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Liste de contrôle de l'organisation d'événements : Audit des fonctions hôtelières et de l'expérience client Checklist

Assurez le succès de vos événements grâce à notre liste de contrôle de planification ! Cet audit des fonctions hôtelières et de l'expérience client couvre chaque détail, de l'aménagement de la salle et du service traiteur à la préparation du personnel et à la satisfaction des clients. Idéal pour les hôtels et les lieux de réception qui visent un service exceptionnel et des expériences inoubliables.

Style d'affichage

Coordination préalable à l'événement

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Tâches liées à la planification initiale et aux communications avec l'hôtel.

Confirmation de réservation - Date

Personne à contacter à l'hôtel

Numéro de téléphone de la personne à contacter

Numéro de contrat d'événement

Éléments clés du contrat d'événement (par exemple, location de salle, services)

Nombre estimé de participants

Type de chambre/Configuration confirmée.

Heure de la réunion préalable à l'événement

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Installation et logistique des lieux

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Vérification de l'agencement de la pièce, du matériel et de l'accessibilité.

Capacité d'accueil (confirmée)

Configuration de l'agencement des pièces

Emplacement de la scène/du podium

Temps de finalisation de l'installation

Heure de début de démolition prévue

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Instructions de montage spécifiques (par exemple, habillage, disposition des meubles)

Mobilier requis (Cocher les cases pertinentes)

Schéma de l'agencement des pièces (si disponible)

Matériel audiovisuel et technique

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Assurer le bon fonctionnement et la configuration correcte de tous les équipements audiovisuels.

Luminosité du projecteur (lumens)

Type de microphone

Heure de test des équipements audiovisuels programmée

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Remarques sur les demandes spécifiques concernant l'installation audiovisuelle

Câbles/Adaptateurs nécessaires

Configuration du système de sonorisation

Date du dernier entretien du matériel audiovisuel

Restauration et services alimentaires

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Confirmation du menu, des restrictions alimentaires et de la qualité du service.

Nombre de participants confirmés

Restrictions alimentaires (Cochez toutes les cases qui s'appliquent)

Exigences alimentaires spécifiques / Allergies (Détails)

Confirmation de la sélection du menu

Heure de livraison/service prévue

Confirmation de l'heure de fin du service alimentaire

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Type de service des boissons

Notes sur la présentation des plats et les exigences d’installation.

Accueil et enregistrement des invités

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Process d'enregistrement fluide et assistance aux clients.

Nombre d'arrivées précoces

Rapidité d'enregistrement (estimation)

Commentaires des clients/Demandes spéciales prises en compte.

Méthode de distribution des clés de chambre

Date d'arrivée

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Assistance client nécessaire (Cocher toutes les cases applicables)

Exécution et gestion d'événements

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Assurer le suivi du déroulement de l'événement et traiter les éventuels problèmes.

Heure de début prévue

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Effectifs présents vs. Présence prévue

Technicien audiovisuel sur place ?

Rencontrez-vous des problèmes pendant l'événement ?

Détails du problème « Autre » (si sélectionné)

Heure de fin de l'événement réel

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Résumé du déroulement de l'événement et observations

Nettoyage et inspection post-événement

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Confirmation que les lieux sont laissés dans l'état convenu.

Évaluation des dommages à la pièce (score de 1 à 5)

État des conteneurs à ordures et au recyclage

Notes détaillées concernant les dommages ou problèmes.

Date de l'inspection finale

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Appréciation générale de la propreté (Excellent, Bon, Moyen, Mauvais)

Photos de l’état après l’événement (facultatif)

Satisfaction client et avis

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Recueillir les commentaires des clients et identifier les axes d'amélioration.

Satisfaction globale (sur 10)

Amiabilité du personnel

Propreté des chambres

Qu'avez-vous le plus apprécié dans votre expérience ?

Qu'aurions-nous pu faire de mieux ?

Recommanderiez-vous notre hôtel à d'autres ?

Facultatif : Télécharger des photos liées à votre expérience (par exemple, pièce, lieu).

Sécurité et sûreté

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Garantir la sécurité et la sûreté de tous les participants et des biens.

Les issues de secours sont-elles clairement indiquées ?

Nombre de personnel de sécurité présent

Extincteurs vérifiés et conformes ?

Risques de sécurité évalués (Cocher toutes les options qui s'appliquent)

Date de la dernière formation du personnel de sécurité

Emplacement de la trousse de premiers secours

Des incidents de sécurité ont-ils été signalés ?

Formation et briefing du personnel hôtelier

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Confirmation de la sensibilisation et de la préparation du personnel à l'événement.

Synthèse du compte rendu

Compréhension du déroulement des événements

Nombre de participants confirmés à l'événement

Contacts et responsabilités pour les événements clés

Date de la dernière formation à la sécurité

Pauses programmées pendant l'événement

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Connaissance des procédures d'urgence

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Liste de contrôle de préparation aux situations d'urgence de l'hôtel

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Modèle de liste de contrôle de sécurité incendie pour hôtels

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Modèle de liste de contrôle pour l'arrivée des clients d'hôtel

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Liste de contrôle du nettoyage et de la désinfection de la brasserie

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Liste de contrôle du personnel de ménage - Cabines de navire de croisière

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