ChecklistGuro Liste de contrôle de la gestion des fournisseurs
Assurez des projets immobiliers conformes et rentables ! Téléchargez notre checklist gratuite de gestion des prestataires – optimisez la sélection, l'intégration, le suivi des performances et la réduction des risques pour les entrepreneurs, les gestionnaires immobiliers, et bien d'autres. Évitez les erreurs coûteuses et construisez un réseau de prestataires plus solide. #Immobilier #GestionDesPrestataires #Checklist #Entrepreneurs #GestionImmobilière
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Identification et intégration des fournisseurs
Identification et intégration formelle des fournisseurs potentiels et sélectionnés.
Nom du fournisseur
Personne-ressource fournisseur
Catégorie de fournisseur (p. ex. gestionnaire immobilier, courtier, entrepreneur)
Dépenses annuelles estimées
Date du premier contact
Profil du Fournisseur/Présentation de l'Entreprise
Besoins/Motivations initiales / Raison de la collaboration
Niveau de risque initial (basé sur l’évaluation initiale)
Due Diligence et Évaluation des Risques
Examen approfondi et évaluation des capacités des fournisseurs, de leur stabilité financière et des risques potentiels.
Revenu annuel du fournisseur (USD)
Notation de stabilité financière (p. ex., Dun & Bradstreet)
Présentation des principaux membres de l'équipe et de leur expérience (en matière immobilière)
Copie(s) du(des) permis d'exploitation du(de la) fournisseur(e)
Domaines d'expertise immobilière (Cochez toutes les cases pertinentes)
Résumé de tout litige ou réclamation juridique antérieur (et de sa résolution)
Résultat de l'évaluation des risques de cybersécurité (fourni par le fournisseur)
Date du dernier examen financier
Négociation et conclusion de contrats
Définition du périmètre des travaux, des prix, des indicateurs de performance et des clauses légales ; garantie de l'exécution correcte du contrat.
Définition du champ d'application des travaux
Structure tarifaire (Forfait, horaire, etc.)
Valeur totale du contrat (USD)
Conditions de paiement (net 30, net 5, etc.)
Date de début de contrat
Date d'échéance du contrat
Indicateurs de performance et KPI
Attestations d'assurance des fournisseurs
Signature du représentant de l'entreprise
Suivi des performances et rapports
Suivre la performance des fournisseurs par rapport aux indicateurs convenus et rendre compte régulièrement des résultats.
Note générale (sur 10)
Bilan des performances par rapport aux indicateurs clés de performance
Respect des engagements de livraison (ponctualité, exhaustivité, exactitude)
Nombre d'incidents/problèmes signalés
Description des incidents significatifs et résolution
Temps de réponse moyen aux problèmes (heures)
Satisfaction client (basée sur des enquêtes/des commentaires)
Date du dernier entretien d'évaluation
Gestion de la relation et communication
Maintenir une communication ouverte, résoudre les problèmes de manière proactive et favoriser une relation collaborative avec les fournisseurs.
Fréquence des réunions de points régulières
Résumé de la dernière communication avec le fournisseur
Statut de la relation actuelle
Notes sur la communication proactive du fournisseur
Date de la dernière réunion d'examen des relations
Sujets abordés dans les communications récentes
Personne de contact principale chez le fournisseur
Conformité et Assurance
Veiller au respect par les prestataires des réglementations, licences et exigences en matière d'assurance applicables.
Type de licence du fournisseur (p. ex. agent immobilier, évaluateur agréé)
Date d'expiration de la licence
Copie de la licence du fournisseur
Type d'assurance requis
Montant de la couverture d'assurance responsabilité civile (USD)
Attestation d'assurance (AA)
Date d'expiration de la COI
Notes sur la conformité/assurance (p. ex. endossements spécifiques requis)
Renouvellement et Résiliation
Planification des renouvellements ou des résiliations de contrats en fonction des performances et des besoins de l'entreprise.
Date de renouvellement du contrat
Durée du contrat (années)
Décision de renouvellement
Justification de la décision de renouvellement/résiliation
Nombre de problèmes/réclamations (le cas échéant)
Résumé des problèmes de performance (le cas échéant)
Date d'effet de la résiliation (le cas échéant)
Détails de la communication de départ (qui, quand, quoi a été dit)
Documents justificatifs (par exemple, évaluations de performance, lettres de licenciement)
Questions fréquemment posées
Puis-je personnaliser ce modèle après l'avoir installé ?
Absolument. Une fois installé, vous pouvez ajouter, supprimer ou réorganiser des tâches, ajouter des champs personnalisés et ajuster les échéances pour qu'elles correspondent à votre flux de travail spécifique.
Puis-je ajouter des images ou des photos aux éléments de cette liste de contrôle ?
Oui. Notre plateforme vous permet de joindre des photos, des signatures et des notes à n'importe quel élément d'une liste de contrôle, afin d'améliorer la vérification et de fournir une preuve de l'exécution de la tâche.
Puis-je créer une liste de contrôle personnalisée à partir de zéro au lieu d'utiliser un modèle ?
Oui. Vous pouvez utiliser notre fonctionnalité < Créez votre propre liste de contrôle > pour élaborer un processus de travail personnalisé, parfaitement adapté à vos besoins opérationnels.
Puis-je définir des dépendances entre les tâches ?
Oui, vous pouvez définir une logique conditionnelle et des dépendances afin de vous assurer que votre équipe suit la séquence d'opérations correcte.
Puis-je attribuer des éléments spécifiques d'une liste de contrôle à différents membres de l'équipe ?
Oui. Vous pouvez attribuer des tâches spécifiques à des employés désignés, ce qui garantit une répartition claire des responsabilités au sein de toute votre équipe.
Puis-je utiliser ces listes de contrôle sur des appareils mobiles, directement sur le terrain ?
Oui. Notre plateforme est entièrement adaptable, ce qui permet à votre équipe de compléter, de mettre à jour et de télécharger des photos dans les listes de contrôle directement depuis n'importe quel smartphone ou tablette.
Comment puis-je informer mon responsable une fois qu'une liste de contrôle est terminée ?
Vous pouvez configurer des notifications automatisées (par e-mail, notification push ou alertes intégrées à l'application) qui se déclenchent chaque fois qu'une liste de contrôle est terminée ou qu'un élément ne passe pas l'inspection.
Est-il possible que plusieurs personnes travaillent simultanément sur la même liste de contrôle ?
Oui, la plateforme prend en charge les mises à jour en temps réel, ce qui permet à plusieurs utilisateurs de contribuer à une seule liste de contrôle interactive.
Où sont stockées les données des listes de contrôle une fois celles-ci remplies ?
Tous les modèles de vérification remplis sont stockés de manière sécurisée dans votre tableau de bord Work OS, ce qui crée un historique d'audit permanent et consultable de vos opérations.
Puis-je générer des rapports à partir des résultats de ma liste de contrôle ?
Oui. Vous pouvez suivre les taux d'achèvement, identifier les problèmes récurrents et surveiller les performances de l'équipe grâce à nos outils intégrés de reporting et d'analyse.
Comment puis-je utiliser ces listes de contrôle à des fins de conformité ou d'audit ?
Étant donné que nos listes de contrôle enregistrent les horodatages, les photos et les signatures numériques, elles constituent une preuve numérique complète, utile pour garantir la conformité réglementaire et faciliter les audits internes.
Puis-je exporter les données de ma liste de contrôle une fois celle-ci remplie, afin de les utiliser dans d'autres outils ?
Oui. Vous pouvez exporter vos données dans différents formats (CSV, Excel, etc.) afin d'intégrer vos analyses opérationnelles à vos autres logiciels d'entreprise.
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