Prozess zur Einführung und Verwaltung von Subunternehmern

Start des Workflows/Prozesses.

Erstellen Sie einen neuen Eintrag im Datenmodell „Subunternehmer“, um mit der Anlage der entsprechenden Daten zu beginnen.

Weisen Sie dem zuständigen Mitarbeiter für die Einarbeitung die Aufgabe zu, die Versicherungsunterlagen, Lizenzen und Steuerdokumente zu überprüfen.

Aktualisieren Sie das Feld „Compliance-Status“ im Eintrag für den Subunternehmer auf „Verifiziert“, sobald die Dokumente überprüft wurden.

Rufen Sie die Steueridentifikationsnummer und die Unternehmensdaten aus dem eingereichten Onboarding-Formular ab.

Senden Sie eine standardisierte Begrüßungs-E-Mail an den Subunternehmer, die die Anmeldeinformationen für das Portal enthält.

Erstellen Sie eine Aufgabe für das Risikomanagement-Team, damit dieses die erforderlichen Hintergrundprüfungen und Referenzüberprüfungen durchführt.

Berechnen Sie anhand von Abweichungen von den Compliance-Anforderungen, der Unternehmenslaufzeit und Referenzbewertungen eine Formel, um eine Risikobewertung zu erstellen.

Aktualisieren Sie das Feld „Risikobewertung“ im Datenmodell für Subunternehmer auf der Grundlage der berechneten Punktzahl.

Rufen Sie die entsprechende Vorlage für die Rahmenvereinbarung (Master Service Agreement, MSA) aus dem Datenmodell ab, und zwar basierend auf der Art der Dienstleistung.

Erstellen Sie einen neuen Eintrag im Datenmodell „Verträge“, der mit dem Eintrag des Subunternehmers verknüpft ist.

Weisen Sie den Subunternehmer an, den digitalen Vertrag zu unterzeichnen.

Aktualisieren Sie das Feld „Status“ auf „Aktiv“, sobald der unterzeichnete Vertrag eingegangen ist.

Addieren Sie die „Onboarding-Gebühren“ oder „Einrichtungskosten“ aller aktiven Unterauftragnehmer, um diese für die Budgetkontrolle zu erfassen.

Senden Sie eine SMS an den zuständigen Mitarbeiter vor Ort und teilen Sie ihm mit, dass ein neuer Subunternehmer bereit ist, mit der Arbeit zu beginnen.

Erstellen Sie einen Bericht, der die Anzahl der neu hinzugekommenen Subunternehmer und deren durchschnittliche Risikobewertungen zusammenfasst.

Ende des Arbeitsablaufs/Prozesses.