Documentação

Welcome to ChecklistGuro Documentation. ChecklistGuro is a comprehensive Work OS designed to help organizations standardize operations, automate workflows, manage data, and improve team collaboration. Whether you're conducting inspections, managing projects, collecting operational data, or generating reports, the platform provides a unified environment where processes, people, and information work together seamlessly.

This documentation will guide you through the platform's core capabilities:

• Checklists: Build smart digital forms, inspections, audits, and standardized procedures with validation and automation triggers.
• Tasks: Assign work, track progress, manage deadlines, and connect activities to related records, files, and workflows.
• Processes & Automations: Create trigger-based workflows that automate repetitive actions, calculations, notifications, reporting, and decision-making.
• Reports: Transform operational data into professional documents for stakeholders, compliance, and auditing purposes.
• Dashboards: Monitor performance, visualize trends, and gain actionable insights through customizable analytics views.
• Data Models & Entries: Structure and manage business information with relationships, workflows, and scalable data architecture.
• Files & Documents: Store, organize, and access all project-related documents and media from a centralized repository.
• Messages & Collaboration: Communicate through chat, file sharing, voice calls, and meetings without leaving the platform.
• Offline Operations: Continue working in low-connectivity or remote environments with automatic synchronization when connections are restored.
• Users & Groups: Manage permissions, teams, roles, and organizational access at scale.

By combining workflow management, automation, reporting, data management, and collaboration in a single platform, ChecklistGuro helps teams reduce manual work, improve compliance, maintain data integrity, and create repeatable operational excellence across their organization.

Listas de verificação: muito mais do que uma simples lista.

No ChecklistGuro, uma lista de verificação é uma sequência estruturada de passos, concebida para garantir a padronização dos processos e orientar a execução das tarefas.

Embora uma descrição padrão de tarefa seja apenas um espaço para anotações livres, uma lista de verificação funciona como um . Permite-lhe registar dados específicos, validar as informações inseridas e garantir que cada etapa de um fluxo de trabalho é concluída de acordo com os padrões da sua organização.

Como Criar a Sua Lista de Verificação

Como Criar a Sua Lista de Verificação

• Perguntas e Respostas: Perguntas simples de resposta <sim>/<não> ou perguntas de múltipla escolha.
• Campos de texto: Para registar notas ou observações detalhadas.
• Número: Para registrar medições, quantidades ou valores.
• Data e Hora: Para registar o momento exato em que uma ação ocorreu.
• Assinatura: Para garantir a responsabilização e a formalização do processo de aprovação.

Como Criar uma Lista de Verificação

1. Acesse o módulo Listas de Verificação na barra lateral.
2. Clique no botão + Criar.
3. Adicione os elementos desejados (perguntas, texto, data, etc.) de acordo com o objetivo do seu formulário.
4. Clique em Guardar.

Como usar listas de verificação como formulários digitais

As listas de verificação são ideais para transformar formulários manuais em papel em processos digitais, à prova de erros. Ao utilizar tipos de entrada como caixas de seleção, menus suspensos e seletores de data, pode usar as listas de verificação para:

• Inspeções de Segurança
• Auditorias de Garantia de Qualidade (GQ)
• Integração de Novos Colaboradores
• Inspeções do local

Garantir a integridade dos dados (campos obrigatórios)

Para evitar que etapas sejam ignoradas, os administradores podem definir itens específicos da lista de verificação como Obrigatórios>. Quando um item é marcado como obrigatório, o sistema impede que o utilizador marque a tarefa principal como até que todos os dados obrigatórios tenham sido inseridos e todos os itens tenham sido tratados.

Reutilização com modelos

Não é preciso reinventar a roda a cada vez. As listas de verificação podem ser guardadas como **modelos**. Pode criar uma Lista de Verificação Principal e aplicá-la a qualquer nova tarefa ou projeto. Isto é ideal para processos recorrentes, como auditorias semanais, manutenção mensal ou procedimentos padronizados de integração de clientes.

Disparadores de automatização

Uma lista de verificação completa pode funcionar como um para todo o seu sistema operativo de trabalho. Ao utilizar as Automações do Sistema Operativo de Trabalho, pode programar o sistema para que reaja no momento em que uma lista de verificação for concluída.

Exemplos de automatizações baseadas em listas de verificação:

• Atualizações de Status:

  Assim que a lista de verificação da for concluída, altere automaticamente o estado da tarefa para .

• Notificações Instantâneas:

  Mencione automaticamente o gestor (@mention) quando uma inspeção crítica for concluída.

• Encaminhamento de Fluxo de Trabalho: Assim que os requisitos da lista de verificação forem cumpridos, mova automaticamente a tarefa para o espaço de trabalho de outro departamento.

Dominando as tarefas no ChecklistGuro

As tarefas são o elemento fundamental, o bloco de construção do seu fluxo de trabalho. Quer esteja a gerir uma simples lista de verificação ou a coordenar inspeções complexas num estaleiro, as tarefas permitem-lhe acompanhar o progresso, atribuir responsabilidades e automatizar todo o seu sistema operativo de trabalho.

Compreendendo os Princípios Básicos de uma Tarefa

Em essência, uma Tarefa é uma unidade de trabalho única, composta por dois elementos essenciais:

• Uma lista de verificação.: Os passos específicos necessários para a conclusão.
• Um cessionário.: A pessoa responsável pelo trabalho.

Para além das simples listas de verificação, as tarefas estão altamente interligadas. Pode associar tarefas a ficheiros, entradas de modelo, processos e relatórios para garantir que todo o contexto necessário está disponível num único local.

Como criar uma tarefa?

1. Acesse a guia Tarefas na barra lateral esquerda.
2. Clique no botão + Criar.
3. Preencha os detalhes da sua tarefa (Título, Descrição, etc.).
4. Clique em Guardar.

Gerenciamento de Prazos

Para garantir que a tarefa seja concluída dentro do prazo, pode definir datas limite específicas. Na secção de detalhes da tarefa, clique no campo Data de Conclusão para abrir o calendário. Pode selecionar tanto a data específica como a hora exata para a conclusão da tarefa.

Atribuição de Responsabilidades

Atribuir tarefas é simples e pode ser feito de duas maneiras.:

• Através dos detalhes da tarefa: Abra a tarefa, localize o campo Responsável e selecione um membro da equipa no menu suspenso.
• Através da Vista de Equipa: Para uma abordagem visual, basta arrastar e soltar uma tarefa diretamente sobre o avatar de um utilizador na Vista de Equipa.

Encontre o seu trabalho.

Se procura as tarefas que lhe foram atribuídas, consulte a sua página Principal ou a página Tarefas.

Gestão Integrada da Construção

O ChecklistGuro foi desenvolvido para eliminar barreiras de comunicação. Pode associar uma tarefa diretamente a itens no seu módulo de Gestão da Construção, utilizando o campo Relações. Isto permite-lhe pesquisar e anexar recursos específicos, relatórios de inspeção do local ou registos de equipamentos diretamente a uma tarefa.

Fluxos de Trabalho Automatizados

Transforme os seus processos manuais em mecanismos automatizados com o Work OS Automations:

• Ações de Acionamento: Pode definir regras para que, ao concluir uma tarefa (por exemplo, uma <Inspeção de Segurança>), seja automaticamente criado um novo item noutro módulo (por exemplo, um <Relatório de Problemas>).
• Automação de Processos: Acesse o módulo Processos para criar regras do tipo . Por exemplo: , notifique automaticamente o gerente do projeto>.

Processos e Automações: Otimize o seu fluxo de trabalho.

Um processo (ou fluxo de trabalho) no ChecklistGuro é uma sequência automatizada de ações acionada por um evento específico. Os processos permitem que você instrua a plataforma a executar tarefas complexas e multimodais automaticamente - como criar relatórios, atualizar status ou calcular valores - sempre que as condições predefinidas forem atendidas.

Como funciona: gatilhos e lógica

Toda automação começa com um gatilho. Um gatilho é o que indica que um processo deve ser executado. Os gatilhos podem ser:

• Eventos do sistema: por exemplo, Quando uma nova tarefa é criada ou Quando uma lista de verificação é concluída.
• Horário Programado: por exemplo, Todas as segundas-feiras às 9h00.
• Ação manual: Um clique num botão por parte de um utilizador.

Criando <Ramos> Condicionais

Ao utilizar o elemento Logic, pode ir além de etapas lineares simples e criar fluxos de trabalho inteligentes e ramificados. Ao usar as instruções SE/ENTÃO, os seus processos podem tomar decisões.

Exemplo: <SE a prioridade da tarefa for Alta, ENTÃO criar uma tarefa urgente para o Gestor; SENÃO, simplesmente atualizar o estado para Prioridade Baixa.>

Os Elementos Fundamentais: Componentes do Processo

Os processos são criados ao combinar Elementos de Processo. Cada elemento é um bloco de construção funcional que executa uma ação específica.

Dica útil: o poder da função `<code>Entry Get</code>`.

O elemento `Entry Get` é a chave para uma automatização sofisticada. Permite que um processo e obtenha informações de uma parte do seu sistema (como o endereço de e-mail de um cliente ou o prazo de entrega de um projeto) e utilize esses dados numa etapa posterior, como o envio de um e-mail automatizado ou a atualização de uma tarefa.

Conceitos Avançados de Automação

A automatização não precisa se limitar a um único processo. É possível criar uma automatização em cascata, na qual um processo desencadeia outro. Por exemplo, o Processo A conclui uma tarefa, o que ativa o Processo B para gerar um relatório, que, por sua vez, ativa o Processo C para enviar esse relatório por e-mail a um interessado.

Relatórios Automatizados

Elimine a necessidade de trabalho manual com documentos em papel, utilizando o elemento `Report Create`. Pode criar fluxos de trabalho que compilam automaticamente os dados das tarefas concluídas num relatório final, bem elaborado e com aspeto profissional, no final de cada semana ou mês.

Resolução de problemas e tratamento de erros

Se um processo encontrar um erro (como tentar atualizar um registo que já não existe), o processo será interrompido no ponto em que o erro ocorreu. Para manter um ambiente de automação estável, recomendamos:

1. Monitorização dos seus registos: Verifique regularmente se existem processos interrompidos.
2. Validação de dados: Certifique-se de que os elementos Entry Get estão a referenciar registos válidos e ativos.

Relatórios: transformando dados em informações relevantes.

No ChecklistGuro, um Relatório é um documento estruturado que apresenta os dados coletados num formato legível e profissional. Embora os seus dados estejam armazenados em Listas de verificação e Modelos, o Relatório é a versão final, formatada, concebida para as partes interessadas, clientes ou auditores.

A Estrutura de um Relatório

Para dominar a criação de relatórios, é preciso compreender a diferença entre o modelo e o próprio relatório. Pense nisso como um e uma .

De onde vêm os dados?

Os relatórios são gerados com base nas informações coletadas em toda a sua plataforma, através de duas fontes principais:

1. Listas de verificação: Dados recolhidos durante inspeções, auditorias ou conclusão de tarefas.
2. Dados de modelo: Dados estruturados recolhidos através de formulários personalizados e entradas na base de dados.

Como Criar Seus Modelos

A plataforma é orientada pelo utilizador. Se tiver as permissões necessárias, poderá criar, guardar e reutilizar modelos, permitindo que diferentes departamentos (por exemplo, Segurança, Recursos Humanos ou Operações) tenham acesso a ferramentas adaptadas às suas necessidades específicas.

Construindo com Elementos

Pode criar modelos altamente personalizados utilizando uma variedade de elementos dinâmicos:

• Texto: Utilize para títulos, instruções ou descrições estáticas da empresa.
• Elementos da tarefa: Exibe tarefas específicas, o seu estado ou a percentagem de progresso.
• \Tabelas: Ideais para apresentar dados estruturados, organizados em linhas (perfeitas para exibir os resultados de uma lista de verificação).
• Multimédia/Ficheiros: Insira fotografias, assinaturas digitais ou documentos carregados diretamente no documento.

Design e Identidade Visual

Não está limitado a um único modelo visual. Os modelos de relatório permitem ajustar os estilos para que correspondam à identidade visual da sua empresa. Pode personalizar a tipografia e o espaçamento para garantir que todos os relatórios tenham um aspeto profissional e estejam em consonância com os padrões da sua marca.

Geração Automática de Relatórios

Ao utilizar Processos, pode eliminar a necessidade de preencher documentos manualmente. Pode configurar um gatilho para que, quando um evento específico ocorrer (por exemplo, quando uma lista de verificação for marcada como ), o sistema gere automaticamente um relatório.

O elemento `<code>Criar Relatório</code>`

Dentro de um processo, pode utilizar o elemento `Report Create` para automatizar todo o seu fluxo de trabalho.

• Exemplo de fluxo de trabalho:
  1. Gatilho: É submetida uma inspeção de segurança.
  2. Ação: O elemento Report Create obtém os dados da inspeção.
  3. **Resultado:** Um ficheiro PDF formatado é gerado automaticamente e enviado por e-mail para o administrador do site.

Dica útil: Ao atualizar um modelo, lembre-se de que isso afetará apenas os relatórios futuros. Os relatórios existentes permanecem inalterados e manterão sempre o layout original com o qual foram criados.

Painéis de controle: o seu centro de comando centralizado.

Um Painel no ChecklistGuro é uma camada de visualização de alto nível, concebida para agregar, transformar e apresentar os seus dados numa única visualização unificada. Em vez de clicar em tarefas ou listas individuais, os Painéis permitem-lhe ter uma visão geral das suas operações de forma rápida e fácil.

Gestão versus Análise

É importante distinguir as duas principais formas de interação com os dados na plataforma:

• Visualização em Lista (Gestão): Projetada para facilitar a execução de tarefas. Utilize a visualização em lista para gerir itens específicos, como marcar uma tarefa como concluída ou atualizar uma entrada no sistema.
• Painel (Análise): Concebido para fornecer informações relevantes. Utilize um painel para analisar tendências, como, por exemplo, verificar o número de tarefas em atraso em toda a sua organização.

Fontes de Dados e Elementos Visuais

Os painéis de controlo são extremamente flexíveis. Pode recolher dados de praticamente qualquer parte da plataforma para criar uma visualização personalizada.

O que posso exibir?

Pode preencher o seu painel de controlo com dados provenientes de:

• \Tarefas e listas de verificação: Acompanhe o progresso, os prazos e as taxas de conclusão.
• \Exemplos de modelos: Visualize conjuntos de dados personalizados e informações estruturadas.
• Ficheiros e documentos: Acompanhe os ficheiros carregados recentemente ou a documentação importante.
• **Utilizadores e Grupos:** Acompanhe a atividade e os membros da sua organização.

Opções de visualização

Escolha a visualização que melhor representa a sua história. Pode combinar e organizar estes elementos num único painel:

Dicas valiosas para o sucesso

1. Crie painéis hierárquicos.

Não tente colocar tudo numa única tela. Recomendamos uma abordagem em camadas:

• Painéis de controle executivos: Resumos de alto nível para a gestão (por exemplo, ).
• Painéis de controle operacionais: Visualizações detalhadas para os líderes de equipe (por exemplo, ).
• Painéis de controlo da equipa: Vistas específicas para cada tarefa, destinadas aos trabalhadores no terreno (por exemplo, ).

2. Utilize filtros avançados.

Todos os elementos do seu painel podem ser filtrados. Pode analisar os seus dados em maior detalhe, filtrando por utilizadores, grupos, intervalos de datas ou atributos de modelo personalizados. Isto permite-lhe transformar uma numa em segundos.

3. Como criar um elemento.

Criar um novo widget é simples:

1. Abra o painel desejado e clique em Editar.
2. Selecione Adicionar Elemento e escolha o tipo de visualização desejado (por exemplo, Gráfico ou Tabela).
3. Selecione a sua fonte de dados (por exemplo, uma lista de tarefas ou um modelo específico).
4. Aplicar Filtros para refinar os dados (por exemplo, ).
5. Guardar as alterações.

Os modelos de dados são a estrutura fundamental do Checklist. Embora recursos como painéis e relatórios permitam visualizar os seus dados, os modelos de dados definem-nos. Um modelo de dados funciona como um plano para as informações da sua empresa, determinando como os dados são capturados, como se relacionam com outras informações e como impulsionam fluxos de trabalho automatizados.

A Anatomia de um Modelo de Dados

Um modelo de dados é composto por três camadas principais: Atributos (os dados propriamente ditos), Relacionamentos (a forma como os dados se conectam) e Ações (o que os dados fazem).

1. Atributos (Elementos)

Os atributos são os dados individuais que você coleta. Pense neles como as colunas de uma planilha. Você pode definir vários tipos de elementos para garantir a integridade dos dados:

• Texto e números: Para nomes, identificadores ou quantidades.
• Datas e horários: Para prazos, carimbos de data/hora ou programações.
• **Utilizadores:** Para atribuir a propriedade ou a responsabilidade.
• Menus suspensos/valores booleanos: Para padronizar os dados inseridos (por exemplo, Sim/Não ou níveis de estado).

2. Relacionamentos (o <elemento de ligação>)

O verdadeiro poder de um Modelo de Dados reside na sua capacidade de conectar diferentes entidades. Ao utilizar Elementos Relacionais, é possível superar as barreiras de comunicação e criar uma rede de informação interligada:

• Correspondência um-para-um (1:1): Associar um utilizador específico a um perfil específico.
• Um para Muitos (1:N): Permite associar um único cliente a vários pedidos diferentes.
• Relacionamento muitos-para-muitos (M:N): Permite associar vários alunos a vários cursos diferentes.

3. A camada da interface (etiquetas de entrada)

Para facilitar a consulta dos seus dados, pode definir etiquetas de entrada. Em vez de visualizar uma lista de IDs brutos, pode configurar o modelo para apresentar nomes de fácil compreensão (por exemplo, em vez de visualizar ID_99283, verá Acme Corp). Isto garante que a sua base de dados permanece intuitiva para todos os utilizadores.

Da informação estática para fluxos de trabalho dinâmicos.

Um modelo de dados não é apenas um recipiente de armazenamento passivo; é um elemento ativo na lógica do seu negócio. Através de ações, pode transformar um registo estático num gatilho para a automatização.

Implementando as Ações

As ações permitem que você adicione botões funcionais aos seus registros de dados. Quando um utilizador interage com um registro, ele pode acionar:

• **Gatilhos do processo:** Clicar num botão para iniciar uma nova lista de verificação ou fluxo de trabalho.
• Alterações de estado: Atualização de um registo, passando-o de para .
• Geração de documentos: Inicia a criação de uma fatura ou relatório com base nos dados do registo.

Dicas úteis para a modelagem de dados

Resumo: Se o Painel de Controle é a janela através da qual você observa o seu negócio, o Modelo de Dados é a base sobre a qual todo o sistema se sustenta. Construa-o com precisão e a sua automatização será implementada de forma eficiente.

Embora um modelo de dados defina a estrutura (o modelo), uma entrada de modelo é o conjunto de dados real que está presente nessa estrutura.

Se você já trabalhou com o Excel, pense no campo Modelo como os cabeçalhos das colunas e no campo Entrada do Modelo como uma única linha de dados. Se o seu modelo for , então é uma entrada do modelo. Todas as informações no ChecklistGuro são armazenadas nestes registos individuais e práticos.

Principais características de um modelo de inscrição.

Um modelo de entrada é muito mais do que apenas uma linha estática num banco de dados; é um espaço de trabalho colaborativo que contém várias funcionalidades poderosas:

1. Controlo de versões e histórico

Sempre que uma alteração é feita num registo, o sistema regista-a. Pode consultar o Histórico de Versões para ver exatamente o que foi modificado, o que permite ter um registo completo de todas as alterações. Isto é essencial para garantir o cumprimento das normas e para compreender como um registo evoluiu ao longo do tempo.

2. Colaboração por meio de comentários

Cada registo contém um espaço dedicado para Comentários. Isto permite que os membros da equipa discutam registos específicos, atribuam tarefas ou deixem notas sem sair do contexto dos dados. Desta forma, cada registo transforma-se num fio de comunicação, garantindo que a razão por detrás de uma alteração nos dados nunca é esquecida.

3. Gestão de arquivos integrada.

Cada entrada funciona como um ponto central para a documentação relacionada. Pode anexar ficheiros diretamente a uma entrada, garantindo que todas as provas de apoio (como fotografias, ficheiros PDF ou recibos) se mantêm organizadas e contextualmente relacionadas com os dados relevantes.

4. Fluxos de trabalho práticos e aplicáveis.

Através de Ações, uma entrada de modelo pode desencadear processos mais amplos. Quer seja clicar num botão para aprovar um pedido ou iniciar um novo fluxo de trabalho, a entrada é o motor que impulsiona os seus processos de negócio.

O Ecossistema: Entradas e Arquivos

A relação entre as entradas e os ficheiros é dinâmica e altamente organizada:

• Anexos contextuais: Pode anexar ficheiros diretamente a uma entrada, de forma a que toda a documentação relevante fique reunida num único local.
• Biblioteca de ficheiros centralizada: Embora os ficheiros sejam frequentemente anexados a entradas específicas, também fazem parte de um sistema mais amplo e pesquisável.
• Referências cruzadas: Um único ficheiro pode ser associado a várias entradas. Por exemplo, um ficheiro PDF intitulado pode ser anexado a todas as entradas de em toda a sua organização.

Tabela Resumo: Modelo vs. Versão Básica

Visão geral

A secção Ficheiros funciona como um repositório centralizado para todos os documentos e conteúdos multimédia carregados no Work OS. Serve como uma fonte única de informação, garantindo que todos os ficheiros anexados aos vários fluxos de trabalho estão facilmente acessíveis num único local.

Métodos de Envio de Arquivos

Os ficheiros podem entrar no sistema através de três canais principais:

• Carregamento Manual: Os utilizadores podem carregar diretamente ficheiros do seu dispositivo local para a secção .
• Integração com a Lista de Verificação: Quando um ficheiro é anexado a um item específico numa Lista de Verificação, este é automaticamente indexado na secção Ficheiros.
• Automação de processos: Os ficheiros gerados ou anexados como parte de um processo são automaticamente capturados e armazenados na secção .

Uso Geral

Onde posso encontrar todos os documentos que carreguei?

Todos os documentos, independentemente de onde foram carregados originalmente, podem ser encontrados na secção Ficheiros.

Como posso pesquisar um ficheiro específico?

Pode usar a barra de pesquisa que se encontra na secção para pesquisar por nome de ficheiro. Para refinar a sua pesquisa, pode utilizar os filtros disponíveis, como o tipo de ficheiro, a data de carregamento ou a origem (Processo/Lista de verificação).

Posso organizar os meus ficheiros em pastas?

Sim, pode criar pastas personalizadas para organizar os seus ficheiros.

Como faço para eliminar um ficheiro?

Para eliminar um ficheiro, selecione-o na secção e clique no botão Eliminar.

Quem tem permissão para visualizar os meus ficheiros?

A visibilidade dos ficheiros é determinada pelas configurações de permissões do seu espaço de trabalho. Em geral, qualquer utilizador com acesso ao Processo ou à Lista de Verificação específicos onde o ficheiro foi carregado também terá acesso a esse ficheiro na secção Ficheiros.

Quais formatos de ficheiro são suportados?

A plataforma é compatível com todos os tipos de ficheiro padrão, incluindo, entre outros:

• **Documentos:** .pdf, .docx, .txt, .rtf
• **Dados:** .csv, .xlsx, .json
• Imagens: .png, .jpg, .jpeg, .gif

Existe um limite máximo para o tamanho dos arquivos?

Não existe limite para o tamanho dos ficheiros.

Mensagens: o seu ponto central de comunicação.

Num ambiente empresarial dinâmico, a informação não deve ficar restrita a e-mails ou aplicações externas. Mensagens é o sistema de comunicação integrado da ChecklistGuro, concebido para manter a sua equipa conectada, informada e alinhada - tudo isto sem que seja necessário sair da plataforma.

Quer precise enviar uma atualização rápida, partilhar um documento importante ou realizar uma sessão de estratégia em tempo real, o Messages oferece as ferramentas necessárias para colaborar instantaneamente.

Ferramentas de Comunicação Multifuncionais

O aplicativo Mensagens é mais do que apenas um aplicativo de mensagens de texto; é um espaço de trabalho multifuncional que oferece diversos modos de interação:

• Mensagens de texto: Comunicação rápida e assíncrona para atualizações e verificações de estado em tempo real.
• Partilha de ficheiros: Envie documentos, imagens e conteúdos multimédia diretamente nas suas conversas. Ao partilhar ficheiros no contexto do seu trabalho, garante que a informação relacionada com o projeto permanece facilmente acessível e nunca se perde numa sequência de e-mails externos.
• Chamadas de voz: Precisa de uma resposta imediata? Inicie uma chamada de voz direta com um colega instantaneamente através da plataforma.
• Reuniões ao vivo: Para discussões complexas que exigem interação presencial, pode criar e participar em Reuniões ao vivo (videoconferências) diretamente na aplicação, permitindo a colaboração visual em tempo real.

Tipos de chat: Conversas individuais versus conversas em grupo.

Dependendo da complexidade da sua discussão, pode escolher entre dois ambientes de comunicação distintos:

Conversas individuais

Concebido para comunicação privada e direta. Utilize as conversas individuais para partilhar informações confidenciais, fazer contactos rápidos ou oferecer acompanhamento personalizado entre si e um único colega. Pode iniciar estas conversas simplesmente pesquisando um membro específico da equipa.

Chats de Grupo

Concebido para promover a colaboração em toda a equipa. Os chats de grupo funcionam como espaços de trabalho dedicados, onde vários participantes podem comunicar, partilhar ficheiros e discutir projetos em curso em conjunto. São ideais para equipas de projeto, atualizações a nível departamental ou para a gestão de grupos de trabalho específicos.

Por que usar a função de mensagens dentro do ChecklistGuro?

A integração da sua comunicação diretamente com os seus dados e fluxos de trabalho oferece três grandes vantagens:

1. Continuidade contextual: Não é preciso alternar entre os modos e . Tudo acontece no mesmo ambiente.
2. Redução dos silos de informação: Ao partilhar ficheiros e discutir tarefas dentro da plataforma, a mantém-se centralizada.
3. Maior rapidez: A possibilidade de passar de uma mensagem de texto para uma chamada de voz ou de uma conversa para uma reunião em tempo real permite que a sua equipa resolva problemas de forma imediata.

Dica útil

Mantenha o histórico organizado. Utilize os chats de grupo para discussões específicas de cada projeto e os chats individuais para coordenação pessoal. Desta forma, quando um novo membro da equipa se juntar a um projeto, poderá consultar o histórico do chat de grupo e ficar rapidamente a par de tudo.

Modo offline: produtividade ininterrupta.

Em muitos setores - desde inspeções remotas em campo até verificações de instalações em porões -, a conectividade à Internet nunca é garantida. O modo offline do ChecklistGto garante que a falta de sinal nunca resulte em uma queda na produtividade.

Dependendo das suas necessidades operacionais e dos perfis dos utilizadores, o ChecklistG garante que os seus dados são registados com precisão, quer esteja num escritório num edifício alto, quer num local de trabalho remoto.

Dois Níveis de Conectividade

Oferecemos dois modos distintos de operação offline, concebidos para equilibrar a segurança dos dados com a autonomia operacional.

1. Modo padrão: <Rede de segurança> (padrão)

Ideal para: Utilizadores que trabalham no escritório ou que têm acesso à Internet de forma intermitente.

O modo Padrão funciona como um mecanismo de proteção contra interrupções inesperadas da conexão. Ele foi concebido para evitar a perda de dados em .

• Como funciona: Mantém a conexão ativa o máximo de tempo possível. Se o sinal for interrompido inesperadamente, o sistema regista as alterações localmente.
• O processo de sincronização: Assim que a sua conexão for restabelecida, o sistema transfere automaticamente as alterações armazenadas em cache para o servidor.
• Limitação: É necessário ter uma conexão ativa para carregar novas tarefas ou visualizar dados aos quais não teve acesso anteriormente.

2. Modo Avançado: <Autonomia Total> (Avançado)

Ideal para: Técnicos de campo, inspetores que trabalham remotamente e utilizadores em áreas com cobertura de rede limitada.

O modo avançado é uma estratégia proativa para utilizadores que trabalham em ambientes sem qualquer tipo de conectividade. Permite que realizem o seu trabalho de forma autónoma e independente.

• **Como funciona:** Este modo pré-carrega todos os recursos necessários no dispositivo antes que o utilizador saia da rede.
• Funcionalidades: Os utilizadores podem iniciar novas tarefas, consultar dados previamente carregados e concluir listas de verificação complexas sem necessidade de ligação à Internet.
• O processo de sincronização: Tal como no modo Padrão, todas as tarefas são colocadas numa fila local e sincronizadas automaticamente no momento em que o dispositivo se reconecta à rede.

Comparação em resumo.

Administração e Configuração

A capacidade de utilizar o Modo Avançado é gerida ao nível administrativo. Os administradores podem configurar utilizadores ou funções específicas para garantir que as pessoas certas têm as ferramentas adequadas para o seu ambiente.

Os administradores podem controlar.:

• Utilizadores-alvo: Atribua as funcionalidades do Modo Avançado a funções específicas (por exemplo, ).
• Âmbito dos dados: Defina quais listas de verificação ou modelos específicos devem ser pré-carregados.
• Frequência de sincronização: Defina os parâmetros que determinam com que frequência o dispositivo deve tentar atualizar a sua base de dados local.

Dica útil para as equipas que trabalham no terreno: Certifiquem-se sempre de que os vossos dispositivos estão totalmente sincronizados e que todas as listas de verificação necessárias estão carregadas antes de saírem do escritório ou de uma zona com acesso Wi-Fi, para garantir uma transição perfeita para o trabalho no terreno.

Gestão de Utilizadores e Perfis

No ChecklistGuro, os Utilizadores são as pessoas que têm acesso à sua conta. Para garantir a segurança e a organização, é atribuída a cada utilizador uma identidade digital única e permissões específicas. Isto permite que controle exatamente quem pode visualizar, editar ou gerir os seus fluxos de trabalho e dados.

O Perfil do Utilizador

Um Perfil de Utilizador é mais do que apenas uma conta de acesso; é uma identidade digital única utilizada para monitorizar a responsabilidade do utilizador em toda a plataforma. Cada perfil contém informações essenciais, incluindo:

• Nome completo e cargo
• Endereço de e-mail
• Departamento
• Foto de perfil

Esta informação é utilizada em todo o mundo para identificar os colaboradores nas atribuições de tarefas, nos comentários e nos fluxos de trabalho automatizados.

Gerenciando o seu próprio perfil

Os utilizadores têm controlo total sobre a sua presença pessoal na plataforma. Ao visitar o seu Perfil, pode:

• Atualize sua identidade: Altere seu nome de exibição ou foto de perfil.
• Personalize as notificações: Defina como e quando deseja receber alertas. Pode ativar ou desativar as configurações para e-mail, notificações no aplicativo e notificações push na área de trabalho para eventos específicos, como atribuições de tarefas ou menções.

Convidando Novos Utilizadores

Os administradores têm o poder de expandir a equipa. Para adicionar um novo membro:

1. Acesse a página de gestão de Utilizadores.
2. Clique no botão + Criar.
3. Insira o endereço de e-mail da pessoa.
4. Atribuir um Papel: Antes de enviar o convite, deve selecionar um nível de permissão (por exemplo, Administrador, Gestor ou Utilizador).

Funções e Permissões

Para manter a segurança, é atribuído a cada utilizador um papel específico. Embora as permissões específicas dependam da configuração da sua organização, os papéis geralmente seguem esta hierarquia:

• **Administrador:** Acesso total à gestão de utilizadores, configurações do sistema e a todos os dados.
• Gestor: Capacidade de criar tarefas, gerir fluxos de trabalho e supervisionar o progresso da equipa.
• Membro/Colaborador: Capacidade de visualizar as tarefas atribuídas, atualizar o estado dessas tarefas e interagir com os fluxos de trabalho.

Acesso Perdido ou Redefinição de Palavra-passe

Se não conseguir iniciar sessão, aceda à página de início de sessão e utilize a hiperligação Esqueci-me da palavra-passe?. Um link de redefinição automática será enviado para o seu endereço de e-mail registado.

Problemas com a conta

Se não conseguir aceder à sua conta ou se tiver problemas persistentes ao iniciar sessão, entre em contacto com o seu Administrador do Espaço de Trabalho Interno. Este tem a autoridade para redefinir as credenciais, verificar o estado da conta e gerir as suas permissões de acesso.

Dica útil para administradores

Ao convidar novos utilizadores, verifique sempre duas vezes o nível de acesso atribuído. Atribuir privilégios de a todos pode levar a alterações acidentais nos seus processos de trabalho essenciais!

Grupos: Como expandir a sua administração.

No ChecklistGuro, os Grupos são conjuntos de Utilizadores agrupados para otimizar a gestão administrativa. Em vez de atribuir permissões manualmente a cada novo funcionário, atribui permissões a um Grupo.

Qualquer utilizador adicionado a esse Grupo herda automaticamente todas as permissões, funções e configurações associadas.

A Hierarquia de Acesso

Para gerir uma organização de grande dimensão de forma eficaz, é importante compreender como os Utilizadores, Grupos e Funções interagem. Pense nisso como uma hierarquia de três níveis:

1. Utilizador: A identidade individual (por exemplo, Alice).
2. Grupo: O conjunto de utilizadores (por exemplo, Equipa de Marketing).
3. Função: O conjunto de permissões específicas (por exemplo, Pode criar listas de verificação).

O fluxo de trabalho: Você atribui funções a um grupo e, em seguida, adiciona utilizadores a esse grupo.

Por que usar grupos?

Reduzindo o <Excesso de Permissões>

Configurar manualmente cada utilizador individualmente leva a um excesso de permissões e a erros humanos. Ao utilizar grupos, garante-se a consistência. Quando um novo colaborador se junta à equipa de Marketing, basta adicioná-lo ao grupo Marketing; ele recebe instantaneamente acesso a todas as pastas, ferramentas e fluxos de trabalho necessários, sem qualquer configuração manual.

Permissões Adicionais

O ChecklistGuro segue o princípio das Permissões Aditivas. Se um utilizador pertence a vários grupos, as suas permissões são cumulativas.

Exemplo: Se o Grupo A conceder permissão de e o Grupo B conceder permissão de , um utilizador que pertença a ambos os grupos terá permissão de . As permissões nunca são subtraídas ao juntar-se a um novo grupo; apenas são adicionadas.

Tipos de Grupos e Melhores Práticas

Para manter a organização dos seus grupos, recomendamos que os categorize em dois tipos:

Dica: Utilize os Grupos Funcionais para comunicação geral e os Grupos de Acesso para controlar dados confidenciais.

Como alterar a participação em um grupo

Pode gerir utilizadores dentro de um grupo através de dois métodos distintos:

1. Através do menu Grupos: Aceda à secção Grupos no seu painel de controlo, selecione o grupo e utilize a interface Adicionar/Remover.
2. Através do Perfil do Utilizador: Aceda ao Perfil de um Utilizador específico e atualize diretamente as suas associações a grupos.

Uma nota sobre convidados externos.

Pode adicionar Convidados Externos a grupos específicos. No entanto, recomendamos criar dedicados para garantir que os prestadores de serviços e os clientes não recebam, por engano, permissões dos seus grupos internos, que possuem um nível de segurança mais elevado.

Funções: Definição de Competências

No ChecklistGuro, um perfil é um conjunto predefinido de permissões e funcionalidades. Enquanto um grupo define quem é uma pessoa, um perfil define o que essa pessoa pode fazer dentro da plataforma (por exemplo, visualizar, criar, atualizar ou eliminar).

Permissões vs. Funções

Compreender a diferença entre estes dois conceitos é fundamental para uma gestão eficaz:

• Permissão: A unidade de acesso mais básica, ou atômica. Exemplos incluem pode_excluir_tarefa ou pode_visualizar_relatório.
• **Função:** Um conjunto de várias permissões agrupadas num único pacote fácil de gerir. Por exemplo, uma função de pode incluir as permissões pode_editar_tarefa, pode_atribuir_utilizador e pode_consultar_relatórios.

Ao utilizar perfis de utilizador, evita a complexidade de gerir centenas de permissões individuais para cada utilizador.

Funções Personalizadas

Não está limitado às configurações padrão do sistema. Se a sua organização tiver fluxos de trabalho altamente especializados, pode criar Funções Personalizadas. Para o fazer, navegue para a secção Funções e clique em + Criar. A partir daí, pode selecionar manualmente permissões específicas para criar uma função que se adapte exatamente às suas necessidades.

O <Efeito Modelo>

É importante lembrar que os **perfis funcionam como modelos**. Se você modificar um perfil existente (por exemplo, adicionando uma nova permissão ao perfil Editor), essa alteração será **instantânea e global**. Todos os utilizadores e todos os grupos associados a esse perfil receberão imediatamente a nova funcionalidade.

O Princípio do Privilégio Mínimo (PoLP)

O ChecklistGuro segue a lógica do princípio do . Se as várias permissões de um utilizador entrarem em conflito, a plataforma aplica por defeito o nível de acesso mais elevado.

Exemplo: Se uma função atribuída permitir a ação e outra permitir a ação , o utilizador poderá Eliminar.

Melhor prática: Recomendamos vivamente que sigam o Princípio do Privilégio Mínimo (PoLP). Atribuam apenas as funções e permissões mínimas necessárias para que um utilizador consiga desempenhar as suas tarefas específicas. Isto minimiza o risco de eliminação acidental de dados ou de alterações não autorizadas.

Como as funções interagem com os utilizadores e os grupos

Para manter um sistema escalável, é preciso compreender como o acesso é gerenciado na plataforma.

Um único utilizador, vários perfis?

Tecnicamente, a cada identidade de utilizador é atribuída apenas uma função principal. No entanto, como um utilizador pode pertencer a vários grupos e cada grupo pode ter a sua própria função, um utilizador pode, efetivamente, herdar simultaneamente várias funções e permissões diferentes.

Fluxo de Trabalho Eficiente: Funções -> Grupos -> Utilizadores

A forma mais eficiente de gerir o ChecklistGuro é **atribuir funções a grupos** em vez de atribuí-las a utilizadores individuais.

Conta: O seu Centro de Controlo Global.

A secção Conta é o núcleo administrativo do seu ambiente ChecklistGuro. Ao contrário dos Modelos de Dados ou Entradas, que gerem processos específicos, as definições da Conta fornecem configuração global para todo o seu espaço de trabalho.

É aqui que você gerencia a identidade, a segurança, a faturação e a identidade visual da sua plataforma, em um nível mais abrangente. As alterações feitas aqui são aplicadas a todo o ambiente e definem a experiência fundamental para todos os utilizadores da sua organização.

Personalização da marca e da interface

Adapte a plataforma para que ela reflita a identidade da sua empresa e atenda às necessidades linguísticas da sua equipa. Nas configurações da conta, pode gerir:

• Suporte de idiomas: Defina quais idiomas estarão disponíveis para os seus utilizadores, garantindo a acessibilidade para equipas internacionais.
• Tipografia e estilo: Personalize a fonte e os temas visuais gerais para adequar a plataforma à identidade visual da sua empresa.
• Identidade do espaço de trabalho: Atualize o subdomínio do seu espaço de trabalho para refletir quaisquer alterações na identidade visual da sua empresa.

Administração e Integrações

Gerencie a infraestrutura técnica e a conectividade do seu espaço de trabalho:

• API e Automação: Crie e gerencie chaves de API para integrar o ChecklistGuro com a sua infraestrutura tecnológica atual e automatizar fluxos de trabalho.
• Segurança e Acesso: Supervisione as configurações de segurança de alto nível para garantir que seus dados permaneçam protegidos.
• Limites do sistema: Monitore e gerencie os parâmetros em todo o sistema, como o tamanho máximo dos arquivos a serem carregados, para otimizar o desempenho e o armazenamento.

Assinaturas e Faturação

Mantenha o controlo total sobre o nível de serviço e a continuidade do mesmo:

• Gestão do plano: Altere o seu plano de subscrição, fazendo um upgrade ou downgrade, para que este se ajuste às necessidades crescentes da sua organização.
• Histórico de faturas: Consulte e descarregue as faturas e gerencie os seus métodos de pagamento para garantir a continuidade do serviço.

Informações Importantes

Ações Permanentes Excluir uma conta ou efetuar alterações estruturais significativas nas configurações do seu espaço de trabalho é uma ação permanente. Certifique-se sempre de que fez uma cópia de segurança dos dados necessários e consultou as partes interessadas antes de implementar alterações administrativas de grande envergadura.

Alterações no subdomínio Alterar o subdomínio do seu espaço de trabalho modificará o URL usado para aceder à sua plataforma. Isso pode afetar os favoritos, os links guardados ou as integrações de terceiros existentes. Planeie estas alterações durante os períodos de menor atividade.

Perfil: A sua identidade personalizada no espaço de trabalho.

A secção funciona como uma interface personalizada para cada utilizador dentro do ecossistema ChecklistGuro. Enquanto a secção gere as configurações globais, aplicáveis a toda a organização, a secção é dedicada à sua experiência de utilizador pessoal e às suas preferências operacionais individuais.

É aqui que você define como interage com a plataforma, gerencia suas notificações pessoais e personaliza sua identidade digital no espaço de trabalho da sua equipe.

Identidade e Personalização

Defina como deseja que sua imagem seja apresentada aos seus colegas e como interage com a interface da plataforma:

• Identidade do utilizador: Atualize a sua foto de perfil (avatar) e o nome de utilizador para garantir uma identificação clara nas atribuições de tarefas, comentários e registos de auditoria.
• Biografia pessoal: (Opcional) Forneça um breve resumo profissional para ajudar os colegas de equipa a compreender o seu papel e a sua área de especialização na organização.
• Fuso horário e localização: Configure o seu fuso horário pessoal e os formatos de data/hora preferidos. Isso garante que todos os prazos, datas de conclusão das tarefas e registos de atividade sejam sincronizados com o seu horário de trabalho local, evitando conflitos de agendamento.

Gestão de Notificações e Alertas

Controle o fluxo de informações para evitar a e garantir que recebe apenas atualizações de alta prioridade:

• Preferências de e-mail: Defina quais atividades na plataforma devem acionar o envio de uma notificação por e-mail (por exemplo, menções diretas, atribuições de tarefas ou anúncios do sistema).
• Notificações no aplicativo: Personalize o comportamento do sistema de alertas em tempo real da plataforma, permitindo que você gerencie a forma como as notificações são enviadas para o seu computador ou navegador.
• Configurações do Resumo: (Se aplicável) Configure resumos diários ou semanais para analisar todas as atividades da plataforma numa única comunicação organizada.

Segurança e Autenticação Pessoal

Gerencie as credenciais e as camadas de segurança que protegem o seu acesso individual:

• **Gestão de Credenciais:** Atualize a sua palavra-passe e gerencie os métodos de autenticação secundários para manter a segurança da sua conta de utilizador.
• Autenticação Multifatorial (AMF): Configure e gerencie as suas configurações pessoais de AMF para adicionar uma camada essencial de segurança ao seu processo de login.
• Gestão de Sessões: Reveja e gerencie as sessões ativas para garantir que a sua conta só está a ser acessada a partir de dispositivos autorizados e reconhecidos.

Informações Importantes

Conscientização sobre segurança Nunca compartilhe as suas credenciais de perfil ou os códigos de recuperação da autenticação de dois fatores com ninguém. Os administradores e a equipa de apoio do ChecklistGuro nunca lhe pedirão a sua palavra-passe.

Estrutura de Apoio e Assistência: O seu acesso à solução de problemas.

A secção de Apoio é o canal de comunicação formal entre a sua organização e as equipas de engenharia e apoio ao cliente da ChecklistGuro. Embora as secções de Conta e Dados regulem as suas operações internas, a estrutura de Apoio fornece o mecanismo externo para o encaminhamento de questões técnicas, a comunicação de informações sobre a manutenção da plataforma e a promoção da melhoria contínua.

Este é o ponto central para todas as solicitações de suporte, desde relatórios de erros críticos do sistema até pedidos de funcionalidades estratégicas.

Modalidades de suporte

O nosso sistema de suporte está estruturado em três canais distintos, cada um concebido para atender a níveis específicos de urgência e complexidade técnica:

1. Relato de Incidentes Técnicos (Relatos de Erros)

Quando a plataforma se desvia do comportamento esperado, o canal de comunicação para relatar erros permite que você inicie uma investigação técnica.

• Análise do incidente: Para garantir uma resolução rápida, os nossos engenheiros necessitam de passos detalhados para reproduzir o problema, registos do sistema ou provas visuais (capturas de ecrã/gravações) para diagnosticar a causa principal.
• Encaminhamento prioritário: Os erros críticos - aqueles que afetam a estabilidade do ambiente de trabalho ou a integridade dos dados - são automaticamente encaminhados através do nosso sistema de distribuição de alta prioridade.

2. Perguntas Gerais e Suporte ao Utilizador

Para questões sobre as funcionalidades da plataforma, otimização de fluxos de trabalho ou para obter informações e instruções detalhadas, o canal de Atendimento Geral oferece acesso direto aos nossos Especialistas de Suporte.

• Orientação Funcional: Utilize este canal para esclarecer configurações complexas ou para compreender como as novas atualizações da plataforma afetam os seus fluxos de trabalho existentes.
• Acordo de Nível de Serviço (ANS) para respostas: Cumprimos um Acordo de Nível de Serviço (ANS) padronizado, com o objetivo de responder a todas as questões não críticas dentro de 24 a 48 horas úteis.

3. Evolução do Produto (Solicitações de Novos Recursos)

O sistema de apoio funciona como um ciclo de retroalimentação para o nosso processo de desenvolvimento de produtos.

• Comentários sobre Inovação: Os utilizadores podem apresentar sugestões de melhorias e pedidos de novas funcionalidades, que serão analisadas pela nossa equipa de Gestão de Produto durante os ciclos de planeamento da nossa estratégia.
• Melhoria Contínua: Os seus comentários e sugestões contribuem diretamente para a evolução do ecossistema ChecklistGuro.

Protocolos de Suporte Essenciais

Expectativas de Nível de Serviço

Todos os pedidos de suporte são processados por ordem de chegada, com prioridade dada aos pedidos que têm maior impacto. Embora nos esforcemos para resolver os problemas rapidamente, a complexidade de determinados problemas técnicos pode exigir períodos de investigação mais longos.

Segurança e Privacidade da Informação

Ao enviar pedidos de suporte, os utilizadores são lembrados de que devem cumprir a nossa Política de Privacidade de Dados.

• Dados Confidenciais: Nunca inclua senhas em texto simples, chaves de API ou informações de identificação pessoal (IIP) altamente confidenciais em uma descrição de suporte ou em um anexo.
• Anexos seguros: Caso haja algum problema técnico que exija o compartilhamento de arquivos de registro, certifique-se de que todos os dados sensíveis sejam removidos antes do envio.

Gestão de Incidentes

Em caso de interrupção generalizada dos serviços da plataforma, a equipa de suporte comunicará as atualizações por e-mail.