Anzahl der benachrichtigten Interessengruppen
Datum des ersten Fortschrittsberichts
Zusammenfassung des Fortschrittsberichts 1
Rückmeldungen von Interessengruppen erhalten (Ja/Nein)
Details zum Feedback der Interessengruppen (falls zutreffend)
Rechtliche Prüfung und Einhaltungsüberprüfung
Überprüfen Sie die rechtlichen und Compliance-Anforderungen im Zusammenhang mit der Datenentsorgung.
Anwendbare Datenschutzbestimmungen (z. B. DSGVO, CCPA)
Ausführliche Erläuterung der Aspekte, die bei der Einhaltung von Vorschriften zu berücksichtigen sind
Datum des Abschlusses der rechtlichen Prüfung
Anzahl der Datensätze, die einer rechtlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen
Zusammenfassung des aktuellen Status und der Lösung im Zusammenhang mit der Anordnung zur Aufbewahrungspflicht
Status der Einhaltung der Richtlinie zur Datenaufbewahrung
Unterstützende Rechtsdokumente (z. B. Vereinbarungen, Korrespondenz)
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