ChecklistGuro Prozess für die Integration neuer Lieferanten und die Verwaltung von Anbietern
Optimieren Sie Ihre Lieferkette mit unserem umfassenden Workflow für die Anbindung von Lieferanten und die Verwaltung von Dienstleistern. Dieser speziell für Logistikexperten entwickelte, automatisierte Prozess optimiert die Prüfung von Dienstleistern, vereinfacht die Dokumentation und gewährleistet eine reibungslose Integration neuer Partner in Ihr Ökosystem. Reduzieren Sie manuelle Fehler, minimieren Sie Risiken und verbessern Sie die Transparenz über den gesamten Prozess hinweg durch einen strukturierten Ansatz für das Lifecycle-Management und die Leistungsüberwachung von Dienstleistern.
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Start
Start des Workflows/Prozesses.
1. Neuen Anbieter registrieren
Erstellen Sie einen neuen Eintrag im Datenmodell „Anbieter“ mit den initialen Kontaktdaten und Unternehmensinformationen.
2. Anbieterprofil abrufen
Rufen Sie die vorhandenen Anbietereinstellungen und Steueridentifikationsdaten aus dem Anbietermodell ab.
3. Überprüfung von Compliance-Dokumenten
Erstellen Sie eine Aufgabe für das Rechts- bzw. Compliance-Team, damit dieses die hochgeladenen Zertifikate und Versicherungsdokumente überprüft.
4. Checkliste zur Dokumentenprüfung
Ein Teilbereich der Aufgaben im Rahmen der Compliance-Prüfung, der die Überprüfung von W-9-Formularen, ISO-Zertifizierungen und unterschriebenen Geheimhaltungsvereinbarungen (NDA) umfasst.
5. Risikobewertung des Anbieters aktualisieren
Aktualisieren Sie das Feld „Risikobewertung“ im Datenmodell für Lieferanten auf der Grundlage der Ergebnisse des Compliance-Audits.
6. Berechnen Sie das potenzielle jährliche Gesamtvolumen der Ausgaben.
Führen Sie eine Formel aus, die die prognostizierten Vertragswerte summiert, um die Wichtigkeitsstufe des Anbieters zu ermitteln.
7. Gesamtausgaben für alle Anbieter
Addieren Sie alle Einträge vom Typ „Bestellung“, die mit dem jeweiligen Lieferanten verknüpft sind, um die gesamten historischen Ausgaben zu berechnen.
8. Benachrichtigung über Genehmigung senden
Senden Sie eine E-Mail an den Einkaufsleiter, in der Sie ihn darüber informieren, dass der Anbieter die erste Vorauswahl bestanden hat.
9. Lieferanten in ERP-System einrichten.
Erstellen Sie eine Aufgabe für die Finanzabteilung, um den genehmigten Lieferanten in das Buchhaltungssystem einzupflegen.
10. Setzen Sie den Anbieterstatus auf „Aktiv“.
Aktualisieren Sie das Statusfeld im Datenmodell für Lieferanten von „Ausstehend“ auf „Aktiv“, sobald alle Aufgaben erledigt sind.
11. Willkommens-E-Mail an den Anbieter
Senden Sie eine automatische E-Mail an den Ansprechpartner des Anbieters mit Anweisungen zur Einführung und den Anmeldedaten für das Portal.
12. Monatlicher Bericht über die Integration neuer Anbieter
Erstellen Sie einen Bericht, der alle neu hinzugefügten Anbieter zusammenfasst und deren durchschnittliche Einarbeitungsdauer im Laufe des Monats angibt.
Ende
Ende des Arbeitsablaufs/Prozesses.
Start des Workflows/Prozesses.
Erstellen Sie einen neuen Eintrag im Datenmodell „Anbieter“ mit den initialen Kontaktdaten und Unternehmensinformationen.
Rufen Sie die vorhandenen Anbietereinstellungen und Steueridentifikationsdaten aus dem Anbietermodell ab.
Erstellen Sie eine Aufgabe für das Rechts- bzw. Compliance-Team, damit dieses die hochgeladenen Zertifikate und Versicherungsdokumente überprüft.
Ein Teilbereich der Aufgaben im Rahmen der Compliance-Prüfung, der die Überprüfung von W-9-Formularen, ISO-Zertifizierungen und unterschriebenen Geheimhaltungsvereinbarungen (NDA) umfasst.
Aktualisieren Sie das Feld „Risikobewertung“ im Datenmodell für Lieferanten auf der Grundlage der Ergebnisse des Compliance-Audits.
Führen Sie eine Formel aus, die die prognostizierten Vertragswerte summiert, um die Wichtigkeitsstufe des Anbieters zu ermitteln.
Addieren Sie alle Einträge vom Typ „Bestellung“, die mit dem jeweiligen Lieferanten verknüpft sind, um die gesamten historischen Ausgaben zu berechnen.
Senden Sie eine E-Mail an den Einkaufsleiter, in der Sie ihn darüber informieren, dass der Anbieter die erste Vorauswahl bestanden hat.
Erstellen Sie eine Aufgabe für die Finanzabteilung, um den genehmigten Lieferanten in das Buchhaltungssystem einzupflegen.
Aktualisieren Sie das Statusfeld im Datenmodell für Lieferanten von „Ausstehend“ auf „Aktiv“, sobald alle Aufgaben erledigt sind.
Senden Sie eine automatische E-Mail an den Ansprechpartner des Anbieters mit Anweisungen zur Einführung und den Anmeldedaten für das Portal.
Erstellen Sie einen Bericht, der alle neu hinzugefügten Anbieter zusammenfasst und deren durchschnittliche Einarbeitungsdauer im Laufe des Monats angibt.
Ende des Arbeitsablaufs/Prozesses.
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