ChecklistGuro Proceso de incorporación y gestión de subcontratistas
Optimice sus proyectos de construcción con nuestro completo proceso de incorporación y gestión de subcontratistas. Domine cada etapa del ciclo de vida del subcontratista, desde la evaluación y verificación del cumplimiento de los requisitos hasta la gestión eficiente de los contratos y el seguimiento del desempeño. Reduzca los costos generales, minimice los riesgos y garantice una coordinación fluida en la obra con un flujo de trabajo estructurado diseñado para mantener a sus equipos organizados y asegurar que sus proyectos se desarrollen según lo previsto.
Inicio
Inicio del flujo de trabajo/proceso.
1. Inicializar el perfil del subcontratista
Cree una nueva entrada en el modelo de datos de «Subcontratistas» para iniciar el registro de incorporación.
2. Recopile los documentos de cumplimiento.
Asigne al coordinador de incorporación la tarea de verificar los documentos de seguro, las licencias y la documentación fiscal.
3. Actualizar el estado de cumplimiento.
Una vez que se hayan revisado los documentos, actualice el campo «Estado de cumplimiento» en la ficha del subcontratista a «Verificado».
4. Obtener el número de identificación fiscal del proveedor.
Recupere el número de identificación fiscal y los datos de la empresa del formulario de registro que se envió.
5. Enviar correo electrónico de bienvenida.
Envíe un correo electrónico de bienvenida estandarizado al subcontratista, en el que se incluyan las instrucciones para acceder al portal.
6. Verificación de antecedentes y referencias
Cree una tarea para que el equipo de Gestión de Riesgos realice las verificaciones de antecedentes y referencias necesarias.
7. Calcular la puntuación de riesgo
Aplique una fórmula basada en las deficiencias de cumplimiento, los años de actividad de la empresa y las calificaciones de referencia para generar una puntuación de riesgo.
8. Establecer el nivel de riesgo
Actualice el campo «Nivel de riesgo» en el modelo de datos del subcontratista en función de la puntuación calculada.
9. Obtener modelos de contrato
Obtenga la plantilla pertinente del Acuerdo Marco de Servicios (MSA) del modelo de datos, según el tipo de servicio.
10. Crear registro de contrato
Cree una nueva entrada en el modelo de datos de «Contratos» y vincúlela a la entrada del «Subcontratista».
11. Firma definitiva del contrato
Asigne al subcontratista la tarea de firmar el contrato digital.
12. Activar al subcontratista
Actualice el campo «Estado» a «Activo» una vez que se reciba el contrato firmado.
13. Calcular el costo total de incorporación.
Para realizar el seguimiento del presupuesto, sume los «costos de incorporación» o los «costos de configuración» de todas las entradas activas de subcontratistas.
14. Notificar al jefe de campo.
Envíe un mensaje SMS al responsable de campo para informarle de que un nuevo subcontratista está listo para ser asignado.
15. Generar el informe mensual de incorporación de nuevos empleados.
Elabore un informe que resuma el número de nuevos subcontratistas contratados y sus puntuaciones promedio de riesgo.
Fin
Fin del flujo de trabajo/proceso.
Inicio del flujo de trabajo/proceso.
Cree una nueva entrada en el modelo de datos de «Subcontratistas» para iniciar el registro de incorporación.
Asigne al coordinador de incorporación la tarea de verificar los documentos de seguro, las licencias y la documentación fiscal.
Una vez que se hayan revisado los documentos, actualice el campo «Estado de cumplimiento» en la ficha del subcontratista a «Verificado».
Recupere el número de identificación fiscal y los datos de la empresa del formulario de registro que se envió.
Envíe un correo electrónico de bienvenida estandarizado al subcontratista, en el que se incluyan las instrucciones para acceder al portal.
Cree una tarea para que el equipo de Gestión de Riesgos realice las verificaciones de antecedentes y referencias necesarias.
Aplique una fórmula basada en las deficiencias de cumplimiento, los años de actividad de la empresa y las calificaciones de referencia para generar una puntuación de riesgo.
Actualice el campo «Nivel de riesgo» en el modelo de datos del subcontratista en función de la puntuación calculada.
Obtenga la plantilla pertinente del Acuerdo Marco de Servicios (MSA) del modelo de datos, según el tipo de servicio.
Cree una nueva entrada en el modelo de datos de «Contratos» y vincúlela a la entrada del «Subcontratista».
Asigne al subcontratista la tarea de firmar el contrato digital.
Actualice el campo «Estado» a «Activo» una vez que se reciba el contrato firmado.
Para realizar el seguimiento del presupuesto, sume los «costos de incorporación» o los «costos de configuración» de todas las entradas activas de subcontratistas.
Envíe un mensaje SMS al responsable de campo para informarle de que un nuevo subcontratista está listo para ser asignado.
Elabore un informe que resuma el número de nuevos subcontratistas contratados y sus puntuaciones promedio de riesgo.
Fin del flujo de trabajo/proceso.
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