ChecklistGuro Liste de contrôle pour la gestion des fournisseurs dans le secteur de la santé : risques et conformité
Veillez à ce que les partenariats avec les fournisseurs contribuent à la sécurité des patients et à la protection des données. Cette liste de contrôle de la gestion des fournisseurs du secteur de la santé permet de rationaliser les vérifications préalables, l’évaluation des risques et le suivi de la conformité, ce qui est essentiel pour réduire les risques juridiques et financiers. Téléchargez-la dès maintenant et renforcez votre chaîne d’approvisionnement dans le domaine de la santé !
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Intégration des fournisseurs et vérification préalable
Évaluation initiale et analyse des risques liés aux nouveaux fournisseurs avant de conclure un contrat.
Description du fournisseur et services proposés.
Niveau de risque du fournisseur (faible, moyen, élevé)
Dépenses annuelles estimées
Services offerts (cochez toutes les options applicables)
Date de début du contrat du fournisseur
Licence commerciale/enregistrement du fournisseur
Examen des contrats et conformité juridique
S’assurer que les contrats respectent les exigences légales et réglementaires, notamment les clauses relatives à la loi HIPAA et à la sécurité des données.
Type de contrat
Résumé des principales clauses du contrat
Date d’entrée en vigueur du contrat
Date d’expiration du contrat
Valeur du contrat (USD)
Des clauses de conformité HIPAA sont-elles présentes ?
Signature pour l’approbation juridique
Évaluation de la stabilité financière
Évaluation de la santé financière du fournisseur afin d’atténuer les risques de perturbations potentielles dans la prestation des services.
Revenu annuel (en USD)
Ratio d’endettement sur capitaux propres
Ratio d’activité
Note de crédit (le cas échéant)
Date du dernier état financier.
Télécharger les derniers états financiers (format PDF)
Le plan de continuité des activités est-il disponible ?
Sécurité et protection des données
Vérification des protocoles de sécurité du fournisseur, de ses plans de gestion des incidents et de ses procédures de notification en cas de violation de données.
Certification relative au cadre de sécurité des fournisseurs (par exemple, SOC 2, HITRUST)
Force du chiffrement (longueur en bits)
Mesures de sécurité des données mises en œuvre.
Rapport d’évaluation de la sécurité des fournisseurs (par exemple, résultats des tests d’intrusion)
Conformité aux exigences de localisation des données
Résumé du plan de gestion des incidents du fournisseur
Conformité à l’accord sur les relations commerciales (Business Associate Agreement ou BAA)
S’assurer que l’accord sur la protection des données (BAA) est complet, exact et que le fournisseur s’y conforme.
L’accord de non-divulgation (NDA) a-t-il été signé ?
Date d’exécution du BAA
Résumé des principaux termes de l’accord sur la protection des données personnelles.
L’annexe sur la sécurité HIPAA est-elle incluse ?
Copie de l’accord BAA signé.
Nombre d’entités concernées répertoriées dans l’accord BAA
Les restrictions concernant l’utilisation des données ont-elles été clarifiées ?
Surveillance et rapports sur les performances
Suivi des performances des fournisseurs par rapport aux indicateurs convenus et résolution de tout problème de performance.
Pourcentage de disponibilité (dernier mois)
Temps moyen de réponse (en secondes)
Conformité à l’accord sur le niveau de service (ANS)
Nombre d’incidents critiques
Date de la dernière évaluation des performances
Résumé des tendances de performance (dernier trimestre)
Audits et évaluations des risques
Vérifications régulières du respect par les fournisseurs de leurs obligations contractuelles et des exigences réglementaires.
Date du dernier audit
Type d’audit
Score d’audit (de 1 à 100)
Résumé des conclusions de l’audit
Points de non-conformité
Documents justificatifs pour l’audit
Responsable du plan de correction
Date d’achèvement des travaux de correction
Gestion des relations avec les fournisseurs
Assurer une communication ouverte et une collaboration étroite avec les fournisseurs afin de garantir leur satisfaction continue et d’atténuer les risques.
Fréquence des réunions de suivi planifiées
Date de la dernière communication/réunion
Niveau général de satisfaction à l’égard des fournisseurs
Résumé des récentes communications et principaux points abordés lors des discussions.
Personne de contact désignée pour les problèmes nécessitant une escalade.
Sujets à aborder lors du prochain examen programmé.
Processus de désactivation et récupération des données
Assurer une désactivation sécurisée des accès des fournisseurs et récupérer les données sensibles à la fin du contrat.
Date de résiliation du contrat
Motif de la résiliation du contrat
Documentation concernant la notification de résiliation.
État de la récupération des données
Nombre d’enregistrements de données récupérés
Remarques sur le processus de récupération des données
Signature du responsable
Amélioration et mises à jour continues
Révision et mise à jour des processus de gestion des fournisseurs afin de prendre en compte les nouveaux risques et les évolutions réglementaires.
Date de la dernière évaluation du processus
Récapitulatif des modifications apportées aux processus récemment.
Les dernières mises à jour réglementaires ont-elles été prises en compte ?
Nombre d’audits de gestion des fournisseurs effectués cette année.
Domaines dans lesquels des améliorations sont possibles.
Points à l’ordre du jour pour le prochain cycle d’évaluation.
Questions fréquemment posées
Puis-je personnaliser ce modèle après l'avoir installé ?
Absolument. Une fois installé, vous pouvez ajouter, supprimer ou réorganiser des tâches, ajouter des champs personnalisés et ajuster les échéances pour qu'elles correspondent à votre flux de travail spécifique.
Puis-je ajouter des images ou des photos aux éléments de cette liste de contrôle ?
Oui. Notre plateforme vous permet de joindre des photos, des signatures et des notes à n'importe quel élément d'une liste de contrôle, afin d'améliorer la vérification et de fournir une preuve de l'exécution de la tâche.
Puis-je créer une liste de contrôle personnalisée à partir de zéro au lieu d'utiliser un modèle ?
Oui. Vous pouvez utiliser notre fonctionnalité < Créez votre propre liste de contrôle > pour élaborer un processus de travail personnalisé, parfaitement adapté à vos besoins opérationnels.
Puis-je définir des dépendances entre les tâches ?
Oui, vous pouvez définir une logique conditionnelle et des dépendances afin de vous assurer que votre équipe suit la séquence d'opérations correcte.
Puis-je attribuer des éléments spécifiques d'une liste de contrôle à différents membres de l'équipe ?
Oui. Vous pouvez attribuer des tâches spécifiques à des employés désignés, ce qui garantit une répartition claire des responsabilités au sein de toute votre équipe.
Puis-je utiliser ces listes de contrôle sur des appareils mobiles, directement sur le terrain ?
Oui. Notre plateforme est entièrement adaptable, ce qui permet à votre équipe de compléter, de mettre à jour et de télécharger des photos dans les listes de contrôle directement depuis n'importe quel smartphone ou tablette.
Comment puis-je informer mon responsable une fois qu'une liste de contrôle est terminée ?
Vous pouvez configurer des notifications automatisées (par e-mail, notification push ou alertes intégrées à l'application) qui se déclenchent chaque fois qu'une liste de contrôle est terminée ou qu'un élément ne passe pas l'inspection.
Est-il possible que plusieurs personnes travaillent simultanément sur la même liste de contrôle ?
Oui, la plateforme prend en charge les mises à jour en temps réel, ce qui permet à plusieurs utilisateurs de contribuer à une seule liste de contrôle interactive.
Où sont stockées les données des listes de contrôle une fois celles-ci remplies ?
Tous les modèles de vérification remplis sont stockés de manière sécurisée dans votre tableau de bord Work OS, ce qui crée un historique d'audit permanent et consultable de vos opérations.
Puis-je générer des rapports à partir des résultats de ma liste de contrôle ?
Oui. Vous pouvez suivre les taux d'achèvement, identifier les problèmes récurrents et surveiller les performances de l'équipe grâce à nos outils intégrés de reporting et d'analyse.
Comment puis-je utiliser ces listes de contrôle à des fins de conformité ou d'audit ?
Étant donné que nos listes de contrôle enregistrent les horodatages, les photos et les signatures numériques, elles constituent une preuve numérique complète, utile pour garantir la conformité réglementaire et faciliter les audits internes.
Puis-je exporter les données de ma liste de contrôle une fois celle-ci remplie, afin de les utiliser dans d'autres outils ?
Oui. Vous pouvez exporter vos données dans différents formats (CSV, Excel, etc.) afin d'intégrer vos analyses opérationnelles à vos autres logiciels d'entreprise.
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