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Lista de verificación para la Gala de Caridad: Subasta, Entretenimiento y Gestión de Relaciones con Donantes Checklist

Planifique una gala benéfica deslumbrante que supere los objetivos de recaudación de fondos. Esta lista de verificación integral cubre todo, desde asegurar entretenimiento de primera línea y gestionar una subasta emocionante, hasta fomentar las relaciones con los donantes y garantizar una velada impecable e impactante. Descárguela ahora y eleve su gala de buena a inolvidable.

Estilo de visualización

Planificación previa y recaudación de fondos

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Tareas relacionadas con la planificación inicial, la recaudación de fondos y la obtención de las aprobaciones necesarias.

Monto de la meta de recaudación

Fecha de la reunión inicial de planificación

Selección de temas

Descripción del evento (para materiales de marketing)

Fecha límite para propuestas de patrocinio

Plantilla de Presupuesto

Lugar y Logística

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Cubre la selección del lugar, los contratos, el servicio de comidas, el equipo audiovisual y otros detalles logísticos.

Dirección del lugar

Fecha del evento

Hora de inicio del evento

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Capacidad máxima de personas

Número Confirmado de Invitados

Estilo de catering

Contrato de Local

Notas sobre el lugar / Solicitudes especiales

Gestión de Subastas

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Tareas específicas para la subasta, incluyendo la adquisición de artículos, la creación del catálogo y el proceso de licitación.

Ingresos Estimados de la Subasta

Categorías de Artículos en Subasta

Fotos del artículo en subasta

Descripciones de los Lotes (para catálogo)

Puja inicial - Artículo 1

Incremento Mínimo - Oferta de Artículo

Aceptación de métodos de pago

Entretenimiento y Producción

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Detalles sobre los artistas musicales, oradores, montaje del escenario, iluminación y producción general del evento.

Tipo de entretenimiento

Nombre de Contacto de Entretenimiento

Detalles del Contrato de Entretenimiento

Dimensiones del escenario (ancho)

Dimensiones del escenario (Profundidad)

Fecha de Confirmación de Entretenimiento

Hora de inicio del entretenimiento

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Rider de Entretenimiento / Requisitos Técnicos

Relaciones y Reconocimiento de Donantes

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Actividades enfocadas en fomentar las relaciones con los donantes y reconocer su apoyo.

Nivel de donante (p. ej., Platino, Oro, Plata)

Nota de agradecimiento personalizada (borrador)

Método de Comunicación Preferido

Fecha de la primera donación

Foto del donante (para exhibición de reconocimiento)

Notas sobre las preferencias/intereses del donante

Oportunidad de reconocimiento (p. ej., colocación de logotipo)

Marketing y Promoción

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Tareas relacionadas con la promoción de la gala y la captación de asistentes.

Presupuesto para Redes Sociales

Canales de marketing utilizados

Fecha de inicio de la campaña en redes sociales

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Archivos de Material Promocional

¿Nota de prensa enviada?

Visitantes Estimados del Sitio Web (de Marketing)

Gestión de Voluntarios

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Tareas para la captación, capacitación y coordinación de voluntarios.

Número total de voluntarios necesarios

Puestos de voluntariado disponibles

Mensajes de Reclutamiento de Voluntarios

Fecha de Capacitación para Voluntarios

Horario de Capacitación para Voluntarios

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Habilidades requeridas

Formulario de Solicitud de Voluntariado (Ejemplo)

Ejecución del evento

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Actividades a completar el día de la gala para garantizar un funcionamiento fluido.

Hora de llegada del personal clave

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Montaje de Estación de Fotografía

Conteo de Registro de Huéspedes

Estado de los equipos de audio/video (Seleccione todas las que correspondan)

Confirmación de la Preparación del Lugar por el Gerente

¿Hay algún problema o cambio inmediato?

Seguimiento posterior al evento

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Tareas para agradecer a los asistentes, donantes y voluntarios, y evaluar el éxito del evento.

Fecha de envío del correo de agradecimiento

Resumen de la retroalimentación de los asistentes (de encuestas/comentarios)

Fondos Recaudados en Total

Documentación fotográfica/audiovisual post-evento

Satisfacción General del Evento (Revisión Interna)

Lecciones Aprendidas y Recomendaciones para Eventos Futuros

Fecha de Conciliación Financiera Final

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