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Liste de contrôle des opérations de réception Checklist

Assurez l'efficacité et la conformité de votre salle de courrier ! Téléchargez notre checklist complète sur les Opérations de Salle de Courrier – un outil essentiel pour les responsables d'établissement. Optimisez la gestion du courrier, la sécurité et bien plus encore. Checklist gratuite !

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Acceptation et tri du courrier

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Tâches liées à la réception du courrier et des colis entrants, ainsi qu'à leur tri initial.

Heure de réception du courrier

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Nombre de pièces postales entrantes

Nombre de colis entrants

Type de facteur

Manipulation spéciale requise ?

Notes concernant le courrier entrant (dommages, articles inhabituels)

Point de dépôt pour les envois non livrables

Date de réception

Distribution du courrier

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Procédures de livraison du courrier et des colis aux destinataires au sein de l'établissement.

Nombre de boîtes aux lettres/lieux de destination

Mode de distribution (manuel/automatique)

Heure de distribution planifiée

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Notes sur les instructions de livraison particulières (p. ex. codes d'accès spécifiques)

Emplacement de dépôt de clés (le cas échéant)

Confirmation de livraison (obligatoire ?)

Services postaux

Date du dernier examen de la tournée de distribution

Expédition de courriers sortants

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Tâches liées à la préparation et à l'expédition du courrier et des colis sortants.

Préparation du courrier pour le facteur.

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Nombre de colis volumineux (plus de 4,5 kg)

Nombre total de lettres/colis petits

Mode d'expédition utilisé (le cas échéant)

Spécifier l'autre mode d'expédition (si sélectionné)

Port (total)

Confirmation/Suivi utilisé ?

Image du reçu (si applicable)

Date d'envoi du courrier

Contrôle d'accès et de sécurité

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Mesures visant à assurer la sécurité du courrier et des colis, et à contrôler l'accès au local postal.

Accès à la salle de courrier accordé à ?

Nombre de personnel autorisé(s) ayant accès à la salle de courrier

Quel type de système de contrôle d'accès est utilisé ?

Dernière vérification de la liste d'accès

Résumé du registre des incidents de sécurité (le cas échéant)

Procédure à suivre en cas de colis suspects ?

Examen des images de vidéosurveillance (le cas échéant)

Dernier contrôle du périmètre pour la zone de courrier.

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Maintenance et fonctionnement des équipements

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Vérifier le bon fonctionnement du matériel de la salle de courrier (balances, machines à affranchir, trieuses).

Dernière maintenance de la machine à affranchir

Lecture du compteur de timbrage

Notes sur la maintenance de la machine à affranchir (le cas échéant)

Mesure d'étalonnage (poids)

Date du dernier étalonnage de la balance

État de fonctionnement du trieur

Description des problèmes de tri (le cas échéant)

État du broyeur

Gestion des stocks et approvisionnement

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Suivi et réapprovisionnement du matériel de réception (enveloppes, étiquettes, timbre).

Quantité actuelle d'enveloppes standard

Quantité actuelle d'enveloppes légales

Quantité actuelle de pochettes à bulles (différentes tailles)

Quantité actuelle d'étiquettes d'expédition

Quantité actuelle de timbres postaux

Quantité actuelle de cartons déménagement (petit/moyen/grand)

Transporteur privilégié (pour les fournitures)

Date de la dernière commande

Observations sur les niveaux d'approvisionnement ou les besoins futurs

Gestion des déchets et recyclage

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Élimination appropriée des déchets du service courrier, y compris les documents confidentiels et les matériaux d'emballage.

Quantité de sacs de déchiquetage confidentiels

Nombre de cartons en carton recyclés

Poids du papier recyclé (lbs/kg)

État du bac de recyclage (Plein/Partiel/Vide)

Méthode de mise au rebut confidentielle

Si "Autre" est sélectionné comme méthode d'élimination, veuillez expliquer.

Dernière date de collecte des déchets/recyclage

Bon de suivi des déchets (le cas échéant)

Gestion des archives et documentation

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Tenir à jour des registres précis du volume de courrier, des coûts de port et des autres données pertinentes.

Volume total de courriers entrants (quotidien)

Volume total de courrier sortant (quotidien)

Frais de port (quotidien)

Date de l'enregistrement de messagerie

Heure de l'enregistrement du journal de messagerie

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Notes sur les événements postaux inhabituels (par exemple, courrier endommagé, préoccupations liées à la sécurité)

Méthode de calcul des frais de port (pour audit)

Copie numérisée du bordereau d'expédition (si applicable)

Respect des politiques de conservation des courriers (le cas échéant)

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Modèles de liste de contrôle associés

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Lease Renewal Checklist

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Maintenance Request Checklist

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Capital Improvement Planning Checklist

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Liste de contrôle d'ouverture/fermeture du bureau

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Liste de contrôle de préparation de la salle d'opération

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Liste de contrôle de la maintenance et de la sécurité des ascenseurs

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Compressed Air System Inspection Checklist

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