ChecklistGuro Lista de verificación para la reunión de inicio del proyecto Checklist
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Preparación previa a la reunión
Tareas a completar antes de la reunión para asegurar un comienzo productivo.
Revisar propuesta de proyecto y contrato
Recopilar los documentos relevantes del proyecto (planos, especificaciones, permisos).
Confirmación de Asistencia (Para la Capacidad del Salón/Plataforma)
Confirmar fecha y hora de la reunión.
Elige la plataforma de la reunión (presencial, Zoom, Microsoft Teams, etc.)
Elaborar borrador de agenda
Identificar a los interesados clave (Cliente, Arquitecto, Ingeniero, Subcontratistas)
Logística de la reunión
Asegurar que el entorno de la reunión y la tecnología estén configurados correctamente.
Ubicación de la reunión (física o virtual)
Hora de inicio de la reunión
Número de asistentes confirmados
Plataforma de reuniones (si es virtual)
Prueba de audio/video completada (si es virtual)
Orden del día (subido)
Presentaciones y roles
Asegurándose de que todos los asistentes sean presentados y sus roles estén claramente definidos.
Facilitador/a de la reunión
Nombre del jefe de proyecto
Nombre del representante del cliente
Nombre del arquitecto
Nombre del Contratista General
Breve presentación de cada asistente (rol y experiencia)
Confirmar que los roles estén alineados con el organigrama del proyecto.
Visión General del Proyecto y Objetivos
Revisando el alcance del proyecto, los objetivos y los factores clave de éxito.
Descripción del proyecto y antecedentes
Objetivos del proyecto – ¿Qué intentamos lograr?
Presupuesto general del proyecto (Estimado)
Objetivos Clave del Proyecto (Objetivos SMART)
Método de entrega del proyecto (p. ej., Diseño-Licitación-Construcción, Diseño-Construcción, CM con riesgo)
Alcance: Resumen General
Exclusiones del alcance (¿Qué NO está incluido?)
Comunicación e Informes
Establecimiento de protocolos de comunicación, frecuencias de reporte y vías de escalamiento.
Método de Comunicación Preferido (Principal)
Método de Comunicación Preferido (Asuntos Urgentes)
Frecuencia de presentación (p. ej., diaria, semanal)
Fecha límite del primer informe de progreso
Ruta de Escalamiento de Problemas
Software de Gestión de Proyectos
Persona de contacto para consultas sobre informes
Cronograma y Hitos
Revisando el cronograma del proyecto, los hitos clave y las posibles restricciones.
Revisar fecha de inicio del proyecto
Confirmar duración del proyecto (en días/semanas)
Confirmar fecha objetivo del Hito 1.
Confirmar fecha objetivo del Hito 2.
Analizar posibles restricciones de horario (p. ej., condiciones climáticas, plazos de suministro de materiales).
Revisión del Cronograma (Semanal/Quincenal/Mensual)
Estimar tiempo de reserva/colchón para posibles retrasos (en días)
Revisar el cronograma de ruta crítica (si está disponible).
Gestión de Riesgos y Problemas
Identificar los riesgos potenciales y establecer un proceso para la resolución de problemas.
Resumen de la Evaluación Preliminar de Riesgos
Riesgos de Alto Nivel Identificados (Seleccione todas las que correspondan)
Probabilidad estimada (1-10) para el riesgo principal (p. ej., retrasos en permisos)
Impacto Estimado (1-10) para Riesgo Principal (p. ej., Retrasos en Permisos)
Discusión concisa de estrategias de mitigación para los principales riesgos.
Ruta de Escalada de Riesgos (Contacto Principal)
Fecha de la próxima reunión de revisión de riesgos
Próximos pasos y acciones a realizar.
Definir los próximos pasos inmediatos y asignar responsabilidades.
Identificar y designar a la persona encargada de tomar acta de la reunión.
Resumen breve de las decisiones clave adoptadas
Acciones de seguimiento inmediatas (Seleccione todas las que correspondan)
Asignado a (Elemento de seguimiento 1)
Fecha límite (elemento de seguimiento 1)
Asignado a (Ítem de seguimiento 2)
Fecha de vencimiento (elemento de seguimiento 2)
Seguimiento posterior a la reunión
Acciones necesarias tras la reunión para asegurar el progreso y la responsabilidad.
Fecha de Distribución de las Actas
Resumen de Decisiones Clave y Puntos de Acción (Registro para futura referencia)
Confirmación de lista de distribución (Confirmar quién recibió las actas)
Número de asistentes que confirmaron haber recibido las actas de la reunión.
Notas sobre preguntas pendientes o asuntos que requieren mayor aclaración.
Carga de la grabación de la reunión (si aplica)
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