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Charity-Gala-Checkliste: Auktion, Unterhaltung & Management der Spenderbeziehungen

Planen Sie einen beeindruckenden Wohltätigkeitsgala, der die Spendenziele übertrifft! Diese umfassende Checkliste deckt alles ab, von der Beauftragung von Starunterhaltung und der Durchführung einer spannenden Auktion bis hin zur Pflege von Spenderbeziehungen und der Gewährleistung eines reibungslosen und wirkungsvollen Abends. Laden Sie sie jetzt herunter und machen Sie Ihren Gala von gut zu unvergesslich.

Anzeigestil

Vorabplanung und Fundraising

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Aufgaben im Zusammenhang mit der ersten Planung, der Mittelbeschaffung und der Einholung der erforderlichen Genehmigungen.

Fundraising-Zielbetrag

Termin der ersten Planungsbesprechung

Themenauswahl

Veranstaltungsbeschreibung (für Marketingmaterialien)

Sponsoring-Antragsfrist

Budgetvorlage

Veranstaltungsort & Logistik

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Behandelt die Auswahl des Veranstaltungsortes, Verträge, Catering, audiovisuelle Technik und andere logistische Details.

Veranstaltungsortadresse

Ereignisdatum

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Maximale Personenzahl

Bestätigte Teilnehmerzahl

Catering-Stil

Vertragsunterlagen für die Location

Veranstaltungsort-Hinweise / Besondere Wünsche

Auktionsmanagement

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Aufgaben speziell für die Auktion, darunter die Artikelbeschaffung, die Katalogerstellung und der Gebotsprozess.

Geschätzte Auktionserlöse

Auktionskategorien

Auktionsgegenstands-Fotos

Auktionslosbeschreibungen (für Katalog)

Ersteinsatz - Artikel 1

Mindestschritt – Artikelangebot

Zahlungsweise Akzeptanz

Unterhaltung & Produktion

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Details zu Musikern, Rednern, Bühnenaufbau, Beleuchtung und der gesamten Veranstaltungsproduktion.

Unterhaltungstyp

Unterhaltung – Kontaktname

Vertragsdetails Unterhaltung

Bühnenabmessungen (Breite)

Bühnenabmessungen (Tiefe)

Unterhaltungsbestätigungsdatum

Beginn der Unterhaltung

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Künstler-Rider / Technische Anforderungen

Spenderbetreuung und Anerkennung

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Aktivitäten zur Pflege von Spenderbeziehungen und zur Würdigung ihrer Unterstützung.

Spenderstufe (z. B. Platin, Gold, Silber)

Personalisierte Dankeskarte (Entwurf)

Bevorzugte Kommunikationsmethode

Datum der ersten Spende

Spenderfoto (zur Ehrung/zur Dankesübung)

Hinweise zu den Wünschen/Interessen von Spendern

Sponsoring-Möglichkeiten (z.B. Logo-Platzierung)

Marketing und Werbung

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Aufgaben im Zusammenhang mit der Bewerbung der Gala und der Gewinnung von Besuchern.

Social-Media-Budget

Verwendete Marketingkanäle

Startdatum der Social-Media-Kampagne

## Social Media Ad Copy (Example) **English:** **Headline:** Level Up Your Photography Skills! **Body:** Tired of taking blurry, boring photos? Our online photography course will teach you everything you need to know – from mastering your camera to capturing stunning landscapes and portraits. Limited spots available! Learn from professional photographers and join a vibrant community of fellow enthusiasts. Sign up today and unleash your inner artist! **Call to Action:** Learn More & Enroll Now! **German:** **Headline:** Steigere Deine Fotografie-Fähigkeiten! **Body:** Genug von verschwommenen, langweiligen Fotos? Unser Online-Fotografie-Kurs vermittelt dir alles, was du wissen musst – von der Beherrschung deiner Kamera bis zur Aufnahme atemberaubender Landschaften und Porträts. Begrenzte Plätze verfügbar! Lerne von erfahrenen Fotografen und werde Teil einer lebendigen Community aus Gleichgesinnten. Melde dich noch heute und entfessle deinen inneren Künstler! **Call to Action:** Mehr erfahren & Jetzt anmelden!

Werbematerial-Dateien

Pressemitteilung versendet?

Geschätzte Website-Besucher (von Marketing)

Freiwilligenmanagement

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Aufgaben für die Gewinnung, Schulung und Koordination von Freiwilligen.

Gesamtzahl der benötigten Freiwilligen

Ehrenamtliche Positionen verfügbar

Freiwilligenwerbung

Freiwilligen-Schulungstermin

Freiwilligen-Schulungszeit

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Erforderliche Fähigkeiten

Freiwilligenbewerbungsformular (Beispiel)

Veranstaltungsumsetzung

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Maßnahmen zur Durchführung am Tag der Gala, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Ankunftszeiten des Schlüsselpersonals

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Fotografenarbeitsplatz Einrichtung

Gäste-Check-in-Anzahl

Status der Audio-/Videoausrüstung (Alle zutreffenden Optionen auswählen)

Bestätigung der Raumeinrichtung durch den Manager

Gibt es unmittelbare Probleme oder Änderungen?

Nachbetreuung nach Veranstaltungen

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Aufgaben zum Danken der Teilnehmer, Spender und Freiwilligen sowie zur Bewertung des Erfolgs der Veranstaltung.

Sendedatum der Dankes-E-Mail

Zusammenfassung des Teilnehmerfeedbacks (aus Umfragen/Kommentaren)

Gesamte eingeworbene Mittel

Nachbearbeitung von Foto- und Videomaterial

Gesamtzufriedenheit mit der Veranstaltung (Interne Überprüfung)

Erkenntnisse und Empfehlungen für zukünftige Veranstaltungen

Datum der endgültigen Finanzabrechnung

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