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Hospitality Guest Service Issue Checklist

Resolve guest concerns quickly and consistently! Our Hospitality Guest Service Issue Checklist ensures your team follows a proven process for handling complaints, technical difficulties, and special requests, boosting guest satisfaction and protecting your reputation. Download now for smoother operations and happier guests!

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Estilo de visualización

Issue Identification & Logging

1 of 8

Documenting the guest's complaint and initial assessment.

Guest Description of Issue

Issue Category

Severity Level (1-5)

Date of Incident

Time of Incident

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Reporting Staff Member ID

Guest Information & Verification

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Confirming guest identity and reservation details.

Guest First Name

Guest Last Name

Room Number

Reservation Type

Check-in Date

Check-out Date

Identification Type

Identification Number

Issue Categorization & Prioritization

3 of 8

Determining the issue type and urgency level.

Issue Category

Priority Level

Severity Score (1-10)

Date of Incident

Time of Incident

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Initial Troubleshooting & Resolution Attempts

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Steps taken to immediately address the problem.

Initial Issue Category (e.g., Wi-Fi, Room Service, TV)

First Action Taken

Number of Attempts

Detailed Description of Actions

Issue Resolved?

Guest Comments (if applicable)

Escalation Procedures (If Necessary)

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Protocol for involving specialized support teams.

Escalation Tier

Department to Escalate To

Reason for Escalation

Estimated Resolution Time (Hours)

Escalation Date

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Escalation Contact Name

Escalation Reference Number (if applicable)

Resolution & Confirmation with Guest

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Verifying the solution and ensuring guest satisfaction.

Resolution Method

Detailed Resolution Notes

Resolution Time (Minutes)

Guest Satisfaction Level

Guest Comments/Feedback

Guest Signature (Confirmation)

Documentation & Follow-up

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Recording details and scheduling any necessary follow-up actions.

Detailed Description of Resolution

Resolution Date

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Resolution Status

Time Spent on Resolution (Minutes)

Guest Feedback (if collected)

Supporting Documentation (e.g., Photos, Emails)

Prevention & Feedback

8 of 8

Identifying root causes and implementing preventative measures.

Root Cause Analysis Summary

Potential Contributing Factors

Frequency of Similar Issues (Past 12 Months)

Proposed Preventative Actions

Date Preventative Actions Implemented

Effectiveness of Preventative Actions (After 30 Days)

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