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Postraum-Betriebscheckliste

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Postannahme & Sortierung

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Aufgaben im Zusammenhang mit der Annahme eingehender Post und Paketen sowie der ersten Sortierung.

Zeitstempel Empfang

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Anzahl eingehender Poststücke

Anzahl eingehender Pakete

Postbote-Typ

Besondere Handhabung erforderlich?

Hinweise zu eingehender Post (Beschädigungen, ungewöhnliche Artikel)

Retouradresse für nichtzustellbare Post

Eingangsdatum

Postverteilung

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Verfahren zur Zustellung von Post und Paketen an die vorgesehenen Empfänger innerhalb des Geländes.

Anzahl der Postfächer / Empfängerstandorte

Verteilungsart (Manuell/Automatisiert)

Geplante Auslieferungszeitpunkt

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Hinweise zu ungewöhnlichen Lieferanweisungen (z. B. spezifische Zugangscodes)

Wichtiger Rückgabepunkt (falls zutreffend)

Versandbestätigung (erforderlich?)

Abteilungen, die Post erhalten

Datum der letzten Routenüberprüfung

Ausgehende Postbearbeitung

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Aufgaben im Zusammenhang mit der Vorbereitung und dem Versand von ausgehenden Poststücken und Paketen.

Zeitstempel für Zusteller vorbereitet

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Anzahl großer Pakete (über 4,5 kg)

Gesamtzahl der Briefe/Kleingut

Verwendete Versandart (falls zutreffend)

Andere Versandmethode angeben (falls ausgewählt)

Porto (gesamt)

Bestätigung/Sendungsverfolgung genutzt?

Belegbild (falls zutreffend)

Datum des Versandzeitpunkts

Sicherheit & Zutrittskontrolle

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Maßnahmen zur Sicherstellung der Sicherheit von Post und Paketen sowie zur Zugangskontrolle zum Postraum.

Postraumzugang für wen gewährt?

Anzahl der autorisierten Mitarbeiter mit Postraumzugang

Welches Zutrittskontrollsystem wird verwendet?

Letzte Überprüfung der Zugriffsberechtigungen

Zusammenfassung des Sicherheitsprotokolls (falls vorhanden)

Verfahren für den Umgang mit verdächtigen Paketen?

Überprüfung des Überwachungsvideo-Materials (falls zutreffend)

Letzte Durchsuchung des Umschlagbereichs

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Geräte Wartung & Betrieb

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Die ordnungsgemäße Funktion der Postraumgeräte (Waagen, Frankiermaschinen, Sortieranlagen) sicherstellen.

Letzte Wartung des Frankaturautomaten

Frankometerstand

Notizen zur Wartung des Frankiermaschinens (falls zutreffend)

Skalenkalibrierungsablesung (Gewicht)

Letztes Kalibrierdatum der Waage

Sortieranlagenstatus

Beschreibung von Sortierproblemen (falls vorhanden)

Zustand des Zerkleinerers

Lagerverwaltung & Verbrauchsmaterialien

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Verfolgung und Nachbestellung von Bedarfsgütern für den Postraum (Umschläge, Etiketten, Briefmarken).

Aktuelle Anzahl an Standardumschlägen

Aktuelle Anzahl von Rechtschreibebenen

Aktueller Bestand an Luftpolsterbriefumschlägen (verschiedene Größen)

Aktuelle Anzahl der Versandetiketten

Aktuelle Anzahl an Briefmarken

Aktuelle Anzahl von Umzugskartons (Klein/Mittel/Groß)

Bevorzugter Versanddienstleister (für Lieferungen)

Datum der letzten Bestellung

Notizen zu Liefermengen oder anstehenden Bedarf

Abfallentsorgung und Recycling

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Ordnungsgemäße Entsorgung von Postraumabfällen, einschließlich vertraulicher Dokumente und Verpackungsmaterialien.

Anzahl der vertraulichen Zerreißbeutel

Anzahl der recycelten Kartons

Gewicht des Recyclingpapiers (lbs/kg)

Recyclingtonnenstatus (voll/teilweise voll/leer)

Vertrauliche Abfallentsorgungsmethode

Wenn "Andere" als Entsorgungsmethode ausgewählt wurde, bitte erläutern Sie diese.

Letzter Abholtermin für Restmüll/Altpapier

Entsorgungsmanifest (falls zutreffend)

Aktenführung und Dokumentation

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Die genaue Erfassung von Mailvolumen, Portokosten und anderer relevanter Daten sicherstellen.

Gesamtes eingehendes Postvolumen (täglich)

Gesamtes Versandvolumen (täglich)

Porto (täglich)

Datum der E-Mail-Protokolleintragung

Zeitstempel des E-Mail-Eintrags

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Hinweise zu ungewöhnlichen Versandvorfällen (z. B. beschädigte Sendungen, Sicherheitsbedenken)

Berechnungsmethode für die Portokosten (für Prüfungszwecke)

Abbild gekoppelte Frachtliste (falls zutreffend)

Einhaltung der E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie (falls zutreffend)

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