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Home Inspection Coordination Checklist

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Pre-Inspection Communication & Scheduling

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Tasks related to notifying parties, scheduling the inspection, and ensuring everyone is prepared.

Confirm Inspection Scheduling with Client

Scheduled Inspection Date

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Confirm Inspector Availability

Notes on Scheduling Preferences (Client/Inspector)

Confirm Access Instructions Provided to Inspector

Specific Access Instructions for Inspector (e.g., Gate Code, Key Location)

Inspector Selection & Vetting

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Tasks involving researching, selecting, and confirming the home inspector.

Years of Experience

Certifications/Licenses

Review Online Reviews (Zillow, Yelp, Google)

Insurance Coverage?

Notes from Reference Checks (if applicable)

Inspector's Phone Number

Inspector's Email Address

Client Coordination & Preparation

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Tasks relating to communicating with the client, gathering necessary information, and preparing them for the inspection.

Client Communication Method

Explanation of the Home Inspection Process

Scheduled Inspection Date

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Instructions for Client Preparation

Client Attendance Preference

Special Considerations/Notes for Client

Property Disclosures/Documents (if applicable)

Access & Logistics

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Tasks focused on ensuring the inspector has access to the property and necessary utilities are available.

Inspection Date

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Access Method

Access Instructions (if needed)

Utilities On/Off?

Contact Person for Access (if not agent/client)

Number of Keys (if applicable)

Special Access Needs (e.g., gate codes, alarm disarming)

Post-Inspection Follow-Up

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Tasks involving reviewing the inspection report, addressing concerns, and managing any follow-up actions.

Inspection Report Received Date

Summary of Key Findings & Concerns (Initial Review)

Client Understanding of Report?

Client Questions/Concerns Regarding Report

Required Follow-Up Actions?

Notes on Repair Negotiation Strategy

Date of Repair Negotiation Meeting (if applicable)

Negotiation Outcome?

Detailed Notes on Negotiation & Outcome

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