ChecklistGuro Processus de gestion des demandes de permis
Simplifiez vos procédures d’approbation réglementaire grâce à notre processus complet de gestion des demandes de permis. Optimisez chaque étape du cycle de vie, de la soumission initiale et de la vérification automatisée à l’examen rigoureux et à la délivrance finale, afin d’éliminer les goulots d’étranglement, de garantir la conformité et d’accélérer les délais de traitement dans votre flux de travail de gestion des dossiers.
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Début
Début du flux de travail/processus.
1. Récupérer les informations du candidat
Récupérez les informations existantes du modèle de données « Demandeur » afin de préremplir le formulaire de demande de permis.
2. Lancer la demande de permis.
Créez une nouvelle entrée dans le modèle de données « Demandes de permis » avec le statut initial « Brouillon ».
3. Mettre à jour le statut de la candidature : en attente.
Une fois la demande de permis soumise, modifiez le statut de l’entrée correspondante et indiquez « En cours d’examen ».
4. Obtenir les exigences du site.
Obtenez les règlements relatifs à l’aménagement du territoire et à l’utilisation des sols à partir du modèle de données « Normes réglementaires ».
5. Attribuer la tâche d’examen de la classification des zones.
Créez une tâche pour que l’agent chargé du zonage examine la demande et vérifie si elle est conforme aux réglementations locales.
6. Calculer les frais de dossier.
Calculez le montant total des frais en fonction du type de permis et de la superficie du terrain.
7. Montant des frais calculés enregistré
Mettez à jour la rubrique « Demande de permis » en y indiquant le montant des frais calculé.
8. Examen du plan technique
Créez une tâche pour le service d’ingénierie afin qu’il examine les plans des structures.
9. Vérifiez l’intégralité du document.
Vérifiez si toutes les pièces jointes requises (carte d’identité, plans, plan du site) sont présentes dans le modèle « Pièces jointes » correspondant.
10. Frais totaux d’inspection
Additionnez tous les frais d’inspection secondaire associés à ce type de permis spécifique.
11. Informer le candidat de la soumission de sa candidature.
Envoyez un courriel de confirmation au candidat une fois que la demande aura été reçue.
12. Tâche d’inspection sur le terrain
Créez une tâche pour que l’inspecteur sur le terrain se rende sur le site.
13. Résultats de l’inspection des journaux
Mettez à jour la fiche de l’application avec les conclusions de l’inspecteur et indiquez si l’application a passé ou échoué à l’évaluation.
14. Générer un certificat de permis.
Créez une nouvelle entrée dans le modèle de données « Permis délivrés » si la demande est approuvée.
15. Envoyer la notification de décision par SMS.
Envoyez un bref message SMS à la personne qui a fait la demande pour l’informer de l’approbation ou du rejet de sa demande de permis.
16. Rapport mensuel sur le nombre de permis délivrés.
Élaborez un rapport sur les performances qui indique le temps écoulé entre le dépôt de la demande et la délivrance de tous les permis pour ce mois-ci.
17. Supprimer les brouillons rejetés.
Supprimez les brouillons incomplets ou les entrées dupliquées du système afin de garantir la qualité des données.
Fin
Fin du flux de travail/processus.
Début du flux de travail/processus.
Récupérez les informations existantes du modèle de données « Demandeur » afin de préremplir le formulaire de demande de permis.
Créez une nouvelle entrée dans le modèle de données « Demandes de permis » avec le statut initial « Brouillon ».
Une fois la demande de permis soumise, modifiez le statut de l’entrée correspondante et indiquez « En cours d’examen ».
Obtenez les règlements relatifs à l’aménagement du territoire et à l’utilisation des sols à partir du modèle de données « Normes réglementaires ».
Créez une tâche pour que l’agent chargé du zonage examine la demande et vérifie si elle est conforme aux réglementations locales.
Calculez le montant total des frais en fonction du type de permis et de la superficie du terrain.
Mettez à jour la rubrique « Demande de permis » en y indiquant le montant des frais calculé.
Créez une tâche pour le service d’ingénierie afin qu’il examine les plans des structures.
Vérifiez si toutes les pièces jointes requises (carte d’identité, plans, plan du site) sont présentes dans le modèle « Pièces jointes » correspondant.
Additionnez tous les frais d’inspection secondaire associés à ce type de permis spécifique.
Envoyez un courriel de confirmation au candidat une fois que la demande aura été reçue.
Créez une tâche pour que l’inspecteur sur le terrain se rende sur le site.
Mettez à jour la fiche de l’application avec les conclusions de l’inspecteur et indiquez si l’application a passé ou échoué à l’évaluation.
Créez une nouvelle entrée dans le modèle de données « Permis délivrés » si la demande est approuvée.
Envoyez un bref message SMS à la personne qui a fait la demande pour l’informer de l’approbation ou du rejet de sa demande de permis.
Élaborez un rapport sur les performances qui indique le temps écoulé entre le dépôt de la demande et la délivrance de tous les permis pour ce mois-ci.
Supprimez les brouillons incomplets ou les entrées dupliquées du système afin de garantir la qualité des données.
Fin du flux de travail/processus.
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