ChecklistGuro Prozess für die Bearbeitung von Genehmigungsanträgen
Vereinfachen Sie Ihre Genehmigungsverfahren mit unserem umfassenden Prozess für die Verwaltung von Genehmigungsanträgen. Optimieren Sie jeden Schritt des Lebenszyklus – von der ersten Einreichung und automatischen Überprüfung bis zur gründlichen Prüfung und endgültigen Genehmigung –, um Engpässe zu beseitigen, die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen und die Bearbeitungszeiten in Ihrem Fallbearbeitungsprozess zu verkürzen.
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Start
Start des Workflows/Prozesses.
1. Bewerberdaten abrufen
Greifen Sie auf die vorhandenen Informationen im Datenmodell „Antragsteller“ zu, um das Antragsformular für die Genehmigung vorzubefüllen.
2. Antrag auf Erteilung einer Genehmigung einreichen
Erstellen Sie einen neuen Eintrag im Datenmodell „Genehmigungsanträge“ mit dem Anfangsstatus „Entwurf“.
3. Status der Bewerbung auf „in Bearbeitung“ ändern
Ändern Sie den Status des Eintrags für die Genehmigungsanfrage nach der Einreichung in „In Bearbeitung“.
4. Standortanforderungen abrufen
Erhalten Sie Informationen über Zoneneinteilungs- und Flächennutzungsbestimmungen aus dem Datenmodell „Regulatorische Standards“.
5. Zuständigkeit für die Überprüfung der Flächennutzungspläne zuweisen
Erstellen Sie eine Aufgabe für den zuständigen Beamten, damit dieser die Einhaltung der lokalen Vorschriften anhand der eingereichten Unterlagen überprüft.
6. Berechnen Sie die Antragsgebühr.
Berechnen Sie die Gesamtgebühr anhand des Genehmigungstyps und der Flächengröße des Grundstücks.
7. Erfasste, berechnete Gebühr
Aktualisieren Sie den Eintrag „Antrag auf Genehmigung“ mit dem berechneten Gebührenbetrag.
8. Überprüfung des technischen Plans
Erstellen Sie eine Aufgabe für die Ingenieurabteilung, um die statischen Baupläne zu prüfen.
9. Überprüfen Sie, ob das Dokument vollständig ist.
Überprüfen Sie, ob alle erforderlichen Anhänge (Ausweis, Pläne, Lageplan) im zugehörigen Modell „Anhänge“ vorhanden sind.
10. Gesamte Prüfgebühren
Addieren Sie alle zusätzlichen Inspektionsgebühren, die mit dieser speziellen Genehmigungsart verbunden sind.
11. Den/Die Antragsteller/in über die Einreichung informieren.
Sobald die Bewerbung erfolgreich eingegangen ist, senden Sie dem Bewerber eine Bestätigungs-E-Mail.
12. Aufgabe zur Vor-Ort-Inspektion
Erstellen Sie eine Aufgabe für den Außendienstmitarbeiter, damit dieser den betreffenden Standort persönlich aufsucht.
13. Ergebnisse der Protokollprüfung
Aktualisieren Sie den Eintrag für die Anwendung mit den Ergebnissen der Prüfung und dem Ergebnis (bestanden/nicht bestanden).
14. Genehmigungsbescheinigung erstellen
Erstellen Sie einen neuen Eintrag im Datenmodell „Erteilte Genehmigungen“, wenn der Antrag genehmigt wird.
15. Benachrichtigen Sie uns über die Entscheidung per SMS.
Senden Sie dem Antragsteller eine kurze SMS-Benachrichtigung über die Genehmigung oder Ablehnung seines Antrags.
16. Monatlicher Bericht über die Anzahl der erteilten Genehmigungen
Erstellen Sie einen Leistungsbericht, der für alle in diesem Monat beantragten Genehmigungen die Zeitspanne von der Antragstellung bis zur Erteilung aufzeigt.
17. Entwürfe, die abgelehnt wurden, löschen.
Löschen Sie unvollständige oder doppelte Entwürfe aus dem System, um die Datenqualität zu gewährleisten.
Ende
Ende des Arbeitsablaufs/Prozesses.
Start des Workflows/Prozesses.
Greifen Sie auf die vorhandenen Informationen im Datenmodell „Antragsteller“ zu, um das Antragsformular für die Genehmigung vorzubefüllen.
Erstellen Sie einen neuen Eintrag im Datenmodell „Genehmigungsanträge“ mit dem Anfangsstatus „Entwurf“.
Ändern Sie den Status des Eintrags für die Genehmigungsanfrage nach der Einreichung in „In Bearbeitung“.
Erhalten Sie Informationen über Zoneneinteilungs- und Flächennutzungsbestimmungen aus dem Datenmodell „Regulatorische Standards“.
Erstellen Sie eine Aufgabe für den zuständigen Beamten, damit dieser die Einhaltung der lokalen Vorschriften anhand der eingereichten Unterlagen überprüft.
Berechnen Sie die Gesamtgebühr anhand des Genehmigungstyps und der Flächengröße des Grundstücks.
Aktualisieren Sie den Eintrag „Antrag auf Genehmigung“ mit dem berechneten Gebührenbetrag.
Erstellen Sie eine Aufgabe für die Ingenieurabteilung, um die statischen Baupläne zu prüfen.
Überprüfen Sie, ob alle erforderlichen Anhänge (Ausweis, Pläne, Lageplan) im zugehörigen Modell „Anhänge“ vorhanden sind.
Addieren Sie alle zusätzlichen Inspektionsgebühren, die mit dieser speziellen Genehmigungsart verbunden sind.
Sobald die Bewerbung erfolgreich eingegangen ist, senden Sie dem Bewerber eine Bestätigungs-E-Mail.
Erstellen Sie eine Aufgabe für den Außendienstmitarbeiter, damit dieser den betreffenden Standort persönlich aufsucht.
Aktualisieren Sie den Eintrag für die Anwendung mit den Ergebnissen der Prüfung und dem Ergebnis (bestanden/nicht bestanden).
Erstellen Sie einen neuen Eintrag im Datenmodell „Erteilte Genehmigungen“, wenn der Antrag genehmigt wird.
Senden Sie dem Antragsteller eine kurze SMS-Benachrichtigung über die Genehmigung oder Ablehnung seines Antrags.
Erstellen Sie einen Leistungsbericht, der für alle in diesem Monat beantragten Genehmigungen die Zeitspanne von der Antragstellung bis zur Erteilung aufzeigt.
Löschen Sie unvollständige oder doppelte Entwürfe aus dem System, um die Datenqualität zu gewährleisten.
Ende des Arbeitsablaufs/Prozesses.
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