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Veranstaltungsplanung: Checkliste zur Hotel-Funktions- und Gästeerlebnisprüfung

Sorgen Sie für reibungslose Veranstaltungen mit unserer Eventplanung-Checkliste! Diese Hotel-Funktions- und Gästeerlebnis-Prüfung deckt jedes Detail ab, von der Raumgestaltung und Bewirtung bis hin zur Einsatzbereitschaft des Personals und der Gästezufriedenheit. Perfekt für Hotels und Veranstaltungsorte, die nach herausragendem Service und unvergesslichen Erlebnissen streben.

Anzeigestil

Vorabkoordination

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Aufgaben im Zusammenhang mit der Erstplanung und der Kommunikation mit dem Hotel.

Veranstaltungsbuchungsbestätigungsdatum

Kontaktperson im Hotel

Telefonnummer des Ansprechpartners

Veranstaltungs Vertragsnummer

Wesentliche Details aus dem Veranstaltungsvertrag (z. B. Raummiete, Dienstleistungen)

Geschätzte Teilnehmerzahl

Zimmerart/Konfiguration bestätigt

Geplanter Termin für ein Vorab-Meeting

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Veranstaltungsaufbau & Logistik

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Überprüfungen der Raumaufteilung, der Ausstattung und der Barrierefreiheit.

Raumkapazität (Bestätigt)

Raumlayout-Konfiguration

Bühnen-/Podiumplatzierung

Einrichtungszeit

Geplanter Beginn des Abrisses

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Spezielle Installationshinweise (z. B. Dekoration, Möbelanordnung)

Erforderliche Möbel (alle zutreffenden Optionen ankreuzen)

Grundriss (falls vorhanden)

Audio-visuelle und technische Ausrüstung

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Sicherstellung der Funktionalität und korrekten Einrichtung aller AV-Komponenten.

Projektorhelligkeit (Lumens)

Mikrofontyp

Geplanter Termin für die Audio-visuelle Geräteprüfung

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Hinweise zu spezifischen AV-Einrichtungsanforderungen

Benötigte Kabel/Adapter

Lautsprecherkonfiguration

Letztes Datum für die Wartung der Audiovisualtechnik

Catering und Verpflegungsservice

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Bestätigung der Menüauswahl, Ernährungseinschränkungen und Servicequalität.

Bestätigte Teilnehmerzahl

Ernährungseinschränkungen (Bitte alle zutreffenden Optionen ankreuzen)

Spezifische Ernährungsbedürfnisse/Allergien (Details)

Menüauswahlbestätigung

Geplante Liefer-/Servicedienstzeit

Bestätigung der endgültigen Servierzeit

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Getränkeserviceart

Hinweise zur Lebensmittelpräsentation und den erforderlichen Aufbereitungsrichtlinien.

Ankunft und Registrierung der Gäste

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Reibungsloser Check-in-Prozess und Gästeservice.

Anzahl früher Ankünfte

Check-in-Geschwindigkeit (ungefähre Schätzung)

Notizen zu Gästekommentaren/Besonderen Wünschen

Schlüsselverteilungsmethode

Ankunftsdatum

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Gastservice benötigt (Bitte alle zutreffenden Punkte ankreuzen)

Veranstaltungsdurchführung und -management

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Die Überwachung des Veranstaltungsablaufs und die Bearbeitung eventueller Probleme.

Geplante Startzeit

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Tatsächliche Besucherzahl vs. Erwartete Besucherzahl

AV-Techniker vor Ort?

Probleme während der Veranstaltung?

Details zu anderem Problem (falls ausgewählt)

Tatsächliches Endzeitpunkt des Ereignisses

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Zusammenfassung des Ablaufs und Beobachtungen

Aufräumarbeiten & Abschlussinspektion

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Bestätigung, dass die Räumlichkeiten sich in dem vereinbarten Zustand hinterlassen wurden.

Raumbeschädigungs-Bewertung (1-5)

Abfall- und Recyclingtonnenstatus

Detaillierte Hinweise zu Schäden oder Problemen

Datum der Endabnahme

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Gesamteindruck Sauberkeit (Ausgezeichnet, Gut, Befriedigend, Schlecht)

Fotos des Zustands nach dem Ereignis (optional)

Gästezufriedenheit & Feedback

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Die Sammlung von Gästefeedback und die Identifizierung von Verbesserungspotenzialen.

Gesamtzufriedenheit (1-10)

Mitarbeiterfreundlichkeit

Raum Sauberkeit

Was hat Ihnen an Ihrer Erfahrung am besten gefallen?

Was hätten wir besser machen können?

Würden Sie unser Hotel weiterempfehlen?

Optional: Fotos im Zusammenhang mit Ihrer Erfahrung hochladen (z. B. Raum, Veranstaltungsort).

Sicherheit und Schutz

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Die Sicherheit und der Schutz aller Teilnehmenden und des Eigentums gewährleisten.

Fluchtwege deutlich gekennzeichnet?

Anzahl des Sicherheitspersonals vor Ort

Feuerlöscher geprüft und aktuell?

Sicherheitsrisiken bewertet (Mehrfachauswahl möglich)

Letztes Datum der Sicherheitsausbildung

Standort des Erste-Hilfe-Kits

Wurden Sicherheitsvorfälle gemeldet?

Hotel Personal Schulung & Briefing

10 of 10

Bestätigung des Mitarbeiterbewusstseins und der Vorbereitung auf die Veranstaltung.

Berichtszusammenfassung – Überprüfung

Verständnis des Ereignisablaufs

Bestätigte Teilnehmerzahl der Veranstaltung

Schlüsselpersonen und Verantwortlichkeiten für Veranstaltungen

Datum der letzten Sicherheitsunterweisung

Geplante Pausenzeiten während der Veranstaltung

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