Gestão de auditorias/inspeções
Garanta a conformidade e melhore o desempenho! O ChecklistGuro simplifica a criação, execução e elaboração de relatórios de auditorias/inspeções. Reduza os riscos, melhore a qualidade e mantenha a consistência. Gerencie tudo com o nosso sistema operacional de trabalho.
Não é necessário cartão de crédito nem é preciso cancelar.
Otimize o seu processo de auditoria - desde o planeamento até à elaboração do relatório.
A nossa plataforma Work OS centraliza todas as etapas dos seus processos de auditoria e inspeção. Crie facilmente listas de verificação, atribua tarefas, acompanhe o progresso, recolha provas (fotografias, vídeos, documentos) e gere relatórios detalhados, tudo num único local. Elimine as folhas de cálculo e as trocas de e-mails, otimizando a eficiência e garantindo o cumprimento das normas.
Listas de verificação personalizáveis para todos os cenários.
Não existem duas auditorias exatamente iguais. A nossa plataforma oferece modelos de listas de verificação totalmente personalizáveis, que pode adaptar a qualquer setor, localização ou requisito específico. Crie do zero ou utilize a nossa biblioteca de modelos pré-definidos para começar rapidamente.
Gestão e Atribuição de Tarefas em Tempo Real
Atribua tarefas de auditoria diretamente aos membros da equipa, acompanhe o seu progresso e defina prazos. As notificações automatizadas mantêm todos informados e responsáveis, garantindo que as auditorias são concluídas dentro do prazo e de acordo com os requisitos estabelecidos.
Recolha e documentação de provas de forma simples e eficiente.
Registe todas as provas relevantes diretamente na aplicação. Faça o upload de fotografias, vídeos, documentos e coordenadas GPS de forma fácil, para criar um registo de auditoria completo. O armazenamento integrado garante que os dados estão seguros e facilmente acessíveis.
Crie relatórios de auditoria detalhados em poucos minutos.
Transforme dados brutos em informações relevantes e úteis com os nossos recursos de geração de relatórios automatizados. Crie relatórios personalizados, visualize métricas importantes e identifique áreas que precisam de melhorias. Exporte relatórios em vários formatos (PDF, Excel, CSV) para facilitar o compartilhamento.
Design <Mobile-First> para Auditorias Realizadas no Local
Forneça aos seus auditores um aplicativo móvel que lhes permita realizar inspeções e auditorias em qualquer lugar. A funcionalidade offline garante que os dados possam ser coletados mesmo sem conexão com a internet. Sincronize os dados de forma contínua quando a conexão for restabelecida.
Aumente o cumprimento das normas e reduza os riscos.
Mantenha processos de auditoria consistentes, reduza erros e garanta o cumprimento das regulamentações do setor. A nossa plataforma oferece um registo de auditoria claro e simplifica os esforços de correção, minimizando a exposição ao risco da sua organização.
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Funcionalidades da nossa solução de gestão de auditorias/inspeções
Principais funcionalidades para a gestão de auditorias/inspeções
Agendamento de auditorias/inspeções: Programe auditorias e inspeções com base no risco, nos requisitos regulamentares ou nos cronogramas internos.
Gestão de Listas de Verificação: Crie e gerencie listas de verificação personalizáveis para diferentes tipos de auditoria.
Recolha de Provas: Permita que os inspetores recolham provas (fotografias, vídeos, documentos) durante as auditorias.
Documentação dos resultados: Permita que os inspetores registrem as constatações, as classifiquem por grau de gravidade e definam as ações corretivas necessárias.
Acompanhamento das Ações Corretivas: Acompanhe o progresso das ações corretivas, atribua responsáveis e defina prazos.
Modelos de auditoria/inspeção: Crie e utilize modelos de auditoria para garantir a consistência e a eficiência.
Aplicativo para Inspeções em Dispositivos Móveis: Disponibilize uma aplicação móvel para que os inspetores possam realizar auditorias/inspeções no local.
Funcionalidades da Gestão de Processos de Negócios
Fluxo de Trabalho da Atribuição de Auditorias: Automatize o processo de atribuição de auditorias a auditores qualificados, com base nas suas competências e disponibilidade.
Processo de Análise e Aprovação de Resultados: Encaminhe os resultados da análise para as partes interessadas apropriadas, para que possam analisá-los, aprová-los e definir as prioridades.
Fluxo de Aprovação de Ações Corretivas: Automatize a aprovação de planos e orçamentos de medidas corretivas.
Fluxo de Trabalho de Escalada para Casos de Não Conformidade: Encaminhe automaticamente os casos de não conformidade para a gestão, para que sejam tratados com a devida urgência.
Fluxo de Trabalho de Remediação: Gerencie o processo de correção dos problemas identificados, utilizando atribuições de tarefas automatizadas e acompanhamento.
Integração com as atualizações regulamentares: Ative automaticamente auditorias/inspeções sempre que forem divulgadas novas regulamentações.
Funcionalidades de Relatórios e Análise de Dados
Indicadores de desempenho para auditorias/inspeções: Crie painéis de avaliação para monitorizar o desempenho e identificar áreas que precisam de melhorias.
Análise de tendências: Analise as tendências nos resultados de auditorias/inspeções para identificar problemas recorrentes.
Comunicação de Não Conformidades: Elabore relatórios sobre as não conformidades identificadas e as ações corretivas implementadas.
Relatórios de Avaliação de Riscos: Elabore relatórios que relacionem os resultados das auditorias com as avaliações de risco.
Painéis de controlo personalizáveis: Permita que os utilizadores criem painéis de controlo personalizados para visualizar as métricas mais importantes.
Relatórios de Análise Comparativa: Compare o desempenho com os padrões de referência do setor (se os dados estiverem disponíveis).
Funcionalidades Técnicas e Administrativas
Controlo de acesso baseado em funções (RBAC): Defina os perfis e as permissões dos utilizadores para controlar o acesso aos dados de auditoria/inspeção.
Segurança: Proteja os dados com encriptação e controlo de acesso.
Escalabilidade: Gerencie um grande número de auditorias/inspeções, utilizadores e volumes de dados.
API e Integrações: Forneça APIs para integração com outros sistemas (por exemplo, sistemas ERP, ferramentas GRC).
Gestão de Documentos/Ficheiros: Armazene e gerencie documentos relacionados a auditorias.
Registo de auditoria: Monitore a atividade do usuário e as alterações nos dados de auditoria/inspeção para garantir a conformidade e a responsabilização.
Controlo de versões para listas de verificação: Mantenha um histórico das versões das listas de verificação para controlar as alterações e garantir a consistência.
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Perguntas Mais Frequentes
Para que tipos de auditorias/inspeções este software é adequado?
O nosso software foi concebido para uma vasta gama de auditorias e inspeções, incluindo a conformidade com as normas regulamentares (por exemplo, ISO, OSHA), auditorias internas, inspeções de controlo de qualidade, avaliações de segurança e muito mais. É adaptável a diversos padrões da indústria.
Qual é a diferença entre uma <Auditoria> e uma <Inspeção> no sistema?
O nosso sistema utiliza o termo para abranger tanto auditorias como inspeções. É suficientemente flexível para representar qualquer um dos dois tipos.
Como posso criar uma nova lista de verificação para auditorias/inspeções?
Acesse -> clique no botão <+ Criar>. Forneça um nome e uma descrição detalhados, defina o âmbito e, em seguida, adicione itens individuais com instruções claras e opções de pontuação/avaliação.
Posso personalizar o sistema de pontuação/classificação dos itens da lista de verificação?
Sim! Pode definir escalas de pontuação (por exemplo, Aprovado/Reprovado, classificação de 1 a 5, Sim/Não), adicionar campos de comentários e especificar os limites aceitáveis/inaceitáveis para cada item.
Como atribuo auditorias/inspeções a auditores/inspetores?
Pode atribuir listas de verificação a utilizadores individuais ou a grupos de utilizadores. Isto garante a responsabilização e permite controlar quem realizou a auditoria/inspeção.
É possível agendar auditorias/inspeções para que ocorram em intervalos específicos?
Sim! Defina uma frequência (diária, semanal, mensal, trimestral, anual) e especifique uma data de início. O software programará automaticamente as auditorias/inspeções.
Como devo registar as observações e os resultados obtidos durante uma auditoria/inspeção?
Cada item da lista de verificação inclui um campo onde pode registar observações detalhadas, desvios em relação aos padrões e quaisquer ações corretivas necessárias. Também pode carregar fotografias ou vídeos como prova complementar.
E se eu precisar me desviar do procedimento padrão da lista de verificação?
Pode definir itens condicionais, como: Notas, Upload de ficheiros, Perguntas, etc.
É possível gerar relatórios sobre os resultados das auditorias/inspeções?
Sim! O nosso software fornece relatórios sobre as taxas de conclusão, as taxas de não conformidade, as tendências dos resultados e muito mais. Pode filtrar os relatórios por período, auditor, localização e outros critérios.
Posso exportar os dados de auditoria/inspeção para fins de relatório externo?
Sim, pode exportar dados em vários formatos (por exemplo, CSV, Excel, PDF) para fins de elaboração de relatórios externos e para partilhar com as partes interessadas.
O sistema permite o uso de assinaturas digitais nos relatórios de auditoria?
Sim, existe um item chamado na lista de verificação, que permite aos utilizadores inserirem a sua assinatura utilizando o rato em computadores de secretária/portáteis e com o dedo em tablets/telemóveis.
De que forma o sistema me ajuda a garantir o cumprimento das normas e regulamentos?
O software oferece um repositório centralizado para os dados de auditoria/inspeção, facilitando a demonstração de conformidade perante os órgãos reguladores. Os relatórios e notificações automatizadas ajudam a garantir a implementação atempada de medidas corretivas.
Como posso gerir e monitorizar os resultados das auditorias ao longo do tempo?
O sistema mantém um registo histórico de todas as auditorias e dos resultados das inspeções. Pode acompanhar a evolução dos resultados ao longo do tempo, identificar problemas recorrentes e avaliar a eficácia das medidas corretivas.
Podemos fazer isso juntos.
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