ChecklistGuro Modèle de liste de contrôle pour gala caritatif : enchères, divertissement et gestion des relations avec les donateurs
Organisez un gala de bienfaisance éblouissant qui dépasse vos objectifs de collecte de fonds ! Cette liste de contrôle complète couvre tous les aspects, de la réservation d'artistes renommés et de la gestion d'une vente aux enchères palpitante, au développement des relations avec les donateurs et à la garantie d'une soirée impeccable et percutante. Téléchargez-la dès maintenant et transformez votre gala de bien, à inoubliable.
Ce modèle a été installé 2 fois.
Planification préalable et collecte de fonds
Tâches liées à la planification initiale, à la collecte de fonds et à l'obtention des autorisations nécessaires.
Montant de l'objectif de collecte de fonds
Date de la réunion de planification initiale
Choix du thème
Description de l'événement (pour supports marketing)
Date limite de proposition de commandite
Modèle de budget
Lieu et logistique
Couvre la sélection du lieu, les contrats, la restauration, l'audiovisuel et autres détails logistiques.
Adresse du lieu
Date de l'événement
Heure de début de l'événement
Capacité maximale d'accueil
Nombre de participants confirmés
Service traiteur
Contrat de Location de Lieu
Notes sur le lieu / Demandes spéciales
Gestion des ventes aux enchères
Tâches spécifiques à la vente aux enchères, notamment l'acquisition des lots, la création du catalogue et le processus d'enchères.
Revenus d'enchères estimés
Catégories d'articles aux enchères
Photos des lots à vendre
Descriptions des lots (pour catalogue)
Enchère de départ - Article 1
Incrément minimal - Enchère d'article
Modes de paiement acceptés
Divertissement et Production
Détails concernant les artistes musicaux, les conférenciers, l'agencement de la scène, l'éclairage et la production globale de l'événement.
Type de divertissement
Contact divertissement
Détails du contrat d'artistes
Dimensions de la scène (largeur)
Dimensions de la scène (profondeur)
Date de confirmation du divertissement
Heure du spectacle
Rider Artistique/Exigences Techniques
Relations et reconnaissance des donateurs
Activités axées sur le développement des relations avec les donateurs et la reconnaissance de leur soutien.
Niveau de donateur (par exemple, Platine, Or, Argent)
Note de remerciement personnalisée (Brouillon)
Mode de communication privilégié
Date du premier don
Photo du donateur (pour affichage de reconnaissance)
Notes sur les préférences/intérêts des donateurs
Opportunité de reconnaissance (par exemple, placement de logo)
Marketing et promotion
Tâches liées à la promotion du gala et à l'attraction de participants.
Budget des médias sociaux
Canaux de marketing utilisés
Date de lancement de la campagne sur les médias sociaux.
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Fichiers graphiques promotionnels
Communiqué de presse envoyé ?
Nombre de visiteurs du site web (provenant du marketing)
Gestion des bénévoles
Tâches de recrutement, de formation et de coordination des bénévoles.
Nombre total de bénévoles requis
Postes de bénévoles disponibles
Messages de recrutement de bénévoles
Date de formation des bénévoles
Temps de formation des bénévoles
Compétences requises
Formulaire de candidature bénévole (Exemple)
Exécution du jour de l'événement
Activités à réaliser le jour du gala pour assurer le bon déroulement.
Heure d'arrivée du personnel clé
Installation du poste photographe
Nombre d'enregistrements de clients
État du matériel audiovisuel (Cocher toutes les options pertinentes)
Confirmation de l'aménagement des lieux par le responsable
Y a-t-il des problèmes ou des modifications immédiates ?
Suivi post-événement
Tâches liées à la remerciment des participants, des donateurs et des bénévoles, ainsi qu'à l'évaluation du succès de l'événement.
Date d'envoi du courriel de remerciement
Synthèse des commentaires des participants (à partir des enquêtes/commentaires)
Fonds levés au total
Documentation photo/vidéo post-événement
Satisfaction globale de l'événement (examen interne)
Leçons apprises et recommandations pour les événements futurs
Date de la dernière régularisation financière
Questions fréquemment posées
Puis-je personnaliser ce modèle après l'avoir installé ?
Absolument. Une fois installé, vous pouvez ajouter, supprimer ou réorganiser des tâches, ajouter des champs personnalisés et ajuster les échéances pour qu'elles correspondent à votre flux de travail spécifique.
Puis-je ajouter des images ou des photos aux éléments de cette liste de contrôle ?
Oui. Notre plateforme vous permet de joindre des photos, des signatures et des notes à n'importe quel élément d'une liste de contrôle, afin d'améliorer la vérification et de fournir une preuve de l'exécution de la tâche.
Puis-je créer une liste de contrôle personnalisée à partir de zéro au lieu d'utiliser un modèle ?
Oui. Vous pouvez utiliser notre fonctionnalité < Créez votre propre liste de contrôle > pour élaborer un processus de travail personnalisé, parfaitement adapté à vos besoins opérationnels.
Puis-je définir des dépendances entre les tâches ?
Oui, vous pouvez définir une logique conditionnelle et des dépendances afin de vous assurer que votre équipe suit la séquence d'opérations correcte.
Puis-je attribuer des éléments spécifiques d'une liste de contrôle à différents membres de l'équipe ?
Oui. Vous pouvez attribuer des tâches spécifiques à des employés désignés, ce qui garantit une répartition claire des responsabilités au sein de toute votre équipe.
Puis-je utiliser ces listes de contrôle sur des appareils mobiles, directement sur le terrain ?
Oui. Notre plateforme est entièrement adaptable, ce qui permet à votre équipe de compléter, de mettre à jour et de télécharger des photos dans les listes de contrôle directement depuis n'importe quel smartphone ou tablette.
Comment puis-je informer mon responsable une fois qu'une liste de contrôle est terminée ?
Vous pouvez configurer des notifications automatisées (par e-mail, notification push ou alertes intégrées à l'application) qui se déclenchent chaque fois qu'une liste de contrôle est terminée ou qu'un élément ne passe pas l'inspection.
Est-il possible que plusieurs personnes travaillent simultanément sur la même liste de contrôle ?
Oui, la plateforme prend en charge les mises à jour en temps réel, ce qui permet à plusieurs utilisateurs de contribuer à une seule liste de contrôle interactive.
Où sont stockées les données des listes de contrôle une fois celles-ci remplies ?
Tous les modèles de vérification remplis sont stockés de manière sécurisée dans votre tableau de bord Work OS, ce qui crée un historique d'audit permanent et consultable de vos opérations.
Puis-je générer des rapports à partir des résultats de ma liste de contrôle ?
Oui. Vous pouvez suivre les taux d'achèvement, identifier les problèmes récurrents et surveiller les performances de l'équipe grâce à nos outils intégrés de reporting et d'analyse.
Comment puis-je utiliser ces listes de contrôle à des fins de conformité ou d'audit ?
Étant donné que nos listes de contrôle enregistrent les horodatages, les photos et les signatures numériques, elles constituent une preuve numérique complète, utile pour garantir la conformité réglementaire et faciliter les audits internes.
Puis-je exporter les données de ma liste de contrôle une fois celle-ci remplie, afin de les utiliser dans d'autres outils ?
Oui. Vous pouvez exporter vos données dans différents formats (CSV, Excel, etc.) afin d'intégrer vos analyses opérationnelles à vos autres logiciels d'entreprise.
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