Documentation

Check-lists : bien plus qu'une simple liste

Dans ChecklistGuro, une checklist est une séquence d'étapes structurée et exploitable, conçue pour garantir la standardisation des processus.

Alors qu'une description de tâche standard est simplement un espace pour des notes en texte libre, une liste de contrôle (Checklist) fonctionne comme un formulaire intelligent. Elle vous permet de recueillir des points de données spécifiques, de valider les saisies et de garantir que chaque étape d'un flux de travail est réalisée conformément aux normes de votre organisation.

Créer votre liste de contrôle

Créer votre liste de contrôle

• Questions et réponses: Des invites simples par oui/non ou à choix multiples.
• Champs de texte: Pour la prise de notes détaillées ou d'observations.
• Nombre: Pour l'enregistrement de mesures, de quantités ou de décomptes.
• Date et heure: Pour enregistrer l'heure exacte à laquelle une action s'est produite.
• Signature: Pour garantir la responsabilité et une approbation formelle.

Comment créer une liste de contrôle

1. Accédez au module Checklists dans la barre latérale.
2. Cliquez sur le bouton + Créer.
3. Ajoutez les éléments souhaités (questions, texte, date, etc.) en fonction de l'objectif de votre formulaire.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Utiliser les listes de contrôle comme formulaires numériques

Les listes de contrôle sont idéales pour transformer des formulaires papier manuels en flux de travail numériques et sans erreur. En utilisant des types de saisie tels que des cases à cocher, des menus déroulants et des sélecteurs de date, vous pouvez utiliser les listes de contrôle pour :

• Inspections de sécurité
• Audits d'assurance qualité (AQ)
• Intégration des collaborateurs
• Inspections de site

Garantir l'intégrité des données (Champs obligatoires)

Pour éviter de sauter des étapes, les administrateurs peuvent définir certains éléments de la liste de contrôle comme Obligatoires. Lorsqu'un élément est marqué comme obligatoire, le système empêchera l'utilisateur de marquer la tâche parente comme < Terminée > tant que toutes les données obligatoires n'auront pas été saisies et que tous les éléments n'auront pas été traités.

Réutilisabilité avec les modèles

Ne réinventez pas la roue à chaque fois. Les listes de contrôle peuvent être enregistrées sous forme de modèles. Vous pouvez créer une < Liste de contrôle maîtresse > et l'appliquer à toute nouvelle tâche ou tout nouveau projet. Cela est idéal pour les flux de travail récurrents tels que les audits hebdomadaires, la maintenance mensuelle ou l'intégration standardisée des clients.

Déclencheurs d'automatisation

Une checklist complétée peut servir de < déclencheur > pour l'ensemble de votre Work OS. En utilisant les automatisations Work OS, vous pouvez programmer le système pour qu'il réagisse dès qu'une checklist est terminée.

Exemples d'automatisations basées sur des listes de contrôle:

• Mises à jour du statut:

  Une fois qu'une liste de contrôle < Révision finale > est cochée, modifiez automatiquement le statut de la tâche en < Approuvé. >

• Notifications instantanées:

  Mentionnez automatiquement @mention un manager lorsqu'une inspection critique est terminée.

• Acheminement du flux de travail: Déplacez automatiquement une tâche vers l'Espace de travail d'un autre département une fois que les exigences de la checklist sont remplies.

Maîtriser les tâches dans ChecklistGuro

Les tâches sont les éléments fondamentaux, les briques de base de votre flux de travail. Que vous gériez une simple liste de contrôle ou que vous orchestriez des inspections de chantiers complexes, Tasks vous permet de suivre l'avancement, d'attribuer les responsabilités et d'automatiser l'ensemble de votre Work OS.

Comprendre les fondamentaux de la tâche

À la base, une Tâche est une unité de travail unique composée de deux éléments essentiels :

• Une liste de contrôle: Les étapes spécifiques requises pour l'achèvement.
• Un cessionnaire: La personne responsable du travail.

Bien plus que de simples listes de contrôle, les Tâches sont étroitement interconnectées. Vous pouvez lier des tâches à des fichiers, des entrées de modèle, des processus et des rapports afin de garantir que tout le contexte nécessaire est disponible en un seul endroit.

Comment créer une tâche ?

1. Accédez à l'onglet Tâches dans la barre latérale gauche.
2. Cliquez sur le bouton + Créer.
3. Remplissez les détails de votre tâche (Titre, Description, etc.).
4. Cliquez sur Enregistrer.

Gestion des échéances

Pour garantir un achèvement dans les délais, vous pouvez fixer des échéances spécifiques. Dans les détails de la tâche, cliquez sur le champ Date d'échéance pour ouvrir le sélecteur de calendrier. Vous pouvez sélectionner à la fois la date précise et l'heure exacte de réalisation de la tâche.

Attribution des responsabilités

L'attribution du travail est simple et peut s'effectuer de deux manières:

• Détails de la tâche via Via : Ouvrez la tâche, localisez le champ Assigné/Responsable et sélectionnez un membre de l'équipe dans le menu déroulant.
• Via l'affichage d'équipe : Pour une approche visuelle, il vous suffit de faire glisser et déposer une tâche directement sur l'avatar d'un utilisateur dans l'affichage d'équipe.

Trouver votre travail

Si vous recherchez le travail qui vous a été attribué, consultez votre page Accueil ou la page Tâches.

Gestion intégrée de la construction

ChecklistGuro est conçu pour briser les silos. Vous pouvez lier une tâche directement à des éléments de votre module Gestion de construction en utilisant le champ Relations. Cela vous permet de rechercher et d'attacher des actifs, des inspections de chantier ou des journaux d'équipement spécifiques directement à une tâche.

Flux de travail automatisés

Transformez vos processus manuels en moteurs automatisés grâce à Work OS Automations :

• Actions de déclenchement: Vous pouvez définir des règles afin que l'achèvement d'une tâche (par exemple, une < Inspection de sécurité >) déclenche automatiquement la création d'un nouvel élément dans un autre module (par exemple, un < Rapport d'incident >).
• Automatisation des processus: Accédez au module Processes pour créer des règles < Si/Alors >. Par exemple : < Si le statut d'une tâche passe à 'Bloqué', alors informez automatiquement le chef de projet. >

Processus et automatisations : l'ingénierie de votre flux de travail

Un Processus (ou flux de travail) dans ChecklistGuro est une séquence automatisée d'actions déclenchée par un événement spécifique. Les processus vous permettent d'instruire la plateforme pour qu'elle exécute automatiquement des tâches complexes et multi-modes - telles que la création de rapports, la mise à jour de statuts ou le calcul de valeurs - dès que vos conditions prédéfinies sont remplies.

Fonctionnement : Déclencheurs et Logique

Chaque automatisation commence par un Déclencheur. Un déclencheur est le < coup de pistolet > qui ordonne l'exécution d'un processus. Les déclencheurs peuvent être :

• Événements système : par ex. Lorsqu'une nouvelle tâche est créée ou Lorsqu'une liste de contrôle est terminée.
• Heure prévue : par ex. < Tous les lundis à 9h00. >
• Action manuelle : Un clic sur un bouton par un utilisateur.

Création de < branches > conditionnelles

En utilisant l'élément Logic, vous pouvez dépasser le stade des simples étapes linéaires pour créer des flux de travail intelligents et ramifiés. Grâce à l'utilisation d'instructions IF/THEN, vos processus peuvent prendre des décisions.

Exemple : SI la priorité de la tâche est Haute, ALORS créez une tâche urgente pour le Manager ; SINON mettez simplement le statut en Priorité Basse.

Les éléments fondamentaux : les composants du processus

Les processus sont construits en enchaînant des éléments de processus. Chaque élément est un bloc fonctionnel qui exécute une action spécifique.

Conseil d'expert : La puissance du <code>Entry Get</code>

L'élément Entry Get est le secret d'une automatisation sophistiquée. Il permet à un processus d'aller < chercher > des informations dans une partie de votre système (comme l'adresse e-mail d'un client ou l'échéance d'un projet) et d'utiliser ces données lors d'une étape ultérieure, par exemple pour envoyer un e-mail automatique ou mettre à jour une tâche.

Concepts d'automatisation avancés

L'automatisation ne doit pas s'arrêter à un seul processus. Vous pouvez créer une automatisation en cascade où un processus en déclenche un autre. Par exemple, le Processus A termine une tâche, ce qui déclenche le Processus B pour générer un rapport, lequel déclenche ensuite le Processus C pour envoyer ce rapport par e-mail à une partie prenante.

Reporting automatisé

Éliminez la paperasse manuelle en utilisant l'élément Report Create. Vous pouvez concevoir des flux de travail qui compilent automatiquement les données des tâches terminées pour générer un rapport soigné et professionnel à la fin de chaque semaine ou de chaque mois.

Dépannage et gestion des erreurs

Si un processus rencontre une erreur (par exemple, lors d'une tentative de mise à jour d'un enregistrement qui n'existe plus), le processus s'arrêtera au point de défaillance. Afin de maintenir un environnement d'automatisation sain, nous recommandons :

1. Surveillance de vos journaux : Vérifiez régulièrement la présence de processus arrêtés.
2. Validation des données : Assurez-vous que les éléments Entry Get pointent vers des enregistrements valides et actifs.

Rapports : transformer les données en informations exploitables

Dans ChecklistGuro, un Rapport est un document structuré qui présente les données saisies dans un format lisible et professionnel. Bien que vos données résident dans les Listes de contrôle et les Modèles, un Rapport est la vue finale, rendue, conçue pour les parties prenantes, les clients ou les auditeurs.

L'anatomie d'un rapport

Pour maîtriser le reporting, vous devez comprendre la distinction entre le Modèle et le Rapport lui-même. Considérez cela comme un < Moule > et une < Empreinte >.

D'où proviennent les données ?

Les rapports sont générés à partir des informations recueillies sur l'ensemble de votre plateforme via deux sources principales :

1. Listes de contrôle : Données saisies lors des inspections actives, des audits ou de l'achèvement des tâches.
2. Entrées de modèle : Données structurées recueillies via des formulaires personnalisés et des entrées de base de données.

Conception de vos modèles

La plateforme est pilotée par les utilisateurs. Si vous disposez des permissions nécessaires, vous pouvez concevoir, enregistrer et réutiliser des modèles, permettant ainsi à différents départements (par exemple, la Sécurité, les RH ou les Opérations) de disposer d'outils adaptés à leurs besoins spécifiques.

Construire avec des éléments

Vous pouvez créer des modèles hautement personnalisés en utilisant une variété d'éléments dynamiques :

• Texte : À utiliser pour les titres, les instructions ou les descriptions statiques de l'entreprise.
• Éléments de la tâche : Afficher des tâches spécifiques, des statuts ou des pourcentages de progression.
• Tableaux : Idéal pour afficher des données structurées par lignes (parfait pour les résultats de listes de contrôle).
• Média/Fichier : Intégrez des photos, des signatures numériques ou des documents téléchargés directement dans le document.

Style et image de marque

Vous n'êtes pas limité à un seul style. Les modèles de rapports vous permettent d'ajuster les styles pour qu'ils correspondent à votre identité visuelle. Vous pouvez personnaliser la typographie et l'espacement afin de garantir que chaque rapport soit professionnel et conforme aux normes de votre marque.

Génération automatique de rapports

En utilisant les Processus, vous pouvez éliminer la paperasse manuelle. Vous pouvez configurer un déclencheur afin que, lorsqu'un événement spécifique se produit (par exemple, lorsqu'une liste de contrôle est marquée comme < Terminée >), le système génère automatiquement un rapport.

L'élément <code>Report Create</code>

Au sein d'un Processus, vous pouvez utiliser l'élément Report Create pour automatiser l'ensemble de votre flux de travail.

• Exemple de flux de travail:
  1. Déclencheur : Une inspection de sécurité est soumise.
  2. Action : L'élément Report Create extrait les données d'inspection.
  3. Résultat : Un PDF mis en forme est automatiquement généré et envoyé par e-mail au responsable du site.

Conseil d'expert : Lorsque vous mettez à jour un modèle, n'oubliez pas que cela n'affectera que les futurs rapports. Les rapports existants sont < figés dans le temps > et conserveront toujours la mise en page avec laquelle ils ont été créés à l'origine.

Tableaux de bord : Votre centre de commande centralisé

Un Tableau de bord dans ChecklistGuro est une couche de visualisation de haut niveau conçue pour agréger, transformer et afficher vos données dans une vue unique et unifiée. Au lieu de cliquer sur chaque tâche ou liste individuellement, les tableaux de bord vous permettent d'avoir une < vue d'ensemble > de vos opérations en un clin d'œil.

Gestion vs Analyse

Il est important de distinguer les deux principales manières d'interagir avec les données dans la plateforme :

• Vue en liste (Gestion) : Conçue pour l'action. Vous utilisez une vue en liste pour gérer des éléments spécifiques, comme cocher une tâche ou mettre à jour une entrée de modèle.
• Tableau de bord (Analyse) : Conçu pour l'analyse. Vous utilisez un tableau de bord pour analyser les tendances, par exemple pour voir combien de tâches sont en retard dans l'ensemble de votre organisation.

Sources de données et éléments visuels

Les tableaux de bord sont extrêmement flexibles. Vous pouvez extraire des données de presque n'importe quel recoin de la plateforme pour créer une vue personnalisée.

Que puis-je afficher ?

Vous pouvez alimenter votre tableau de bord à l'aide de données provenant de :

• Tâches et listes de contrôle : Suivez l'avancement, les échéances et les taux de réalisation.
• Entrées de modèle : Visualisez des ensembles de données personnalisés et des informations structurées.
• Fichiers et documents : Surveillez les téléchargements récents ou la documentation importante.
• Utilisateurs et groupes : Suivez l'activité et l'adhésion au sein de votre organisation.

Options de visualisation

Choisissez la visualisation qui raconte le mieux votre histoire. Vous pouvez combiner ces éléments sur un seul tableau de bord :

Conseils d'experts pour réussir

1. Créer des tableaux de bord multiniveaux

N'essayez pas de tout afficher sur un seul écran. Nous recommandons une approche par niveaux :

• Tableaux de bord exécutifs : Résumés de haut niveau destinés à la direction (ex. : < Taux de conformité total >).
• Tableaux de bord opérationnels : Vues détaillées pour les chefs d'équipe (ex. : < Tâches à échéance cette semaine >).
• Tableaux de bord d'équipe : Vues spécifiques aux tâches pour les agents de terrain (par ex., < Mes inspections en attente >).

2. Utilisez un filtrage puissant

Chaque élément de votre tableau de bord peut être filtré. Vous pouvez approfondir l'analyse de vos données en filtrant par Utilisateurs, Groupes, Plages de dates ou attributs de modèle personnalisés. Cela vous permet de transformer une < Vue globale > en une < Vue spécifique au département > en quelques secondes.

3. Comment construire un élément

Créer un nouveau widget est simple :

1. Ouvrez le tableau de bord souhaité et cliquez sur Modifier.
2. Sélectionnez Ajouter un élément et choisissez votre type de visualisation (par exemple, Graphique ou Tableau).
3. Sélectionnez votre source de données (par ex., une liste de tâches ou un modèle spécifique).
4. Appliquez des filtres pour affiner les données (par ex. < Afficher uniquement les tâches assignées au Groupe A >).
5. Enregistrez vos modifications.

Les modèles de données constituent l'épine dorsale structurelle de Checklist. Alors que des fonctionnalités telles que les tableaux de bord et les rapports permettent de visualiser vos données, les modèles de données les définissent. Un modèle de données fait office de plan directeur pour vos informations métier, déterminant la manière dont les données sont saisies, la façon dont elles sont liées à d'autres informations et la manière dont elles pilotent les flux de travail automatisés.

L'anatomie d'un modèle de données

Un modèle de données est composé de trois couches fondamentales : les attributs (la donnée elle-même), les relations (la manière dont les données sont liées) et les actions (ce que font les données).

1. Attributs (Éléments)

Les attributs sont les points de données individuels que vous collectez. Considérez-les comme les colonnes d'un tableur. Vous pouvez définir différents types d'éléments pour garantir l'intégrité des données :

• Texte et nombres : Pour les noms, les identifiants ou les quantités.
• Dates et heures : Pour les échéances, les horodatages ou les programmes.
• Utilisateurs : Pour attribuer une propriété ou une responsabilité.
• Listes déroulantes/Booléens : Pour standardiser les entrées (ex : Oui/Non ou niveaux de statut).

2. Les relations (le < lien >)

La véritable puissance d'un modèle de données réside dans sa capacité à connecter différentes entités. En utilisant les éléments relationnels, vous pouvez briser les silos et créer un réseau d'informations interconnectées :

• Un à un (1:1) : Liaison d'un Utilisateur spécifique à un Profil spécifique.
• Un-à-plusieurs (1:N) : Liaison d'un Client à plusieurs Commandes différentes.
• Plusieurs-à-plusieurs (M:N) : Liaison de plusieurs Étudiants à plusieurs Cours différents.

3. La couche d'interface (étiquettes de saisie)

Pour rendre vos données navigables, vous pouvez définir des libellés d'entrée. Au lieu de voir une liste d'identifiants bruts, vous pouvez configurer le modèle pour afficher des noms lisibles par l'humain (par exemple, au lieu de voir ID_99283, vous voyez Acme Corp). Cela garantit que votre base de données reste intuitive pour tous les utilisateurs.

Des données statiques aux flux de travail actifs

Un modèle de données n'est pas qu'un simple conteneur de stockage passif ; il est un participant actif de votre logique métier. Grâce aux Actions, vous pouvez transformer un enregistrement statique en un déclencheur d'automatisation.

Mise en œuvre des actions

Les actions vous permettent d'associer des boutons fonctionnels à vos enregistrements de données. Lorsqu'un utilisateur interagit avec un enregistrement, il peut déclencher :

• Déclencheurs de processus : Cliquer sur un bouton pour lancer une nouvelle liste de contrôle ou un nouveau flux de travail.
• Changements de statut : Mise à jour d'un enregistrement de < En attente > à < Approuvé >.
• Génération de documents : Déclenchement de la création d'une facture ou d'un rapport basé sur les données de l'enregistrement.

Conseils d'expert pour la modélisation des données

Résumé : Si le Tableau de bord est la fenêtre à travers laquelle vous observez votre entreprise, le Modèle de données est la fondation sur laquelle repose tout l'édifice. Construisez-le avec précision, et votre automatisation s'enchaînera sans accroc.

Alors qu'un Modèle de données définit la structure (le modèle), une Entrée de modèle est la donnée réelle contenue dans cette structure.

Si vous êtes familier avec Excel, considérez le Modèle comme les en-têtes de colonne et l'Entrée de modèle comme une ligne de données unique. Si votre modèle est < Employés >, alors < Jean Dupont > est une Entrée de modèle. Chaque information dans ChecklistGuro est stockée au sein de ces enregistrements individuels et exploitables.

Caractéristiques principales d'une entrée modèle

Une entrée de modèle est bien plus qu'une simple ligne statique dans une base de données ; c'est un espace de travail collaboratif comprenant plusieurs fonctionnalités puissantes :

1. Contrôle de version et historique

Chaque fois qu'une modification est apportée à une entrée, le système la répertorie. Vous pouvez consulter l'historique des versions pour voir précisément ce qui a été modifié, permettant ainsi de disposer d'une piste d'audit complète. Cela est essentiel pour la conformité et pour comprendre l'évolution d'un enregistrement au fil du temps.

2. Collaboration via les commentaires

Chaque entrée contient un espace dédié aux commentaires. Cela permet aux membres de l'équipe de discuter d'enregistrements spécifiques, d'assigner des tâches ou de laisser des notes sans quitter le contexte des données. Ainsi, chaque entrée devient un fil de communication, garantissant que le < pourquoi > d'une modification de donnée ne soit jamais perdu.

3. Gestion intégrée des fichiers

Chaque entrée sert de plateforme centrale pour la documentation associée. Vous pouvez joindre des fichiers directement à une entrée, garantissant ainsi que toutes les preuves justificatives (telles que des photos, des PDF ou des reçus) restent organisées et liées contextuellement aux données pertinentes.

4. Flux de travail exploitables

Grâce aux Actions, une entrée de modèle peut déclencher des processus plus larges. Qu'il s'agisse de cliquer sur un bouton pour approuver une demande ou de lancer un nouveau flux de travail, l'entrée est le moteur qui fait progresser vos processus métier.

L'écosystème : entrées et fichiers

La relation entre les entrées et les fichiers est fluide et hautement organisée :

• Pièces jointes contextuelles : Vous pouvez joindre des fichiers directement à une entrée afin que toute la documentation pertinente se trouve au même endroit.
• Bibliothèque de fichiers centralisée : Bien que les fichiers soient souvent joints à des entrées spécifiques, ils font également partie d'un écosystème plus large et interrogeable.
• Renvois : Un seul fichier peut être lié à plusieurs entrées. Par exemple, un < PDF du manuel de sécurité > peut être joint à chaque < Entrée d'inspection > dans l'ensemble de votre organisation.

Tableau récapitulatif : Modèle vs Entrée

Aperçu

La section Fichiers sert de répertoire centralisé pour tous les documents et médias téléchargés dans le Work OS. Elle fait office de source unique de vérité, garantissant que tous les éléments joints aux différents flux de travail sont facilement accessibles en un seul endroit.

Méthodes de téléchargement de fichiers

Les fichiers peuvent entrer dans le système via trois canaux principaux :

• Téléchargement manuel : Les utilisateurs peuvent télécharger directement des fichiers depuis leur appareil local vers la section Fichiers.
• Intégration de la liste de contrôle : Lorsqu'un fichier est joint à un élément spécifique d'une liste de contrôle, il est automatiquement indexé dans la section Fichiers.
• Automatisation des processus : Les fichiers générés ou joints dans le cadre d'un flux de travail de Processus sont automatiquement capturés et stockés dans la section Fichiers.

Utilisation générale

Où puis-je trouver tous mes documents téléchargés ?

Tous les documents, quel que soit l'endroit où ils ont été téléchargés initialement, se trouvent dans la section Fichiers.

Comment puis-je rechercher un fichier spécifique ?

Vous pouvez utiliser la barre de recherche située dans la section Fichiers pour effectuer une recherche par nom de fichier. Pour affiner votre recherche, vous pouvez utiliser les filtres disponibles, tels que le type de fichier, la date de téléchargement ou la source (Processus/Checklist).

Puis-je organiser mes fichiers dans des dossiers ?

Oui, vous pouvez créer des dossiers personnalisés pour catégoriser vos ressources.

Comment supprimer un fichier ?

Pour supprimer un fichier, sélectionnez le fichier dans la section Fichiers et cliquez sur le bouton Supprimer.

Qui a l'autorisation de consulter mes fichiers ?

La visibilité des fichiers est régie par les paramètres de permissions de votre espace de travail. En règle générale, tout utilisateur ayant accès au Processus ou à la Checklist spécifique où le fichier a été téléchargé aura également accès à ce fichier dans la section Fichiers.

Quels formats de fichiers sont pris en charge ?

La plateforme prend en charge tous les types de fichiers standard, incluant notamment :

• Documents : .pdf, .docx, .txt, .rtf
• Données : .csv, .xlsx, .json
• Images : .png, .jpg, .jpeg, .gif

Y a-t-il une limite de taille maximale pour les fichiers ?

Il n'y a aucune limite de taille de fichier.

Messages : Votre plateforme de communication centrale

Dans un environnement commercial en constante évolution, l'information ne devrait pas rester prisonnière des e-mails ou d'applications externes. Messages est le moteur de communication intégré de ChecklistGuro, conçu pour que votre équipe reste connectée, informée et alignée - le tout sans jamais quitter la plateforme.

Que vous ayez besoin d'envoyer une mise à jour rapide, de partager un document critique ou d'animer une séance de stratégie en temps réel, Messages vous fournit les outils nécessaires pour collaborer instantanément

Outils de communication multifonctionnels

Messages est bien plus qu'une simple application de messagerie ; c'est un espace de travail multifonctionnel qui prend en charge différents modes d'interaction :

• Messagerie texte : Communication asynchrone et rapide pour des mises à jour instantanées et des vérifications de statut.
• Partage de fichiers : Envoyez des documents, des images et des contenus multimédias directement au sein de vos discussions. En partageant des fichiers dans le contexte de votre travail, vous vous assurez que les informations relatives aux projets restent faciles à trouver et ne se perdent jamais dans un fil de discussion e-mail externe.
• Appels vocaux : Besoin d'une réponse immédiate ? Lancez instantanément un appel vocal direct avec un collègue via la plateforme.
• Réunions en direct : Pour les discussions complexes nécessitant une interaction en face à face, vous pouvez créer et rejoindre des réunions en direct (visioconférence) directement dans l'application, permettant ainsi une collaboration visuelle en temps réel.

Types de chat : Discussion individuelle vs Discussion de groupe

Selon la complexité de votre discussion, vous pouvez choisir entre deux environnements de communication distincts :

Discussions en tête-à-tête

Conçu pour une communication privée et directe. Utilisez les discussions individuelles pour les informations sensibles, les points rapides ou le coaching individuel entre vous et un seul collègue. Vous pouvez les démarrer en recherchant simplement un membre spécifique de l'équipe.

Discussions de groupe

Conçu pour la collaboration à l'échelle de l'équipe. Les discussions de groupe servent d'espaces de travail dédiés où plusieurs participants peuvent communiquer, partager des fichiers et discuter ensemble des projets en cours. Ils sont idéaux pour les brigades de projet, les mises à jour à l'échelle d'un département ou la gestion de groupes de tâches spécifiques.

Pourquoi utiliser les messages au sein de ChecklistGuro ?

L'intégration de votre communication directement avec vos données et vos flux de travail offre trois avantages majeurs :

1. Continuité contextuelle : Vous n'avez pas besoin de basculer entre < Travail > et < Chat >. Tout se passe au sein d'un même écosystème.
2. Réduction des silos d'information : En partageant des fichiers et en discutant des tâches au sein de la plateforme, la < source unique de vérité > demeure centralisée.
3. Rapidité accrue : La possibilité de passer d'un SMS à un appel vocal, ou d'un chat à une réunion en direct, permet à votre équipe de résoudre les problèmes en temps réel.

Conseil d'expert

Gardez l'historique propre. Utilisez les discussions de groupe pour les échanges spécifiques à un projet et les discussions privées pour la coordination personnelle. Cela permet à tout nouveau membre de l'équipe rejoignant un projet de consulter l'historique de la discussion de groupe et de se mettre à jour instantanément.

Mode hors ligne : une productivité ininterrompue

Dans de nombreux secteurs - des inspections de terrain à distance aux vérifications des installations techniques en sous-sol - la connectivité Internet n'est jamais garantie. Le Mode Hors Ligne de ChecklistGto garantit qu'une absence de signal ne se traduise jamais par une baisse de productivité.

Selon vos besoins opérationnels et les rôles de vos utilisateurs, ChecklistG garantit la saisie exacte de vos données, que vous soyez dans un bureau de grande hauteur ou sur un site isolé.

Deux niveaux de connectivité

Nous proposons deux modes de fonctionnement hors ligne distincts, conçus pour équilibrer la sécurité des données et l'autonomie opérationnelle.

1. Mode par défaut : Le < filet de sécurité > (par défaut)

Idéal pour : Les utilisateurs de bureau ou ceux disposant d'une connectivité intermittente.

Le mode par défaut agit comme un tampon contre les déconnexions imprévues. Il est conçu pour vous protéger de la perte de données lors des < zones mortes >.

• Fonctionnement : Il maintient la connexion active aussi longtemps que possible. Si votre signal est interrompu de manière inattendue, le système enregistre vos modifications localement.
• Le processus de synchronisation : Une fois votre connexion rétablie, le système pousse automatiquement vos modifications mises en cache vers le serveur.
• Limite : Vous devez disposer d'une connexion active pour charger de nouvelles tâches ou pour consulter des données que vous n'avez pas consultées précédemment.

2. Mode Avancé : < Autonomie Totale > (Avancé)

Idéal pour : les techniciens de terrain, les inspecteurs à distance et les utilisateurs dans des zones sans couverture réseau.

Le mode Avancé est une stratégie proactive pour les utilisateurs évoluant dans des environnements sans aucune connectivité. Il permet un véritable travail en toute autonomie.

• Comment cela fonctionne : ce mode télécharge à l'avance tous les éléments nécessaires sur l'appareil avant que l'utilisateur ne quitte le réseau.
• Capacités : Les utilisateurs peuvent démarrer de nouvelles tâches, consulter les données précédemment chargées et remplir des listes de contrôle complexes sans aucun signal internet.
• Le processus de synchronisation : Comme en mode par défaut, tout le travail est mis en file d'attente localement et synchronisé automatiquement dès que l'appareil se reconnecte au réseau.

Comparaison d'un coup d'œil

Administration et configuration

La possibilité d'utiliser le Mode Avancé est gérée au niveau administratif. Les administrateurs peuvent configurer des utilisateurs ou des rôles spécifiques pour s'assurer que les bonnes personnes disposent des bons outils pour leur environnement.

Les administrateurs peuvent contrôler:

• Utilisateurs cibles : Attribuez les fonctionnalités du Mode Avancé à des rôles spécifiques (ex. : < Techniciens de terrain >).
• Portée des données : Définir quelles listes de contrôle ou entrées de modèle spécifiques doivent être pré-téléchargées.
• Fréquence de synchronisation : Définissez les paramètres indiquant la fréquence à laquelle l'appareil doit tenter de mettre à jour sa base de données locale.

Conseil d'expert pour les équipes de terrain : Assurez-vous toujours que vos appareils sont entièrement synchronisés et que toutes les listes de contrôle requises sont chargées avant de quitter le bureau ou une zone Wi-Fi, afin de garantir une transition fluide sur le terrain.

Gestion des utilisateurs et profils

Dans ChecklistGuro, les Utilisateurs sont les personnes à qui l'accès à votre compte est accordé. Pour garantir la sécurité et l'organisation, chaque utilisateur se voit attribuer une identité numérique unique et des permissions spécifiques. Cela vous permet de contrôler précisément qui peut consulter, modifier ou gérer vos flux de travail et vos données.

Le profil de l'utilisateur

Un profil utilisateur est bien plus qu'un simple identifiant ; il s'agit d'une identité numérique unique utilisée pour assurer la traçabilité des responsabilités sur l'ensemble de la plateforme. Chaque profil contient des informations essentielles, notamment :

• Nom complet et intitulé du poste
• Adresse e-mail
• Département
• Photo de profil

Ces informations sont utilisées à l'échelle mondiale pour identifier les contributeurs dans les assignations de tâches, les commentaires et les flux de travail automatisés.

Gérer votre propre profil

Les utilisateurs ont le plein contrôle sur leur présence personnelle au sein de la plateforme. En visitant votre Profil, vous pouvez :

• Mettez à jour votre identité : Changez votre nom d'affichage ou votre photo de profil.
• Personnaliser les notifications : Gérez la manière et le moment où vous recevez des alertes. Vous pouvez activer ou désactiver les paramètres pour les E-mails, les notifications in-app et les notifications push de bureau pour des événements spécifiques tels que l'attribution de tâches ou les mentions.

Inviter de nouveaux utilisateurs

Les administrateurs ont le pouvoir d'agrandir l'équipe. Pour ajouter un nouveau membre :

1. Accédez à la page de gestion des Utilisateurs.
2. Cliquez sur le bouton <+ Créer>.
3. Saisissez l'adresse e-mail de la personne.
4. Attribuer un rôle : Avant d'envoyer l'invitation, vous devez sélectionner un niveau de permission (par ex., Administrateur, Gestionnaire ou Lecteur).

Rôles et permissions

Pour maintenir la sécurité, chaque utilisateur se voit attribuer un rôle spécifique. Bien que les permissions spécifiques dépendent de la configuration de votre organisation, les rôles suivent généralement cette hiérarchie :

• Admin : Accès complet à la gestion des utilisateurs, aux paramètres du système et à toutes les données.
• Manager : Capacité à créer des tâches, à gérer les flux de travail et à superviser la progression de l'équipe.
• Membre/Travailleur : Capacité à consulter les tâches assignées, mettre à jour les statuts et interagir avec les flux de travail.

Perte d'accès ou réinitialisation du mot de passe

Si vous ne parvenez pas à vous connecter, rendez-vous sur l'écran de connexion et utilisez le lien Mot de passe oublié ?. Un lien de réinitialisation automatique sera envoyé à votre adresse e-mail enregistrée.

Problèmes de compte

Si vous ne pouvez plus accéder à votre compte ou si vous rencontrez des problèmes de connexion persistants, veuillez contacter votre administrateur d'espace de travail interne. Il est habilité à réinitialiser vos identifiants, à vérifier l'état de votre compte et à gérer vos autorisations d'accès.

Conseil d'expert pour les administrateurs

Lors de l'invitation de nouveaux utilisateurs, vérifiez toujours deux fois le Rôle assigné. Accorder des droits < Admin > à tout le monde peut entraîner des modifications accidentelles de vos flux de travail principaux !

Groupes : Développer votre administration

Dans ChecklistGuro, les Groupes sont des ensembles d'utilisateurs regroupés pour plus d'efficacité administrative. Au lieu d'attribuer manuellement des permissions à chaque nouvelle recrue, vous attribuez des permissions à un Groupe.

Tout utilisateur ajouté à ce groupe hérite automatiquement de toutes les permissions, tous les rôles et tous les paramètres qui lui sont associés.

La hiérarchie de l'accès

Pour gérer efficacement une grande organisation, il est important de comprendre comment les Utilisateurs, les Groupes et les Rôles interagissent. Considérez cela comme une hiérarchie à trois niveaux :

1. Utilisateur : L'identité individuelle (par exemple, Alice).
2. Groupe : Le conteneur d'utilisateurs (par ex. Équipe Marketing).
3. Rôle : l'ensemble des permissions spécifiques (par ex. < Peut créer des listes de contrôle >).

Le flux de travail : Vous attribuez des rôles à un groupe, puis vous intégrez des utilisateurs dans ce groupe.

Pourquoi utiliser les groupes ?

réduire l'< inflation des permissions >

La configuration manuelle de chaque utilisateur individuel entraîne une < inflation des permissions > et des erreurs humaines. En utilisant des groupes, vous garantissez la cohérence. Lorsqu'un nouvel employé rejoint l'équipe Marketing, il vous suffit de l'ajouter au groupe < Marketing > ; il reçoit instantanément l'accès à tous les dossiers, outils et flux de travail nécessaires, sans la moindre configuration manuelle.

Permissions additives

ChecklistGuro suit le principe des permissions additives. Si un utilisateur appartient à plusieurs groupes, ses permissions sont cumulatives.

Exemple : Si le Groupe A accorde l'accès < Lecture > et le Groupe B accorde l'accès < Modification >, un utilisateur appartenant aux deux groupes aura l'accès < Modification >. Les permissions ne sont jamais soustraites par l'adhésion à un nouveau groupe ; elles sont seulement ajoutées.

Types de groupes et bonnes pratiques

Pour maintenir l'organisation de votre structure, nous vous recommandons de classer vos groupes en deux catégories :

Conseil d'expert : Utilisez les groupes fonctionnels pour la communication générale et les groupes d'accès pour contrôler les données sensibles.

Comment modifier l'appartenance à un groupe

Vous pouvez gérer les utilisateurs au sein d'un groupe via deux méthodes différentes :

1. Via le menu Groupes : Accédez à la section Groupes de votre tableau de bord, sélectionnez le groupe, puis utilisez l'interface < Ajouter/Supprimer >.
2. Via le profil utilisateur : Accédez au profil d'un utilisateur et mettez à jour ses appartenances aux groupes directement.

Note concernant les invités externes

Vous pouvez ajouter des invités externes à des groupes spécifiques. Cependant, nous vous recommandons de créer des groupes d'invités dédiés afin de garantir que les prestataires et les clients n'héritent pas accidentellement des permissions de vos groupes fonctionnels internes à haut niveau de sécurité.

Rôles : Définition des capacités

Dans ChecklistGuro, un Rôle est un ensemble prédéfini de permissions et de capacités. Alors qu'un Groupe définit qui est une personne, un Rôle définit ce qu'elle est autorisée à faire au sein de la plateforme (par exemple : Consulter, Créer, Modifier ou Supprimer).

Permissions vs. Rôles

Comprendre la distinction entre ces deux éléments est essentiel pour une administration efficace :

• Permission : La plus petite unité d'accès atomique. Les exemples incluent can_delete_task ou can_view_report.
• Rôle : Un ensemble de nombreuses permissions regroupées dans un package facile à gérer. Par exemple, un rôle < Manager > pourrait regrouper can_edit_task, can_assign_user et can_view_reports.

En utilisant des rôles, vous évitez la complexité de la gestion de centaines de permissions individuelles pour chaque utilisateur.

Rôles personnalisés

Vous n'êtes pas limité aux paramètres par défaut du système. Si votre organisation possède des flux de travail hautement spécialisés, vous pouvez créer des rôles personnalisés. Pour ce faire, accédez à la section Rôles et cliquez sur + Créer. À partir de là, vous pouvez sélectionner précisément les permissions spécifiques pour construire un rôle parfaitement adapté à vos besoins.

L'effet < Modèle >

Il est important de se rappeler que les rôles servent de modèles. Si vous modifiez un rôle existant (par exemple, en ajoutant une nouvelle permission au rôle < Éditeur >), ce changement est instantané et global. Chaque utilisateur et chaque groupe auquel ce rôle est assigné recevra immédiatement la nouvelle capacité.

Le principe du moindre privilège (PoLP)

ChecklistGuro suit la logique la plus permissive. Si les différentes autorisations d'un utilisateur entrent en conflit, la plateforme applique par défaut le niveau d'accès le plus élevé.

Exemple : Si un rôle attribué permet la < Consultation > et qu'un autre permet la < Suppression >, l'utilisateur pourra Supprimer.

Bonne pratique : Nous recommandons vivement de suivre le principe du moindre privilège (PoLP). N'accordez que les rôles et les permissions minimaux nécessaires à un utilisateur pour accomplir ses fonctions spécifiques. Cela minimise le risque de suppression accidentelle de données ou de modifications non autorisées.

Comment les rôles interagissent avec les utilisateurs et les groupes<

Pour maintenir un système évolutif, vous devez comprendre comment les accès circulent à travers la plateforme.

Un utilisateur, plusieurs rôles ?

Techniquement, une seule identité d'utilisateur ne se voit attribuer qu'un seul rôle principal. Cependant, comme un utilisateur peut appartenir à plusieurs groupes, et que chaque groupe peut avoir son propre rôle, un utilisateur peut effectivement hériter de nombreux rôles et permissions différents simultanément.

Le flux de travail efficace : Rôles -> Groupes -> Utilisateurs

La manière la plus efficace de gérer ChecklistGuro est d'attribuer des rôles à des groupes plutôt qu'à des individus.

Compte : Votre centre de contrôle mondial

La section Compte est le cœur administratif de votre environnement ChecklistGuro. Contrairement aux Modèles de données ou aux Entrées, qui régissent des processus spécifiques, les paramètres du Compte fournissent une configuration globale pour l'ensemble de votre espace de travail.

C'est ici que vous gérez l'identité, la sécurité, la facturation et l'image de marque de haut niveau de votre plateforme. Les modifications effectuées ici s'appliquent à l'ensemble de l'environnement et définissent l'expérience fondamentale pour chaque utilisateur de votre organisation.

Personnalisation de l'image de marque et de l'interface

Adaptez la plateforme pour qu'elle reflète l'identité de votre entreprise et réponde aux besoins linguistiques de votre équipe. Dans les paramètres du compte, vous pouvez gérer :

• Prise en charge des langues : Définissez les langues disponibles pour vos utilisateurs, afin de garantir l'accessibilité des équipes mondiales.
• Typographie et style : Personnalisez la police globale et les thèmes visuels pour aligner la plateforme sur l'image de marque de votre entreprise.
• Identité de l'espace de travail : Mettez à jour le sous-domaine de votre espace de travail pour refléter tout changement apporté à l'image de marque de votre entreprise.

Administration et intégrations

Gérez l'infrastructure technique et la connectivité de votre espace de travail :

• API et automatisation : Générez et gérez des clés API pour intégrer ChecklistGuro à votre infrastructure technologique existante et automatiser vos flux de travail.
• Sécurité et accès : Supervisez les configurations de sécurité de haut niveau pour garantir la protection de vos données.
• Limites du système : Surveillez et gérez les paramètres à l'échelle du système, tels que la taille maximale des fichiers téléchargés, afin d'optimiser les performances et le stockage.

Abonnement et facturation

Gardez un contrôle total sur votre niveau de service et votre continuité :

• Gestion du forfait : Augmentez ou réduisez votre forfait d'abonnement pour l'adapter à l'évolution des besoins de votre organisation.
• Historique de facturation : Accédez à vos factures et téléchargez-les, et gérez vos modes de paiement pour garantir un service ininterrompu.

Informations critiques

Actions permanentes La suppression d'un compte ou la modification structurelle importante des paramètres de votre espace de travail est permanente. Assurez-vous toujours d'avoir sauvegardé les données nécessaires et d'avoir consulté vos parties prenantes avant d'exécuter des changements administratifs de haut niveau.

Modifications de sous-domaine Modifier le sous-domaine de votre espace de travail modifiera l'URL utilisée pour accéder à votre plateforme. Cela peut rendre les favoris existants, les liens enregistrés ou les intégrations tierces inaccessibles. Planifiez ces modifications durant les périodes de faible activité.

Profil : Votre identité personnalisée dans votre espace de travail

La section Profil sert d'interface individualisée pour chaque utilisateur au sein de l'écosystème ChecklistGuro. Tandis que la section Compte gère les paramètres globaux à l'échelle de l'organisation, la section Profil est dédiée à votre expérience utilisateur personnelle et à vos préférences opérationnelles individuelles.

C'est ici que vous définissez la manière dont vous interagissez avec la plateforme, gérez vos notifications personnelles et personnalisez votre identité numérique au sein de l'espace de travail de votre équipe.

Identité et personnalisation

Gérez la manière dont vous êtes représenté auprès de vos collègues et la façon dont vous interagissez avec l'interface de la plateforme :

• Identité de l'utilisateur : Mettez à jour votre photo de profil (avatar) et votre nom d'affichage pour garantir une identification claire dans les assignations de tâches, les commentaires et les journaux d'audit.
• Biographie personnalisée : (Facultatif) Fournissez un bref résumé professionnel pour aider vos coéquipiers à comprendre votre rôle et votre expertise au sein de l'organisation.
• Fuseau horaire et localisation : Configurez votre fuseau horaire personnel ainsi que vos formats de date et d'heure préférés. Cela garantit que toutes les échéances, les dates limites des tâches et les journaux d'activité sont synchronisés avec vos heures de travail locales, évitant ainsi les conflits de planning.

Gestion des notifications et des alertes

Contrôlez le flux d'informations pour éviter la < fatigue des notifications > et vous assurer de ne recevoir que les mises à jour de haute priorité :

• Préférences d'e-mail : Définissez quelles activités de la plateforme déclenchent une notification par e-mail (par exemple, les mentions directes, l'attribution de tâches ou les annonces du système).
• Notifications intégrées : Personnalisez le comportement du système d'alerte en temps réel de la plateforme, vous permettant de gérer la manière dont les notifications sur ordinateur ou via le navigateur sont délivrées.
• Paramètres des résumés : (le cas échéant) Configurez des résumés quotidiens ou hebdomadaires pour consulter toute l'activité de la plateforme dans une seule communication organisée.

Sécurité et authentification personnelle

Gérez les identifiants et les couches de sécurité qui protègent votre accès individuel :

• Gestion des identifiants : Mettez à jour votre mot de passe et gérez vos méthodes d'authentification secondaire afin de maintenir la sécurité de votre compte utilisateur.
• Authentification multi-facteurs (MFA) : Configurez et gérez vos paramètres MFA personnels afin d'ajouter une couche de sécurité essentielle à votre processus de connexion.
• Gestion des sessions : Examinez et gérez les sessions actives pour vous assurer que votre compte n'est accessible qu'à partir d'appareils autorisés et reconnus.

Informations critiques

Sensibilisation à la sécurité Ne partagez jamais vos identifiants de profil ou vos codes de récupération MFA avec qui que ce soit. Les administrateurs et le personnel d'assistance de ChecklistGuro ne vous demanderont jamais votre mot de passe.

Cadre de Support et de Service : Votre porte d'entrée vers la résolution

La section Support constitue la couche de communication formelle entre votre organisation et les équipes d'ingénierie et de réussite de ChecklistGuro. Tandis que les sections Compte et Données régissent vos opérations internes, le cadre de Support fournit le mécanisme externe pour l'escalade technique, le compte rendu de la maintenance de la plateforme et l'amélioration continue.

Ceci est le centre de convergence centralisé pour toutes les demandes sortantes, allant des rapports de bugs système critiques aux demandes de fonctionnalités stratégiques.

Modalités de prise en charge

Notre écosystème de support est structuré en trois canaux distincts, chacun étant conçu pour répondre à des niveaux spécifiques d'urgence technique et de complexité :

1. Signalement d'incidents techniques (Rapports de bugs)

Lorsque la plateforme s'écarte de son comportement prévu, le canal de signalement de bugs vous permet de déclencher une investigation technique.

• Examen de l'incident : Afin de garantir une résolution rapide, nos ingénieurs ont besoin d'étapes de reproduction détaillées, de journaux système ou de preuves visuelles (captures d'écran/enregistrements) pour diagnostiquer la cause profonde.
• Acheminement prioritaire : Les bugs critiques - ceux qui impactent la stabilité de l'espace de travail ou l'intégrité des données - sont automatiquement transmis via notre pipeline de déploiement haute priorité.

2. Demandes générales et assistance aux utilisateurs

Pour toute question concernant les fonctionnalités de la plateforme, l'optimisation des flux de travail ou des conseils d'utilisation, le canal < General Inquiry > vous offre un accès direct à nos spécialistes du support.

• Conseils fonctionnels : Utilisez ce canal pour clarifier des configurations complexes ou pour comprendre comment les nouvelles mises à jour de la plateforme impactent vos flux de travail existants.
• SLA de réponse : Nous respectons un accord de niveau de service (SLA) standardisé, visant à accuser réception de toutes les demandes non critiques dans un délai de 24 à 48 heures ouvrables.

3. Évolution du produit (demandes de fonctionnalités)

Le cadre de support sert de boucle de rétroaction pour notre cycle de vie de développement de produits.

• Commentaires sur l'innovation : Les utilisateurs peuvent soumettre des suggestions structurelles et des demandes de fonctionnalités qui sont examinées par notre équipe de gestion de produits lors de nos cycles de planification de la feuille de route.
• Amélioration continue : Vos commentaires contribuent directement à l'évolution de l'écosystème ChecklistGuro.

Protocoles de support critiques

Attentes en matière de niveau de service

Toutes les demandes d'assistance sont traitées dans l'ordre de leur réception, avec une priorité établie selon leur impact. Bien que nous nous efforcions de résoudre les problèmes rapidement, la complexité de certaines demandes techniques peut nécessiter des périodes d'investigation prolongées.

Sécurité et confidentialité de l'information

Lors de la soumission de tickets d'assistance, il est rappelé aux utilisateurs de respecter notre Politique de confidentialité des données.

• Données sensibles : Ne jamais inclure de mots de passe en clair, de clés API ou de données personnelles (PII) hautement sensibles dans une description ou une pièce jointe de support.
• Pièces jointes sécurisées : Si un problème technique nécessite le partage de journaux (logs), veuillez vous assurer que tous les identifiants sensibles sont masqués avant l'envoi.

Gestion des incidents

En cas d'interruption de service à l'échelle de la plateforme, l'équipe d'assistance communiquera les mises à jour par e-mail.