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Lista de verificación para la planificación de eventos: Auditoría de funciones del hotel y experiencia del huésped. Checklist

Asegure eventos impecables con nuestra Lista de Verificación para la Planificación de Eventos! Esta Auditoría de Funciones Hoteleras y Experiencia del Huésped cubre cada detalle, desde la disposición de la sala y el servicio de catering hasta la preparación del personal y la satisfacción del cliente. Ideal para hoteles y recintos de eventos que buscan ofrecer un servicio excepcional e inolvidables experiencias.

Estilo de visualización

Coordinación Previa al Evento

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Tareas relacionadas con la planificación inicial y la comunicación con el hotel.

Fecha de confirmación de la reserva

Persona de contacto en el hotel

Número de teléfono de la persona de contacto

Número de Contrato del Evento

Detalles clave del contrato del evento (p. ej., alquiler de sala, servicios)

Número estimado de asistentes

Tipo de habitación/configuración confirmada.

Hora programada para la reunión previa al evento

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Montaje y Logística del Lugar

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Verifica la distribución de la habitación, el equipo y la accesibilidad.

Capacidad del Salón (Confirmada)

Configuración de la distribución de la habitación

Ubicación del escenario/podio

Tiempo de finalización de la configuración

Hora programada para el derribo

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Instrucciones de Montaje Especial (p. ej., colgado, disposición de muebles)

Mobiliario requerido (Marque todas las opciones que correspondan)

Diagrama de Distribución de la Habitación (si está disponible)

Equipo audiovisual y técnico

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Garantizar la funcionalidad y la correcta configuración de todos los componentes audiovisuales.

Brillo del proyector (lúmenes)

Tipo de micrófono

Horario para pruebas de equipos audiovisuales

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Notas sobre solicitudes específicas de configuración AV

Cables/Adaptadores Necesarios

Configuración del sistema de sonido

Fecha de última revisión del equipo audiovisual

Catering y Servicio de Alimentos

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Confirmación del menú, restricciones dietéticas y calidad del servicio.

Número Confirmado de Invitados

Restricciones dietéticas (Marque todas las que correspondan)

Requisitos dietéticos/Alergias específicas (Detalles)

Confirmación de Selección de Menú

Hora programada de entrega/servicio de alimentos

Confirmación del horario final de servicio de alimentos

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Tipo de servicio de bebidas

Notas sobre la presentación de alimentos y los requisitos de montaje.

Llegada y Registro de Huéspedes

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Proceso de registro sencillo y atención al cliente.

Número de llegadas tempranas

Velocidad de registro (estimada)

Comentarios de los huéspedes/Solicitudes especiales tomadas en cuenta.

Método de Distribución de Llaves de Habitación

Fecha de llegada

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Asistencia al huésped necesaria (Marque todas las que correspondan)

Ejecución y Gestión de Eventos

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Supervisar el desarrollo del evento y solucionar cualquier problema.

Hora de inicio programada

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Asistencia real frente a asistencia esperada

¿Presencia de técnico audiovisual?

¿Se presentaron problemas durante el evento?

Detalles del problema Otro (si se seleccionó)

Hora de finalización del evento real

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Resumen del Flujo del Evento y Observaciones

Limpieza e Inspección Post-Evento

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Confirmando que el lugar se encuentra en las condiciones acordadas.

Puntuación de Evaluación de Daños en la Habitación (1-5)

Estado de los Contenedores de Basura y Reciclaje

Notas detalladas sobre cualquier daño o problema.

Fecha de la inspección final

Hora de Inspección Final

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Calificación general de limpieza (Excelente, Buena, Regular, Mala)

Fotos del estado posterior al evento (Opcional)

Satisfacción del cliente y retroalimentación

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Recopilar opiniones de los huéspedes e identificar áreas de mejora.

Satisfacción general (1-10)

Amabilidad del personal

Limpieza de la habitación

¿Qué fue lo que más disfrutó de su experiencia?

¿Qué podríamos haber hecho mejor?

¿Recomendaría nuestro hotel a otras personas?

Opcional: Sube cualquier foto relacionada con tu experiencia (por ejemplo, la habitación, el lugar).

Seguridad

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Garantizar la seguridad y protección de todos los asistentes y la propiedad.

¿Rutas de evacuación claramente señalizadas?

Número de personal de seguridad presente

¿Extintores inspeccionados y al día?

Riesgos de seguridad evaluados (Seleccione todas las que correspondan)

Fecha de la última capacitación del personal de seguridad

Ubicación del botiquín de primeros auxilios

¿Se han reportado incidentes de seguridad?

Capacitación y briefing del personal del hotel

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Confirmación de la concienciación y preparación del personal para el evento.

Resumen de la Revisión de la Presentación

Comprensión del flujo de eventos.

Número de asistentes al evento confirmados.

Contactos y Responsabilidades Clave para Eventos

Fecha de la última capacitación en seguridad

Horarios de descansos durante el evento

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Conocimiento de los Procedimientos de Emergencia

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