Modèle de liste de contrôle pour la planification d'événements Checklist
Assurez une exécution d'événement impeccable ! Notre modèle de liste de contrôle de planification d'événements couvre tout, de la sélection du lieu et la gestion des fournisseurs à la restauration et l'expérience des invités - rationalisez votre planification, réduisez le stress et organisez des événements inoubliables. Téléchargez maintenant !
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Concept d'événement et budgétisation
Définir l'objectif, le thème de l'événement et établir un budget détaillé.
Nom de l'événement
Description / Objectif de l'événement
Nombre estimé d'invités
Allocation budgétaire totale
Date de l'événement visé
Type d'événement
Budget pour le lieu
Sélection du lieu et logistique
Trouver et sécuriser le lieu parfait, en tenant compte de la capacité, de l'accessibilité et des équipements nécessaires.
Adresse du lieu
Capacité de la salle (Max)
Date de réservation du lieu
Type de lieu
Commodités disponibles
Notes sur le lieu/Exigences spécifiques
Gestion des fournisseurs
Recherche, réservation et coordination avec tous les fournisseurs (traiteur, divertissement, décoration, etc.).
Traiteur sélectionné ?
Coordonnées du Traiteur
Divertissement réservé ?
Frais de divertissement (USD)
Contrats avec les fournisseurs
Date limite du contrat fournisseur
Photographe confirmé ?
Exigences/Notes spéciales des fournisseurs
Légal & Permis
Assurer que tous les permis, licences et assurances nécessaires sont en place.
Nom légal de l'organisateur de l'événement
Date de soumission de la demande de permis
Type de permis requis (exemples : alcool, bruit, rassemblement)
Affluence estimée
Type de couverture d'assurance
Description des activités de l'événement (pour la demande de permis)
Copie du certificat d'assurance événementielle
Date d'expiration du permis
Marketing et promotion
Créer et exécuter un plan marketing pour atteindre le public cible.
Budget des médias sociaux
Canal de marketing principal
Plateformes de médias sociaux à utiliser
Date de début de la campagne marketing
Message marketing / Points clés
Graphismes/Visuels marketing (ex. : affiche d'événement)
Gestion des invités
Gestion des invitations, des RSVP et de la communication avec les invités.
Nombre d'invités estimé
Date limite de réponse
Méthode de confirmation de présence
Restrictions alimentaires (Invité)
Préciser les allergies (si sélectionné)
Besoins d'accessibilité (Invité)
Personne contact (pour les questions des invités)
Date de confirmation finale du nombre d'invités
Chronologie et planification
Élaborer une chronologie détaillée de toutes les tâches précédant et durant l'événement.
Date limite de réservation de la salle
Nombre d'invitations à envoyer
Date d'envoi des invitations
Date limite de réponse
Heure de début de configuration du fournisseur
Date de confirmation finale du fournisseur
Note clé jalon 1 (par exemple, sélection du menu traiteur)
Jour de l'événement - Arrivée des artistes
Installation et Décoration
Planification et exécution de l'aménagement du lieu, y compris les décorations et le plateau.
Centre de table style
Nombre de ballons
Type d'éclairage
Image d'inspiration décorative
Instructions de décoration détaillées
Nombre de housses de chaise
Vérification de la cohérence thématique
Déroulement le jour de l'événement
Gérer le déroulement de l'événement, superviser le personnel et assurer la satisfaction des invités.
Heure d'arrivée du personnel clé
Zone de préparation des fournisseurs confirmée ?
Nombre d'invités (réel)
Vérification de l'équipement son/vidéo
Statut du service de bar
Notes/Incidents Pendant l'Événement
Statut du service alimentaire
Bilan Post-Événement
Évaluation du succès de l'événement, collecte des commentaires et finalisation des paiements.
Total des dépenses de l'événement
Chiffre d'affaires total généré
Bénéfice/Perte
Commentaires de performance des fournisseurs
Résumé des commentaires des invités
Qu'est-ce qui a bien fonctionné ?
Axes d'amélioration
Date de paiement final
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Démonstration de la solution de gestion de l'hôtellerie
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