Documentación

Listas de verificación: más que una simple lista

En ChecklistGuro, una lista de verificación es una secuencia de pasos estructurada y accionable, diseñada para garantizar la estandarización de los procesos.

Mientras que una Descripción de Tarea estándar es simplemente un espacio para notas de formato libre, una Lista de Verificación funciona como un Formulario Inteligente. Permite capturar puntos de datos específicos, validar entradas y garantizar que cada paso de un flujo de trabajo se complete de acuerdo con los estándares de su organización.

Creación de su lista de verificación

Creación de su lista de verificación

• Preguntas y respuestas: Instrucciones simples de sí/no o de opción múltiple.
• Campos de texto: Para capturar notas u observaciones detalladas.
• Número: Para registrar mediciones, cantidades o recuentos.
• Fecha y hora: Para registrar exactamente cuándo ocurrió una acción.
• Firma: Para garantizar la rendición de cuentas y la aprobación formal.

Cómo crear una lista de tareas

1. Dirígete al módulo Checklists en la barra lateral.
2. Haga clic en el botón + Crear.
3. Añada los elementos deseados (preguntas, texto, fecha, etc.) según el propósito de su formulario.
4. Haga clic en Guardar.

Uso de listas de verificación como formularios digitales

Las listas de verificación son perfectas para transformar los formularios manuales en papel en flujos de trabajo digitales a prueba de errores. Al utilizar tipos de entrada como casillas de verificación, menús desplegables y selectores de fecha, puede utilizar las listas de verificación para:

• Inspecciones de seguridad
• Auditorías de Control de Calidad (QA)
• Incorporación de empleados
• Inspecciones de obra

Garantizar la integridad de los datos (campos obligatorios)

Para evitar que se omitan pasos, los administradores pueden configurar elementos específicos de la lista de verificación como Obligatorios. Cuando un elemento se marca como obligatorio, el sistema impedirá que un usuario marque la Tarea principal como Completada hasta que se haya introducido toda la información obligatoria y se hayan atendido todos los elementos.

Reutilización con plantillas

No reinventes la rueda cada vez. Las listas de verificación se pueden guardar como plantillas. Puedes crear una Lista de verificación maestra y aplicarla a cualquier nueva tarea o proyecto. Esto es ideal para flujos de trabajo recurrentes, como auditorías semanales, mantenimiento mensual o una incorporación de clientes estandarizada.

Activadores de automatización

Una lista de verificación completada puede actuar como un disparador para todo su Work OS. Mediante el uso de Work OS Automations, puede programar el sistema para que reaccione en el momento en que se finalice una lista de verificación.

Ejemplos de automatizaciones basadas en listas de verificación:

• Actualizaciones de estado:

  Una vez que se haya marcado la lista de verificación de Revisión Final, cambie automáticamente el Estado de la tarea a Aprobado.

• Notificaciones instantáneas:

  Menciona automáticamente @a un gerente cuando se complete una inspección crítica.

• Enrutamiento de flujo de trabajo: Mueva automáticamente una tarea al Workspace de un departamento diferente una vez que se cumplan los requisitos de la lista de verificación.

Dominando las tareas en ChecklistGuro

Las tareas son los elementos fundamentales, los bloques de construcción de su flujo de trabajo. Ya sea que esté gestionando una única lista de tareas o coordinando inspecciones complejas en obras de construcción, Tasks le permite realizar un seguimiento del progreso, asignar responsabilidades y automatizar todo su Work OS.

Comprensión de los fundamentos de la tarea

En su esencia, una Tarea es una unidad de trabajo individual que consta de dos elementos esenciales:

• Una lista de verificación: Los pasos específicos requeridos para su finalización.
• Un cesionario: La persona responsable del trabajo.

Más allá de simples listas de verificación, las Tareas están altamente interconectadas. Puede vincular tareas a Archivos, Entradas de Modelo, Procesos e Informes para garantizar que todo el contexto necesario esté disponible en un solo lugar.

¿Cómo crear una tarea?

1. Diríjase a la pestaña Tasks en la barra lateral izquierda.
2. Haz clic en el botón + Crear.
3. Complete los detalles de su tarea (Título, Descripción, etc.).
4. Haga clic en Guardar.

Gestión de plazos

Para garantizar la finalización a tiempo, puede establecer fechas límite específicas. Dentro de los detalles de la tarea, haga clic en el campo Fecha de vencimiento para abrir el selector de calendario. Puede seleccionar tanto la fecha específica como la hora exacta para la finalización de la tarea.

Asignación de responsabilidades

Asignar el trabajo es sencillo y puede hacerse de dos formas:

• Detalles de la tarea de Via: Abra la tarea, localice el campo Asignado/Responsable y seleccione a un miembro del equipo del menú desplegable.
• Mediante la Vista de Equipo: Para un enfoque visual, simplemente arrastre y suelte una tarea directamente sobre el avatar de un usuario en la Vista de Equipo.

Encontrando tu trabajo

Si está buscando el trabajo que se le ha asignado, consulte su página de Inicio o la página de Tareas.

Gestión Integrada de la Construcción

ChecklistGuro está diseñado para eliminar silos. Puede vincular una tarea directamente a elementos en su módulo de Gestión de la Construcción utilizando el campo Relaciones. Esto le permite buscar y adjuntar activos específicos, inspecciones de obra o registros de equipos directamente a una tarea.

Flujos de trabajo automatizados

Transforme sus procesos manuales en motores automatizados mediante Work OS Automations:

• Acciones de activación: Puede configurar reglas para que la finalización de una tarea (p. ej., una Inspección de seguridad) active automáticamente un nuevo elemento en otro módulo (p. ej., un Informe de incidencias).
• Automatización de procesos: Diríjase al módulo Processes para crear reglas de tipo Si/Entonces. Por ejemplo: Si el estado de una tarea cambia a 'Bloqueado', notificar automáticamente al Gerente de Proyecto.

Procesos y automatizaciones: la ingeniería de su flujo de trabajo

Un Proceso (o flujo de trabajo) en ChecklistGuro es una secuencia automatizada de acciones activada por un evento específico. Los procesos le permiten instruir a la plataforma para que realice tareas complejas y multimodales de forma automática -como crear informes, actualizar estados o calcular valores- cada vez que se cumplan sus condiciones predefinidas.

Cómo funciona: Disparadores y lógica

Toda automatización comienza con un Disparador. Un disparador es el disparo de salida que indica que un proceso debe ejecutarse. Los disparadores pueden ser:

• Eventos del sistema: p. ej., Cuando se crea una nueva tarea o Cuando se completa una lista de verificación.
• Hora programada: p. ej., Todos los lunes a las 9:00 AM.
• Acción manual: Un clic de botón por parte de un usuario.

Creación de ramas condicionales

Al utilizar el elemento Logic, puede ir más allá de simples pasos lineales y crear flujos de trabajo inteligentes y ramificados. Mediante el uso de sentencias IF/THEN, sus procesos pueden tomar decisiones.

Ejemplo: SI la prioridad de la tarea es Alta, ENTONCES cree una tarea urgente para el Gerente; DE LO CONTRARIO, simplemente actualice el estado a Prioridad Baja.

Los elementos fundamentales: los elementos del proceso

Los procesos se construyen encadenando Elementos de Proceso. Cada elemento es un componente funcional que realiza una acción específica.

Consejo profesional: El poder de <code>Entry Get</code>

El elemento Entry Get es el secreto para una automatización sofisticada. Permite que un proceso busque y obtenga información de una parte de su sistema (como la dirección de correo electrónico de un cliente o la fecha límite de un proyecto) y utilice esos datos en un paso posterior, como el envío de un correo electrónico automatizado o la actualización de una tarea.

Conceptos de automatización avanzada

La automatización no tiene por qué detenerse en un solo proceso. Puede crear una automatización en cascada donde un proceso activa otro. Por ejemplo, el Proceso A completa una tarea, lo que activa el Proceso B para generar un informe, el cual a su vez activa el Proceso C para enviar dicho informe por correo electrónico a una parte interesada.

Informes automatizados

Elimine el papeleo manual utilizando el elemento Report Create. Puede diseñar flujos de trabajo que recopilen automáticamente los datos de las tareas completadas para generar un informe profesional y pulido al final de cada semana o mes.

Resolución de problemas y gestión de errores

Si un proceso encuentra un error (como intentar actualizar un registro que ya no existe), el proceso se detendrá en el punto de falla. Para mantener un entorno de automatización saludable, recomendamos:

1. Monitoreo de sus registros: Compruebe regularmente si hay procesos detenidos.
2. Validación de datos: Asegúrese de que los elementos Entry Get apunten a registros válidos y activos.

Informes: Transformando datos en información estratégica

En ChecklistGuro, un Informe es un documento estructurado que presenta los datos capturados en un formato legible y profesional. Si bien sus datos residen en las Listas de Verificación y los Modelos, un Informe es la vista final renderizada, diseñada para las partes interesadas, clientes o auditores.

La anatomía de un informe

Para dominar los informes, debe comprender la distinción entre la Plantilla y el Informe en sí mismo. Piense en ello como un molde y una impresión.

¿De dónde provienen los datos?

Los informes se generan a partir de la información capturada en toda su plataforma a través de dos fuentes principales:

1. Listas de verificación: Datos recopilados durante inspecciones activas, auditorías o la finalización de tareas.
2. Entradas de modelo: Datos estructurados recopilados a través de formularios personalizados y entradas en la base de datos.

Diseño de sus plantillas

La plataforma se basa en el usuario. Si cuenta con los permisos necesarios, puede diseñar, guardar y reutilizar plantillas, lo que permite que diferentes departamentos (por ejemplo, Seguridad, RR. HH. u Operaciones) dispongan de herramientas adaptadas a sus necesidades específicas.

Construyendo con elementos

Puede crear plantillas altamente personalizadas utilizando una variedad de elementos dinámicos:

• Texto: Úselo para encabezados, instrucciones o descripciones estáticas de la empresa.
• Elementos de la tarea: Mostrar tareas específicas, estados o porcentajes de progreso.
• Tablas: Ideales para mostrar datos estructurados basados en filas (perfectas para los resultados de listas de verificación).
• Multimedia/Archivo: Incorpore fotos, firmas digitales o documentos cargados directamente en el documento.

Estilo y marca

No estás limitado a un solo estilo. Las Plantillas de Informes te permiten ajustar los Estilos para que coincidan con tu identidad corporativa. Puedes personalizar la tipografía y el espaciado para garantizar que cada informe luzca profesional y se alinee con los estándares de tu marca.

Generación automática de informes

Al utilizar Procesos, puede eliminar el papeleo manual. Puede configurar un activador para que, cuando ocurra un evento específico (por ejemplo, que una lista de verificación se marque como Completada), el sistema genere automáticamente un informe.

El elemento <code>Report Create</code>

Dentro de un Proceso, puede utilizar el elemento Report Create para automatizar todo su flujo de trabajo.

• Ejemplo de flujo de trabajo:
  1. Activador: Se envía una Inspección de Seguridad.
  2. Acción: El elemento Report Create extrae los datos de la inspección.
  3. Resultado: Se genera automáticamente un PDF con formato y se envía por correo electrónico al Administrador del Sitio.

Consejo profesional: Al actualizar una Plantilla, recuerda que solo afectará a los informes futuros. Los informes existentes están congelados en el tiempo y siempre conservarán el diseño con el que fueron creados originalmente.

Paneles de control: Su centro de mando centralizado

Un Panel de control en ChecklistGuro es una capa de visualización de alto nivel diseñada para agregar, transformar y mostrar sus datos en una vista única y unificada. En lugar de navegar a través de tareas o listas individuales, los Paneles de control le permiten ver el panorama general de sus operaciones de un solo vistazo.

Gestión frente a Análisis

Es importante distinguir entre las dos formas principales en que interactúas con los datos en la plataforma:

• Vista de lista (Gestión): Diseñada para la acción. Utiliza una Vista de lista para gestionar elementos específicos, como marcar una tarea o actualizar la entrada de un modelo.
• Panel de control (Análisis): Diseñado para obtener información valiosa. Utiliza un panel de control para analizar tendencias, como ver cuántas tareas están atrasadas en toda su organización.

Fuentes de datos y elementos visuales

Los paneles de control son muy flexibles. Puede extraer datos de casi cualquier rincón de la plataforma para crear una vista personalizada.

¿Qué puedo mostrar?

Puede completar su Panel de control utilizando datos de:

• Tareas y listas de verificación: Realice un seguimiento del progreso, los plazos y las tasas de finalización.
• Entradas del modelo: Visualice conjuntos de datos personalizados e información estructurada.
• Archivos y documentos: Monitorea las cargas recientes o la documentación importante.
• Usuarios y grupos: Realice un seguimiento de la actividad y la membresía dentro de su organización.

Opciones de visualización

Elija la visualización que mejor cuente su historia. Puede combinar estos elementos en un mismo tablero:

Consejos profesionales para el éxito

1. Crear paneles de control por niveles

No intente poner todo en una sola pantalla. Recomendamos un enfoque por niveles:

• Paneles de control ejecutivos: Resúmenes de alto nivel para la dirección (p. ej., Tasa de cumplimiento total).
• Paneles operativos: Vistas detalladas para los líderes de equipo (por ejemplo, Tareas pendientes esta semana).
• Paneles de equipo: Vistas específicas de tareas para los trabajadores de campo (p. ej., Mis inspecciones pendientes).

2. Utilice un filtrado potente

Todos los elementos de su panel de control se pueden filtrar. Puede profundizar en sus datos filtrando por Usuarios, Grupos, Rangos de Fechas o atributos de Modelo personalizados específicos. Esto le permite transformar una Vista Global en una Vista Específica por Departamento en cuestión de segundos.

3. Cómo construir un elemento

Crear un nuevo widget es sencillo:

1. Abra el Panel de control deseado y haga clic en Editar.
2. Selecciona Añadir elemento y elige tu tipo de visualización (por ejemplo, Gráfico o Tabla).
3. Seleccione su origen de datos (p. ej., una Lista de tareas o un Modelo específico).
4. Aplicar filtros para refinar los datos (p. ej., Mostrar solo las tareas asignadas al Grupo A).
5. Guarda tus cambios.

Los Modelos de Datos son la columna vertebral estructural de Checklist. Mientras que funciones como los Paneles de Control y los Informes visualizan sus datos, los Modelos de Datos los definen. Un Modelo de Datos actúa como el plano de su información empresarial, determinando cómo se capturan los datos, cómo se relacionan con otra información y cómo impulsan los flujos de trabajo automatizados.

La anatomía de un modelo de datos

Un Modelo de Datos se compone de tres capas fundamentales: Atributos (los datos en sí), Relaciones (cómo se conectan los datos) y Acciones (lo que hacen los datos).

1. Atributos (Elementos)

Los atributos son los puntos de datos individuales que se recopilan. Piense en ellos como las columnas de una hoja de cálculo. Puede definir varios tipos de elementos para garantizar la integridad de los datos:

• Texto y números: Para nombres, identificaciones o cantidades.
• Fechas y horas: Para fechas límite, marcas de tiempo o horarios.
• Usuarios: Para asignar propiedad o responsabilidad.
• Menús desplegables/Booleanos: Para estandarizar las entradas (p. ej., Sí/No o niveles de estado).

2. Relaciones (El Pegamento)

El verdadero poder de un modelo de datos reside en su capacidad para conectar diferentes entidades. Al utilizar elementos relacionales, puede eliminar los silos y crear una red de información interconectada:

• Uno a uno (1:1): Vincula un Usuario específico con un Perfil específico.
• Uno a muchos (1:N): Vincula un Cliente con muchos Pedidos diferentes.
• Muchos a muchos (M:N): Vincular muchos Estudiantes con muchos cursos diferentes.

3. La capa de interfaz (etiquetas de entrada)

Para que sus datos sean navegables, puede definir Etiquetas de entrada. En lugar de ver una lista de IDs sin procesar, puede configurar el modelo para que muestre nombres legibles para los humanos (por ejemplo, en lugar de ver ID_99283, verá Acme Corp). Esto garantiza que su base de datos siga siendo intuitiva para todos los usuarios.

De datos estáticos a flujos de trabajo activos

Un modelo de datos no es solo un contenedor de almacenamiento pasivo; es un participante activo en su lógica de negocio. A través de Acciones, puede transformar un registro estático en un desencadenante para la automatización.

Implementación de acciones

Las acciones le permiten adjuntar botones funcionales a sus registros de datos. Cuando un usuario interactúa con un registro, puede activar:

• Disparadores del proceso: Hacer clic en un botón para iniciar una nueva Lista de verificación o Flujo de trabajo.
• Cambios de estado: Actualización de un registro de Pendiente a Aprobado.
• Generación de documentos: Inicio de la creación de una factura o un informe basado en los datos del registro.

Consejos profesionales para el modelado de datos

Resumen: Si el Dashboard es la ventana a través de la cual visualiza su negocio, el Modelo de Datos es el cimiento sobre el cual se erige todo el edificio. Construya con precisión y su automatización fluirá sin interrupciones.

Mientras que un Modelo de Datos define la estructura (la plantilla), una Entrada de Modelo son los datos reales que residen dentro de esa estructura.

Si está familiarizado con Excel, piense en el Modelo como los encabezados de las columnas y en la Entrada de Modelo como una única fila de datos exclusiva. Si su modelo es Empleados, entonces John Doe es una Entrada de Modelo. Cada dato en ChecklistGuro se almacena dentro de estos registros individuales y accionables.

Características clave de una entrada modelo

Una Entrada de Modelo es mucho más que una simple fila estática en una base de datos; es un espacio de trabajo colaborativo que contiene varias funciones potentes:

1. Control de versiones e historial

Cada vez que se realiza un cambio en una entrada, el sistema lo registra. Puede consultar el Historial de versiones para ver exactamente qué se modificó, lo que permite disponer de una pista de auditoría completa. Esto es esencial para el cumplimiento normativo y para comprender cómo ha evolucionado un registro a lo largo del tiempo.

2. Colaboración mediante comentarios

Cada entrada contiene un espacio dedicado para Comentarios. Esto permite que los miembros del equipo debatan registros específicos, asignen tareas o dejen notas sin salir del contexto de los datos. Esto convierte cada entrada en un hilo de comunicación, asegurando que el porqué de un cambio en los datos nunca se pierda.

3. Gestión integrada de archivos

Cada entrada funciona como un centro para la documentación relacionada. Puede adjuntar archivos directamente a una entrada, lo que garantiza que toda la evidencia de respaldo (como fotos, PDF o recibos) se mantenga organizada y vinculada contextualmente con los datos pertinentes.

4. Flujos de trabajo accionables

A través de Acciones, una Entrada de Modelo puede activar procesos más amplios. Ya sea hacer clic en un botón para aprobar una solicitud o activar un nuevo flujo de trabajo, la entrada es el motor que impulsa sus procesos de negocio.

El ecosistema: entradas y archivos

La relación entre las entradas y los archivos es fluida y está altamente organizada:

• Adjuntos contextuales: Puede adjuntar archivos directamente a una entrada para que toda la documentación pertinente se encuentre en un solo lugar.
• Biblioteca de archivos centralizada: Aunque los archivos suelen estar adjuntos a entradas específicas, también forman parte de un ecosistema más amplio y con capacidad de búsqueda.
• Referencia cruzada: Un solo archivo puede estar vinculado a múltiples entradas. Por ejemplo, un PDF del Manual de Seguridad puede adjuntarse a cada Entrada de Inspección en toda su organización.

Tabla de resumen: Modelo vs. Entrada

Resumen general

La sección de Archivos funciona como el repositorio centralizado para todos los documentos y archivos multimedia cargados dentro del Work OS. Actúa como una única fuente de verdad, garantizando que todos los recursos adjuntos a los diversos flujos de trabajo sean fácilmente accesibles en un solo lugar.

Métodos de carga de archivos

Los archivos pueden ingresar al sistema a través de tres canales principales:

• Carga manual: Los usuarios pueden cargar archivos directamente desde su dispositivo local en la sección de Archivos.
• Integración de listas de verificación: Cuando se adjunta un archivo a un elemento específico dentro de una lista de verificación, este se indexa automáticamente en la sección de Archivos.
• Automatización de procesos: Los archivos generados o adjuntos como parte de un flujo de trabajo de Proceso se capturan y almacenan automáticamente en la sección de Archivos.

Uso general

¿Dónde puedo encontrar todos mis documentos subidos?

Todos los documentos, independientemente de dónde se hayan subido originalmente, se pueden encontrar en la sección Archivos.

¿Cómo puedo buscar un archivo específico?

Puede utilizar la barra de búsqueda ubicada en la sección de Archivos para buscar por nombre de archivo. Para refinar su búsqueda, puede utilizar los filtros disponibles, como el tipo de archivo, la fecha de carga o el origen (Proceso/Lista de verificación).

¿Puedo organizar mis archivos en carpetas?

Sí, puede crear carpetas personalizadas para categorizar sus activos.

¿Cómo elimino un archivo?

Para eliminar un archivo, seleccione el archivo en la sección Archivos y haga clic en el botón Eliminar.

¿Quién tiene permiso para ver mis archivos?

La visibilidad de los archivos está regida por la configuración de permisos de su espacio de trabajo. Normalmente, cualquier usuario que tenga acceso al Proceso o Lista de Verificación específico donde se cargó el archivo también tendrá visibilidad de dicho archivo en la sección de Archivos.

¿Qué formatos de archivo son compatibles?

La plataforma es compatible con todos los tipos de archivos estándar, incluyendo, entre otros:

• Documentos: .pdf, .docx, .txt, .rtf
• Datos: .csv, .xlsx, .json
• Imágenes: .png, .jpg, .jpeg, .gif

¿Existe un límite máximo de tamaño de archivo?

No hay límite de tamaño de archivo.

Mensajes: Su centro de comunicación principal

En un entorno empresarial en constante evolución, la información no debe quedar atrapada en correos electrónicos o aplicaciones externas. Messages es el motor de comunicación integrado de ChecklistGuro, diseñado para mantener a su equipo conectado, informado y alineado, todo sin tener que salir de la plataforma.

Ya sea que necesite enviar una actualización rápida, compartir un documento crítico o dirigir una sesión de estrategia en tiempo real, Messages le proporciona las herramientas para colaborar al instante.

Herramientas de comunicación multifuncionales

Messages es más que una simple aplicación de mensajería; es un espacio de trabajo multifuncional que admite diversos modos de interacción:

• Mensajería de texto: Comunicación rápida y asincrónica para actualizaciones rápidas y comprobaciones de estado.
• Uso compartido de archivos: Envía documentos, imágenes y contenido multimedia directamente en tus chats. Al compartir archivos dentro del contexto de tu trabajo, te aseguras de que la información relacionada con los proyectos sea fácil de encontrar y nunca se pierda en un hilo de correo electrónico externo.
• Llamadas de voz: ¿Necesitas una respuesta inmediata? Inicia una llamada de voz directa con un colega al instante a través de la plataforma.
• Reuniones en vivo: Para discusiones complejas que requieren interacción cara a cara, puede crear y unirse a reuniones en vivo (videoconferencias) directamente dentro de la aplicación, lo que permite la colaboración visual en tiempo real.

Tipos de chat: chats individuales frente a chats grupales

Dependiendo de la complejidad de su discusión, puede elegir entre dos entornos de comunicación distintos:

Chats 1 a 1

Diseñado para la comunicación privada y directa. Utiliza los chats individuales para información confidencial, seguimientos rápidos o sesiones de coaching individual entre tú y un solo colega. Puedes iniciarlos simplemente buscando a un miembro específico del equipo.

Chats grupales

Diseñado para la colaboración en todo el equipo. Los chats grupales funcionan como espacios de trabajo dedicados donde múltiples participantes pueden comunicarse, compartir archivos y discutir proyectos en curso de manera conjunta. Son ideales para equipos de proyecto, actualizaciones de todo el departamento o para la gestión de grupos de tareas específicos.

¿Por qué utilizar los Mensajes dentro de ChecklistGuro?

Integrar su comunicación directamente con sus datos y flujos de trabajo ofrece tres grandes ventajas:

1. Continuidad contextual: No tienes que alternar entre Trabajo y Chat. Todo sucede en un mismo ecosistema.
2. Reducción de silos de información: Al compartir archivos y discutir tareas dentro de la plataforma, la fuente de verdad permanece centralizada.
3. Mayor rapidez: La capacidad de pasar de un mensaje de texto a una llamada de voz, o de un chat a una reunión en vivo, permite que su equipo resuelva problemas en tiempo real.

Consejo profesional

Mantén el historial limpio. Utiliza los Chats de grupo para discusiones específicas de proyectos y los Chats individuales para la coordinación personal. Esto garantiza que, cuando un nuevo miembro del equipo se una a un proyecto, pueda revisar el historial del chat grupal y ponerse al día al instante.

Modo sin conexión: productividad ininterrumpida

En muchas industrias -desde inspecciones de campo remotas hasta controles de servicios públicos en sótanos- la conectividad a internet nunca está garantizada. El Modo sin conexión en ChecklistGto garantiza que la falta de señal nunca se traduzca en una falta de productividad.

Dependiendo de sus necesidades operativas y de los roles de usuario, ChecklistG garantiza que sus datos se capturen con precisión, ya sea que se encuentre en una oficina en un rascacielos o en un sitio remoto de campo.

Dos niveles de conectividad

Ofrecemos dos modos distintos de funcionamiento sin conexión, diseñados para equilibrar la seguridad de los datos con la autonomía operativa.

1. Modo predeterminado: La Red de seguridad (Predeterminado)

Ideal para: Usuarios de oficina o aquellos con conectividad intermitente.

El modo predeterminado actúa como un búfer contra las caídas inesperadas de la conexión. Está diseñado para protegerle de la pérdida de datos durante las zonas muertas.

• Cómo funciona: Mantiene la conexión activa el mayor tiempo posible. Si su señal se pierde inesperadamente, el sistema captura sus cambios localmente.
• El proceso de sincronización: una vez que se restablece la conexión, el sistema envía automáticamente los cambios almacenados en la caché al servidor.
• Limitación: Debe tener una conexión activa para cargar nuevas tareas o ver datos a los que no haya accedido previamente.

2. Modo avanzado: Autonomía completa (Avanzado)

Ideal para: Técnicos de campo, inspectores remotos y usuarios en entornos de zona muerta.

El modo Avanzado es una estrategia proactiva para los usuarios que operan en entornos sin conectividad. Permite un trabajo real e independiente.

• Cómo funciona: Este modo descarga previamente todos los archivos necesarios en el dispositivo antes de que el usuario salga de la red.
• Capacidades: Los usuarios pueden iniciar nuevas tareas, visualizar datos cargados previamente y completar listas de verificación complejas sin necesidad de señal de internet.
• El proceso de sincronización: Al igual que en el modo predeterminado, todo el trabajo se pone en cola localmente y se sincroniza automáticamente en el momento en que el dispositivo se vuelve a conectar a la red.

Comparación de un vistazo

Administración y configuración

La capacidad de utilizar el Modo Avanzado se gestiona a nivel administrativo. Los administradores pueden configurar usuarios o roles específicos para garantizar que las personas adecuadas tengan las herramientas adecuadas para su entorno.

Los administradores pueden controlar:

• Usuarios objetivo: Asigne capacidades del Modo Avanzado a roles específicos (por ejemplo, Técnicos de campo).
• Alcance de los datos: Defina qué listas de verificación o entradas de modelo específicas deben descargarse previamente.
• Frecuencia de sincronización: Establezca los parámetros para determinar con qué frecuencia el dispositivo debe intentar actualizar su base de datos local.

Consejo profesional para los equipos de campo: Asegúrese siempre de que sus dispositivos estén completamente sincronizados y de que todas las listas de verificación necesarias estén cargadas antes de salir de la oficina o de una zona con Wi-Fi para garantizar una transición sin interrupciones al trabajo de campo.

Gestión de usuarios y perfiles

En ChecklistGuro, los usuarios son las personas a las que se les ha otorgado acceso a su cuenta. Para garantizar la seguridad y la organización, cada usuario tiene asignada una identidad digital única y permisos específicos. Esto le permite controlar exactamente quién puede ver, editar o gestionar sus flujos de trabajo y sus datos.

El perfil de usuario

Un Perfil de Usuario es más que un simple inicio de sesión; es una identidad digital única utilizada para rastrear la responsabilidad en toda la plataforma. Cada perfil contiene información esencial, que incluye:

• Nombre completo y cargo
• Dirección de correo electrónico
• Departamento
• Foto de perfil

Esta información se utiliza a nivel mundial para identificar a los colaboradores en las asignaciones de tareas, los comentarios y los flujos de trabajo automatizados.

Gestión de su propio perfil

Los usuarios tienen pleno control sobre su presencia personal dentro de la plataforma. Al visitar tu Perfil, puedes:

• Actualiza tu identidad: Cambia tu nombre visible o tu foto de perfil.
• Personalizar notificaciones: Gestiona cómo y cuándo recibes alertas. Puedes activar o desactivar la configuración de correo electrónico, notificaciones en la aplicación y notificaciones push de escritorio para eventos específicos, como asignaciones de tareas o menciones.

Invitar a nuevos usuarios

Los administradores tienen la facultad de ampliar el equipo. Para añadir un nuevo miembro:

1. Diríjase a la página de gestión de Usuarios.
2. Haga clic en el botón + Crear.
3. Introduce la dirección de correo electrónico de la persona.
4. Asignar un rol: Antes de enviar la invitación, debe seleccionar un nivel de permiso (por ejemplo, Administrador, Gestor o Lector).

Roles y permisos

Para mantener la seguridad, se asigna un rol específico a cada usuario. Si bien los permisos específicos dependen de la configuración de su organización, los roles generalmente siguen esta jerarquía:

• Administrador: Acceso total a la gestión de usuarios, la configuración del sistema y todos los datos.
• Gerente: Capacidad para crear tareas, gestionar flujos de trabajo y supervisar el progreso del equipo.
• Miembro/Trabajador: Capacidad para ver las tareas asignadas, actualizar estados e interactuar con los flujos de trabajo.

Pérdida de acceso o restablecimiento de contraseña

Si no puede iniciar sesión, diríjase a la pantalla de inicio de sesión y utilice el enlace ¿Olvidó su contraseña?. Se enviará un enlace de restablecimiento automático a su dirección de correo electrónico registrada.

Problemas de la cuenta

Si no puede acceder a su cuenta o experimenta problemas de inicio de sesión persistentes, póngase en contacto con su Administrador de Workspace Interno. Ellos tienen la autoridad para restablecer las credenciales, verificar el estado de la cuenta y gestionar sus permisos de acceso.

Consejo profesional para administradores

Al invitar a nuevos usuarios, siempre verifique dos veces el Rol asignado. ¡Asignar permisos de Admin a todo el mundo puede provocar cambios accidentales en sus flujos de trabajo principales!

Grupos: Escalando su administración

En ChecklistGuro, los Grupos son colecciones de Usuarios agrupados para mayor eficiencia administrativa. En lugar de asignar permisos manualmente a cada nueva contratación, usted asigna los permisos a un Grupo.

Cualquier usuario añadido a ese Grupo hereda automáticamente todos los permisos, roles y configuraciones asociados.

La jerarquía de acceso

Para gestionar una organización grande de manera eficaz, es importante entender cómo interactúan los Usuarios, los Grupos y los Roles. Piénselo como una jerarquía de tres niveles:

1. Usuario: La identidad individual (p. ej., Alice).
2. Grupo: El contenedor de usuarios (p. ej., Equipo de marketing).
3. Rol: El conjunto de permisos específicos (p. ej., Puede crear listas de verificación).

El flujo de trabajo: Usted asigna Roles a un Grupo y luego incluye Usuarios en dicho Grupo.

¿Por qué utilizar grupos?

Reducción del exceso de permisos

Configurar manualmente cada usuario individualmente da lugar a la inflación de permisos y al error humano. Al utilizar Grupos, usted garantiza la consistencia. Cuando un nuevo empleado se incorpora al equipo de Marketing, simplemente lo añade al grupo Marketing; de forma instantánea, recibirá acceso a todas las carpetas, herramientas y flujos de trabajo necesarios sin necesidad de una sola configuración manual.

Permisos aditivos

ChecklistGuro sigue el principio de permisos aditivos. Si un usuario pertenece a varios grupos, sus permisos son acumulativos.

Ejemplo: Si el Grupo A concede acceso de Visualización y el Grupo B concede acceso de Edición, un usuario que pertenezca a ambos grupos tendrá acceso de Edición. Los permisos nunca se restan al unirse a un nuevo grupo; solo se añaden.

Tipos de grupos y mejores prácticas

Para mantener su organización organizada, le recomendamos categorizar sus grupos en dos tipos:

Consejo profesional: Utilice Grupos funcionales para la comunicación general y Grupos de acceso para controlar los datos sensibles.

Cómo modificar la pertenencia a un grupo

Puede administrar los usuarios dentro de un grupo a través de dos métodos diferentes:

1. A través del menú de Grupos: Diríjase a la sección de Grupos en su panel de control, seleccione el grupo y utilice la interfaz Añadir/Eliminar.
2. A través del perfil de usuario: Diríjase al perfil de un usuario individual y actualice sus membresías de grupo directamente.

Una nota sobre los invitados externos

Puede añadir Invitados externos a grupos específicos. Sin embargo, recomendamos crear Grupos de invitados dedicados para garantizar que los contratistas y clientes no hereden accidentalmente permisos de sus grupos funcionales internos de alta seguridad.

Roles: Definición de capacidades

En ChecklistGuro, un Rol es un conjunto predefinido de permisos y capacidades. Mientras que un Grupo define quién es una persona, un Rol define qué tiene permitido hacer dentro de la plataforma (por ejemplo: Ver, Crear, Actualizar o Eliminar).

Permisos frente a roles

Comprender la distinción entre estos dos es fundamental para una administración eficaz:

• Permiso: La unidad de acceso atómica más pequeña. Los ejemplos incluyen can_delete_task o can_view_report.
• Rol: Una colección de muchos permisos agrupados en un único paquete fácil de gestionar. Por ejemplo, un rol de Manager podría agrupar can_edit_task, can_assign_user y can_view_reports.

Al utilizar Roles, evita la complejidad de gestionar cientos de permisos individuales para cada usuario.

Roles personalizados

No estás limitado a los valores predeterminados del sistema. Si tu organización tiene flujos de trabajo altamente especializados, puedes crear roles personalizados. Para hacerlo, navega a la sección de Roles y haz clic en + Crear. Desde allí, puedes seleccionar permisos específicos para crear un rol adaptado exactamente a tus necesidades.

El efecto plantilla

Es importante recordar que los Roles actúan como plantillas. Si modifica un Rol existente (por ejemplo, añadiendo un nuevo permiso al rol de Editor), ese cambio es instantáneo y global. Todos los Usuarios y todos los Grupos asignados a ese rol recibirán inmediatamente la nueva capacidad.

El principio de mínimo privilegio (PoLP)

ChecklistGuro sigue la lógica Más permisiva. Si los diversos permisos de un usuario entran en conflicto, la plataforma aplica por defecto el nivel de acceso más alto.

Ejemplo: Si un rol asignado permite Ver y otro permite Eliminar, el usuario podrá Eliminar.

Mejor práctica: Recomendamos encarecidamente seguir el Principio de Menor Privilegio (PoLP). Otorgue únicamente los roles y permisos mínimos necesarios para que un usuario complete sus funciones laborales específicas. Esto minimiza el riesgo de eliminación accidental de datos o cambios no autorizados.

Cómo interactúan los roles con los usuarios y los grupos<

Para mantener un sistema escalable, debe comprender cómo fluye el acceso a través de la plataforma.

¿Un usuario, múltiples roles?

Técnicamente, a una única identidad de usuario se le asigna solo un rol principal. Sin embargo, debido a que un usuario puede pertenecer a múltiples Grupos, y cada Grupo puede tener su propio Rol, un usuario puede heredar efectivamente muchos roles y permisos diferentes de forma simultánea.

El flujo de trabajo eficiente: Roles -> Grupos -> Usuarios

La forma más eficiente de gestionar ChecklistGuro es asignar Roles a Grupos en lugar de a individuos.

Cuenta: Su centro de control global

La sección Account es el núcleo administrativo de su entorno de ChecklistGuro. A diferencia de los Modelos de Datos o las Entradas, que rigen procesos específicos, la configuración de Account proporciona una configuración global para todo su espacio de trabajo.

Aquí es donde gestionas la identidad, la seguridad, la facturación y el branding de alto nivel de tu plataforma. Los cambios realizados aquí se aplican a todo el entorno y definen la experiencia fundamental para cada usuario de tu organización.

Personalización de marca e interfaz

Personalice la plataforma para que refleje la identidad de su empresa y satisfaga las necesidades lingüísticas de su equipo. Dentro de la configuración de la cuenta, puede gestionar:

• Soporte de idiomas: Define qué idiomas están disponibles para tus usuarios, garantizando la accesibilidad para equipos globales.
• Tipografía y estilo: Personalice la fuente global y los temas visuales para alinear la plataforma con la identidad corporativa de su empresa.
• Identidad del espacio de trabajo: Actualice el subdominio de su espacio de trabajo para reflejar cualquier cambio en la imagen de marca de su empresa.

Administración e Integraciones

Gestione la base técnica y la conectividad de su espacio de trabajo:

• API & Automation: Generate and manage API Keys to integrate ChecklistGuro with your existing tech stack and automate workflows. $\rightarrow$ API y automatización: Genere y gestione claves API para integrar ChecklistGuro con su ecosistema tecnológico actual y automatizar flujos de trabajo.
• Seguridad y acceso: Supervise las configuraciones de seguridad de alto nivel para garantizar que sus datos permanezcan protegidos.
• Límites del sistema: Monitoree y gestione los parámetros de todo el sistema, como el tamaño máximo de carga de archivos, para optimizar el rendimiento y el almacenamiento.

Suscripción y facturación

Mantenga el control total sobre su nivel de servicio y continuidad:

• Gestión del plan: Mejore o reduzca su plan de suscripción para adaptarlo a las crecientes necesidades de su organización.
• Historial de facturación: Acceda y descargue facturas y gestione sus métodos de pago para garantizar un servicio ininterrumpido.

Información crítica

Acciones permanentes Eliminar una cuenta o realizar cambios estructurales significativos en la configuración de su espacio de trabajo es permanente. Asegúrese siempre de haber realizado una copia de seguridad de los datos necesarios y de haber consultado con sus partes interesadas antes de ejecutar cambios administrativos de alto nivel.

Cambios en el subdominio Cambiar el subdominio de su espacio de trabajo alterará la URL utilizada para acceder a su plataforma. Esto puede invalidar los marcadores existentes, los enlaces guardados o las integraciones de terceros. Planifique estos cambios durante períodos de baja actividad.

Perfil: Tu identidad personalizada en el espacio de trabajo

La sección de Perfil sirve como la interfaz individualizada para cada usuario dentro del ecosistema de ChecklistGuro. Mientras que la sección de Cuenta gestiona la configuración global de toda la organización, la sección de Perfil está dedicada a su experiencia de usuario personal y a sus preferencias operativas individuales.

Aquí es donde defines cómo interactúas con la plataforma, gestionas tus notificaciones personales y personalizas tu identidad digital dentro del espacio de trabajo de tu equipo.

Identidad y personalización

Gestione cómo se muestra ante sus colegas y cómo interactúa con la interfaz de la plataforma:

• Identidad del usuario: Actualice su foto de perfil (avatar) y su nombre de usuario para garantizar una identificación clara en la asignación de tareas, comentarios y registros de auditoría.
• Biografía personalizada: (Opcional) Proporcione un breve resumen profesional para ayudar a los compañeros de equipo a comprender su función y experiencia dentro de la organización.
• Zona horaria y localización: Configure su zona horaria personal y sus formatos de fecha y hora preferidos. Esto garantiza que todos los plazos, las fechas de vencimiento de las tareas y los registros de actividad estén sincronizados con su horario laboral local, evitando conflictos de programación.

Gestión de notificaciones y alertas

Controle el flujo de información para evitar la fatiga por notificaciones y asegúrese de recibir únicamente las actualizaciones de alta prioridad:

• Preferencias de correo electrónico: Define qué actividades de la plataforma activan una notificación por correo electrónico (por ejemplo, menciones directas, asignación de tareas o anuncios del sistema).
• Notificaciones en la aplicación: Personalice el comportamiento del sistema de alertas en tiempo real de la plataforma, lo que le permitirá gestionar cómo se entregan las notificaciones de escritorio o basadas en el navegador.
• Configuración de resúmenes: (si aplica) Configure resúmenes diarios o semanales para revisar toda la actividad de la plataforma en una única comunicación organizada.

Seguridad y autenticación personal

Administre las credenciales y las capas de seguridad que protegen su acceso individual:

• Gestión de credenciales: Actualice su contraseña y gestione los métodos de autenticación secundaria para mantener la seguridad de su cuenta de usuario.
• Autenticación de múltiples factores (MFA): Configure y gestione su configuración personal de MFA para añadir una capa de seguridad esencial a su proceso de inicio de sesión.
• Gestión de sesiones: Revise y gestione las sesiones activas para asegurarse de que solo se acceda a su cuenta desde dispositivos autorizados y reconocidos.

Información crítica

Concientización sobre seguridad Nunca comparta sus credenciales de perfil ni sus códigos de recuperación de MFA con nadie. Los administradores y el personal de soporte de ChecklistGuro nunca le pedirán su contraseña.

Marco de Soporte y Servicio: Su vía hacia la resolución

La sección de Soporte es la capa de comunicación formal entre su organización y los equipos de ingeniería y éxito de ChecklistGuro. Mientras que las secciones de Cuenta y Datos rigen sus operaciones internas, el marco de Soporte proporciona el mecanismo externo para la escalación técnica, el reporte de mantenimiento de la plataforma y la mejora continua.

Este es el centro centralizado para todas las consultas salientes, que abarcan desde informes de errores críticos del sistema hasta solicitudes de funciones estratégicas.

Modalidades de soporte

Nuestro ecosistema de soporte está estructurado en tres canales distintos, cada uno diseñado para abordar niveles específicos de urgencia y complejidad técnica:

1. Informe de incidentes técnicos (Reportes de errores)

Cuando la plataforma se desvía de su comportamiento previsto, el canal de Reporte de Errores le permite iniciar una investigación técnica.

• Análisis del incidente: Para garantizar una resolución rápida, nuestros ingenieros requieren pasos detallados para la reproducción, registros del sistema o evidencia visual (capturas de pantalla/grabaciones) para diagnosticar la causa raíz.
• Enrutamiento prioritario: Los errores críticos (aquellos que afectan la estabilidad del espacio de trabajo o la integridad de los datos) se escalan automáticamente a través de nuestro proceso de despliegue de alta prioridad.

2. Consultas generales y asistencia al usuario

Para preguntas relacionadas con las capacidades de la plataforma, la optimización del flujo de trabajo o guías de cómo hacerlo, el canal de Consultas Generales (General Inquiry) ofrece acceso directo a nuestros Especialistas de Soporte.

• Guía funcional: Utilice este canal para aclarar configuraciones complejas o para comprender cómo las nuevas actualizaciones de la plataforma afectan a sus flujos de trabajo actuales.
• SLA de respuesta: Nos adherimos a un Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA) estandarizado, con el objetivo de acusar recibo de todas las consultas no críticas dentro de un plazo de 24 a 48 horas hábiles.

3. Evolución del producto (Solicitudes de funciones)

El marco de soporte sirve como un ciclo de retroalimentación para nuestro ciclo de vida de desarrollo de productos.

• Comentarios sobre innovación: Los usuarios pueden enviar sugerencias estructurales y solicitudes de funciones que nuestro equipo de Gestión de Productos revisará durante nuestros ciclos de planificación de la hoja de ruta.
• Mejora continua: Sus comentarios informan directamente la evolución del ecosistema de ChecklistGuro.

Protocolos de soporte crítico

Expectativas de nivel de servicio

Todas las solicitudes de soporte se procesan en el orden en que se reciben, priorizadas por su impacto. Si bien nos esforzamos por lograr una resolución rápida, la complejidad de ciertas consultas técnicas puede requerir periodos de investigación prolongados.

Seguridad y privacidad de la información

Al enviar tickets de soporte, se les recuerda a los usuarios que deben cumplir con nuestra Política de Privacidad de Datos.

• Datos sensibles: Nunca incluya contraseñas en texto plano, claves API o información de identificación personal (PII) altamente sensible dentro de la descripción o los archivos adjuntos de un soporte técnico.
• Adjuntos seguros: Si un problema técnico requiere el intercambio de registros, asegúrese de que todos los identificadores sensibles estén redactados antes del envío.

Gestión de incidentes

En caso de una interrupción del servicio en toda la plataforma, el equipo de Soporte comunicará las actualizaciones por correo electrónico.