ChecklistGuro End-to-End-Workflow für das Management des gesamten Ereignislebenszyklus
Optimieren Sie jede Phase Ihrer Eventplanung mit unserem umfassenden Workflow für das End-to-End-Event-Lifecycle-Management. Von der ersten Konzeption und Koordination mit Dienstleistern bis hin zur reibungslosen Durchführung vor Ort und der anschließenden Analyse – dieser umfassende Prozess optimiert die Ressourcenzuweisung, minimiert betriebliche Engpässe und gewährleistet ein perfektes Erlebnis für die Teilnehmer. Beherrschen Sie das Management Ihrer Eventplanung mit einem skalierbaren, wiederholbaren Rahmenwerk, das auf Präzision und Erfolg ausgelegt ist.
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Start
Start des Workflows/Prozesses.
1. Ereignisanfrage starten
Erstellen Sie einen neuen Eintrag im Datenmodell „Ereignisanfrage“, um den Lebenszyklus zu starten.
2. Eventplaner zuweisen
Erstellen Sie eine Aufgabe für das Team für Veranstaltungsmanagement, damit dieses die ursprüngliche Anfrage prüft.
3. Status der Aktualisierungsanfrage auf „In Bearbeitung“ ändern.
Aktualisieren Sie das Statusfeld des Eintrags für die Ereignisanfrage.
4. Verfügbarkeit von Veranstaltungsorten abrufen
Rufen Sie Einträge aus dem Datenmodell „Veranstaltungsorte“ ab, um verfügbare Termine zu prüfen.
5. Geschätztes Budget berechnen
Berechnen Sie die erste Budgetschätzung anhand der Teilnehmerzahl und der Grundkosten für den Veranstaltungsort.
6. Aufgabe: Auswahl des Veranstaltungsortes
Erstellen Sie eine Aufgabe für den Logistikbeauftragten, damit dieser die endgültige Auswahl der Veranstaltungsorte vornimmt.
7. Neuen Veranstaltungsort-Buchungseintrag erstellen
Erstellen Sie einen Eintrag im Datenmodell „Buchungen“, der mit dem ausgewählten Veranstaltungsort verknüpft ist.
8. Veranstaltungslogistik aktualisieren
Aktualisieren Sie den Eintrag „Eventlogistik“ mit den bestätigten Details zum Veranstaltungsort und zum Datum.
9. Anbieterbeschaffung
Erstellen Sie Aufgaben für die Suche nach Anbietern für Catering, Audiovisuelle Technik und Dekoration.
10. Angebote von Anbietern abrufen
Rufe alle Einträge aus „Angebote von Anbietern“ ab, die mit dem aktuellen Ereignis verknüpft sind.
11. Gesamtkosten aller Anbieter
Fassen Sie die Werte der Eigenschaft „Preis“ aus allen zugehörigen Angebotseinträgen der Lieferanten zusammen, um die Gesamtkosten zu ermitteln.
12. Budgetabweichung berechnen
Ziehen Sie die gesamten Kosten der Anbieter vom für die Veranstaltung vorgesehenen Budget ab.
13. Endgültige Budgetgenehmigung
Erstellen Sie eine Aufgabe für den Finanzmanager, damit dieser die berechneten Ausgaben genehmigt.
14. Benachrichtigen Sie die Beteiligten über die Genehmigung.
Senden Sie eine E-Mail an die relevanten Stakeholder der Veranstaltung, um die Genehmigung des Budgets zu bestätigen.
15. Aktualisieren Sie den Ereignisstatus auf „Bestätigt“.
Ändern Sie den Status des Eintrags für die Ereignisanfrage in „Bestätigt“.
16. Einladungen versenden
Erstellen Sie eine Aufgabe für das Kommunikationsteam, damit dieses die Einladungen zu den Veranstaltungen verteilt.
17. Teilnehmerliste abrufen
Rufen Sie alle Einträge aus dem Datenmodell „Registrierungen“ für die jeweilige Veranstaltung ab.
18. Gesamtzahl der Teilnehmer
Ermitteln Sie die Gesamtzahl der Einträge im Modell „Registrierungen“, um die Gesamtanzahl der Mitarbeiter zu erhalten.
19. Ereigniserinnerung senden
Senden Sie 24 Stunden vor der Veranstaltung eine SMS-Erinnerung an alle registrierten Teilnehmer.
20. Zusammenfassung nach der Veranstaltung
Erstellen Sie eine Aufgabe, um Feedback zu sammeln und den Ereignislebenszyklus abzuschließen.
21. Erezeuge einen zusammenfassenden Ereignisbericht.
Erstellen Sie einen abschließenden Bericht, in dem die Kosten, die Teilnehmerzahl und die Leistung der Dienstleister zusammengefasst werden.
22. Ereignisdaten archivieren
Aktualisieren Sie den Status des Ereigniseintrags auf „Abgeschlossen“ und markieren Sie ihn zur Archivierung.
Ende
Ende des Arbeitsablaufs/Prozesses.
Start des Workflows/Prozesses.
Erstellen Sie einen neuen Eintrag im Datenmodell „Ereignisanfrage“, um den Lebenszyklus zu starten.
Erstellen Sie eine Aufgabe für das Team für Veranstaltungsmanagement, damit dieses die ursprüngliche Anfrage prüft.
Aktualisieren Sie das Statusfeld des Eintrags für die Ereignisanfrage.
Rufen Sie Einträge aus dem Datenmodell „Veranstaltungsorte“ ab, um verfügbare Termine zu prüfen.
Berechnen Sie die erste Budgetschätzung anhand der Teilnehmerzahl und der Grundkosten für den Veranstaltungsort.
Erstellen Sie eine Aufgabe für den Logistikbeauftragten, damit dieser die endgültige Auswahl der Veranstaltungsorte vornimmt.
Erstellen Sie einen Eintrag im Datenmodell „Buchungen“, der mit dem ausgewählten Veranstaltungsort verknüpft ist.
Aktualisieren Sie den Eintrag „Eventlogistik“ mit den bestätigten Details zum Veranstaltungsort und zum Datum.
Erstellen Sie Aufgaben für die Suche nach Anbietern für Catering, Audiovisuelle Technik und Dekoration.
Rufe alle Einträge aus „Angebote von Anbietern“ ab, die mit dem aktuellen Ereignis verknüpft sind.
Fassen Sie die Werte der Eigenschaft „Preis“ aus allen zugehörigen Angebotseinträgen der Lieferanten zusammen, um die Gesamtkosten zu ermitteln.
Ziehen Sie die gesamten Kosten der Anbieter vom für die Veranstaltung vorgesehenen Budget ab.
Erstellen Sie eine Aufgabe für den Finanzmanager, damit dieser die berechneten Ausgaben genehmigt.
Senden Sie eine E-Mail an die relevanten Stakeholder der Veranstaltung, um die Genehmigung des Budgets zu bestätigen.
Ändern Sie den Status des Eintrags für die Ereignisanfrage in „Bestätigt“.
Erstellen Sie eine Aufgabe für das Kommunikationsteam, damit dieses die Einladungen zu den Veranstaltungen verteilt.
Rufen Sie alle Einträge aus dem Datenmodell „Registrierungen“ für die jeweilige Veranstaltung ab.
Ermitteln Sie die Gesamtzahl der Einträge im Modell „Registrierungen“, um die Gesamtanzahl der Mitarbeiter zu erhalten.
Senden Sie 24 Stunden vor der Veranstaltung eine SMS-Erinnerung an alle registrierten Teilnehmer.
Erstellen Sie eine Aufgabe, um Feedback zu sammeln und den Ereignislebenszyklus abzuschließen.
Erstellen Sie einen abschließenden Bericht, in dem die Kosten, die Teilnehmerzahl und die Leistung der Dienstleister zusammengefasst werden.
Aktualisieren Sie den Status des Ereigniseintrags auf „Abgeschlossen“ und markieren Sie ihn zur Archivierung.
Ende des Arbeitsablaufs/Prozesses.
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