Überprüfung der Personalakten – Compliance-Checkliste (Personalabteilung)
Stellen Sie mit unserer umfassenden Compliance-Checkliste zur Überprüfung von Hintergrundinformationen rechtskonforme und ethische Einstellungspraktiken sicher. Minimieren Sie Risiken, bleiben Sie mit den Vorschriften auf dem Laufenden und schützen Sie Ihr Unternehmen – laden Sie noch heute Ihre HR-orientierte Vorlage herunter!
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Vorabprüfung
Die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und bewährter Verfahren sicherstellen, bevor ein Stellenangebot unterbreitet wird.
Hintergrundüberprüfung: Genehmigung vorliegt?
Datum der Genehmigungserteilung
Anzahl der Kandidaten, die auf eine Sicherheitsüberprüfung warten
Hinweise zum Autorisierungsstatus des/der Kandidat*in (falls zutreffend)
Hintergrundüberprüfung: Anbieter ausgewählt?
Datum der Bonitätsprüfung eingeleitet (falls zutreffend)
Einverständnis und Offenlegung
Die Einholung der erforderlichen Einwilligung und die klare Aufklärung der Kandidaten.
Zusammenfassung des Untersuchungsumfangs
Genehmigung zur Sicherheitsüberprüfung
Unterschrift des Bewerbers
Autorisierungsdatum
Anerkennung der Rechte des Bewerbers gemäß FCRA (falls zutreffend)
Bestätigung des Verständnisses bezüglich der Art der zu erhaltenden Informationen
FCRA-Konformität
Die Einhaltung der Richtlinien des Fair Credit Reporting Act für Hintergrundüberprüfungen.
Verfügt Ihr Anbieter für Hintergrundüberprüfungen über eine klare und gut sichtbare Offenlegung?
Verfügt Ihr Hintergrundprüfungsanbieter eine schriftliche Genehmigung von dem Bewerber?
Was kostet der Hintergrundcheck (pro Bericht)?
Datum der letzten FCRA-Compliance-Überprüfung.
Beschreiben Sie kurz, wie Sie die Einhaltung der FCRA durch Auftragnehmer sicherstellen.
Stellen Sie den Bewerbern eine Kopie des „Zusammenfassung Ihrer Rechte gemäß dem FCRA“ zur Verfügung?
Landes- und Kommunalgesetze
Die Einhaltung spezifischer Richtlinien für Hintergrundprüfungen in den jeweiligen Rechtsordnungen (z. B. „Ban the Box“, Beschränkungen bei Kreditauskünften).
Gelten Ban the Box-Gesetze?
Kreditberichts-Einschränkungen?
Liste der Bundesstaaten mit spezifischen Anforderungen:
Zusammenfassung der lokalen Verordnungen (Stadt/Kreis)
Datum der letzten rechtlichen Überprüfung (nationale Gesetze)
Einschränkungen bei der Anfrage des Gehaltsverlaufs?
Vorherige Strafregisterprüfung
Die Festlegung klarer und rechtlich haltbarer Kriterien für die Bewertung von Vorstrafen.
Kriterienausrichtung
Berücksichtigungszeitraum bei Vorstrafen
Ausgeschlossene Vergehen
Erläuterung zur Disqualifikation
Datum der Straftat
Disqualifikationsprüfung erforderlich?
Überprüfung der Qualifikationen
Die Überprüfung von Bildungsabschlüssen, Zertifikaten, Lizenzen und beruflichen Referenzen.
Verifikationsmethode
Institution Name
Abschlussbezeichnung
Fertigstellungsdatum/Auszeichnungsdatum
Gesamtnote (falls zutreffend)
Hinweise zur Überprüfung (z. B. Abweichungen, Folgemaßnahmen)
Verifizierungsstatus
Prüfung von Fahrzeugzulassungsdokumenten
Die Einhaltung der geltenden Gesetze und Unternehmensrichtlinien bezüglich Fahrzeughistorien sicherstellen.
Bundesstaaten, in denen eine Überprüfung des Fahrzeigenerhalts erforderlich ist
Liste der einzelnen Bundesstaaten (falls „Einzelne Bundesstaaten“ oben ausgewählt)
Fahrzeughistorie wird auf Basis der Fahrjahre geprüft.
Art der erhaltenen MVR-Bericht
Geben Sie den anderen MVR-Berichtstyp an (falls Sonstiges ausgewählt wurde).
Datum MVR-Prüfung abgeschlossen
MVR-Bericht hochladen
Drogentest (falls zutreffend)
Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und Unternehmensrichtlinien für Drogenabstimmungen.
Testverfahren
Grenzwert (ng/mL)
Getestete Substanzkategorien
Datum der letzten Überprüfung
Mitarbeiterbestätigung (optional)
Bewahrungskette-Protokoll
Aufbewahrung und Vernichtung von Aufzeichnungen
Genaue Aufzeichnungen führen und diese gemäß den gesetzlichen Richtlinien vernichten.
Aufbewahrungsbeginn
Aufbewahrungsdauer (Jahre)
Aufbewahrungsmethode für Datensätze
Entsorgungsmethode für Aufzeichnungen
Letzte Löschdatum
Genehmigung zur Aktenvernichtung
Laufende Überwachung und Aktualisierungen
Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Verfahren zur Überprüfung von Hintergrundinformationen, um Änderungen in Gesetzen und Best Practices widerzuspiegeln.
Datum der letzten Prozessüberprüfung
Rechtsberatung?
Anzahl der in diesem Jahr vorgenommenen Prozessänderungen
Nächster geplanter Überprüfungstermin
Zusammenfassung der wichtigsten Aktualisierungen und Begründung
Aktuelle Änderungen im Landes- oder Kommunalrecht?
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