Gestão de Tarefas

Principais características da nossa solução de gestão de tarefas

• Principais funcionalidades de gestão de tarefas.

  • Criação de manuais: Capacidade de criar tarefas manualmente, incluindo detalhes como nome, descrição, data de conclusão, prioridade e responsáveis.

  • Criação automatizada: Tarefas criadas automaticamente como parte de um processo BPM (por exemplo, um novo pedido desencadeia a tarefa <Analisar Pagamento>).

  • Vários responsáveis pela tarefa: Possibilidade de atribuir tarefas a vários utilizadores ou grupos.

  • Atribuições dinâmicas: Destinatários definidos por regras de negócio ou lógica de processo.

  • Tarefas Recorrentes: Capacidade de programar tarefas para que se repitam em intervalos regulares.

  • Subtarefas: Capacidade de decompor tarefas mais amplas em subtarefas menores e mais fáceis de gerenciar.

• Detalhes e atributos da tarefa

  • Descrição: Descrição detalhada da tarefa.

  • Data e hora de vencimento: Prazo específico para a conclusão da tarefa.

  • Prioridade: Indique o nível de urgência da tarefa (Alto, Médio, Baixo).

  • Acompanhamento do estado: Opções de estado claras (por exemplo, Agendado, Aberto, Em Andamento, Concluído, Atrasado).

  • Anexos: Capacidade de anexar documentos e ficheiros relevantes.

  • Comentários/Observações: Espaço para adicionar notas e informações adicionais.

  • Dependências: Capacidade de definir as dependências entre as tarefas (por exemplo, a tarefa B não pode começar até que a tarefa A esteja concluída).

  • Criação de listas de verificação/formulários: Detalhes da tarefa registados através de formulários configuráveis.

• Visualizações e organização das tarefas

  • Listas de tarefas: Várias opções de visualização para as tarefas (por exemplo, Minhas Tarefas, Tarefas da Equipa, Tarefas Pendentes, Por Prioridade).

  • Filtragem e Ordenação: Capacidade de filtrar e ordenar tarefas com base em diversos critérios.

  • Quadro Kanban: Representação visual de tarefas por meio de um quadro no estilo Kanban.

  • Painel do Calendário: Mostre as tarefas numa visualização de calendário - diária, semanal ou mensal.

• Funcionalidades da Gestão de Processos de Negócio (GPN)

  • Contexto do processo: As tarefas herdam o contexto do processo BPM de origem (por exemplo, o ID do pedido, os dados do cliente). Esta informação está facilmente disponível nos detalhes da tarefa.

  • Acesso a Variáveis de Processo: Capacidade de aceder e atualizar as variáveis do processo diretamente a partir da interface da tarefa.

  • Transições Automáticas: A conclusão de uma tarefa ativa automaticamente o próximo passo no processo BPM.

  • Gestão de Escalada: Defina regras de escalonamento para tarefas pendentes (por exemplo, notifique um gestor após um determinado período). Integração com fluxos de trabalho de escalonamento do BPM.

  • Vinculação de Instâncias de Processo: É possível estabelecer uma ligação clara entre uma tarefa e a instância de processo específica à qual ela pertence.

  • Histórico de Ações: Registo completo de todas as atividades relacionadas com as tarefas, incluindo atribuições, alterações de estado e comentários. Este registo é fundamental para garantir o cumprimento das normas e para a análise de processos.

  • Mapeamento de Dados: Capacidade de relacionar dados entre tarefas e variáveis de processo.

• Funcionalidades de colaboração e comunicação

  • Notificações: Notificações em tempo real sobre atribuições de tarefas, atualizações e prazos (e-mail, notificações dentro do aplicativo, SMS - configurável).

  • Comentários e Discussões: Comentários e discussões organizados em formato de tópicos dentro dos detalhes da tarefa.

  • Mencionar/Etiquetar: Possibilidade de mencionar utilizadores (@mention) para que prestem atenção a comentários ou questões específicas.

  • Visualizações de Tarefas Compartilhadas: Capacidade de partilhar visualizações de tarefas com equipas ou grupos.

  • Delegação: Capacidade de delegar tarefas a outros utilizadores (com as permissões adequadas).

• Funcionalidades avançadas

  • Acesso por dispositivo móvel: Aplicações móveis nativas (iOS e Android) para a gestão de tarefas em qualquer lugar.

  • Análise e relatórios de tarefas: Painéis e relatórios que mostram as taxas de conclusão de tarefas, os gargalos e o desempenho da equipa.

  • Gestão de Recursos: Visualize e gerencie as tarefas e a disponibilidade dos utilizadores.

  • Acordo de Nível de Serviço (ANS): Defina os SLAs (acordos de nível de serviço) para as tarefas e monitore o cumprimento desses acordos.

  • Integração do Motor de Regras: Utilize um motor de regras para ajustar dinamicamente a atribuição de tarefas, as prioridades ou os prazos, com base em condições específicas.

  • Detecção de Anomalias: Identifique padrões de tarefas incomuns ou gargalos.

  • Editor de listas de verificação/formulários: Capacidade de criar formulários personalizados para a captura de dados de tarefas, integrados com o motor de BPM.

• Funcionalidades Técnicas/Administrativas

  • Controlo de acesso baseado em funções: Controlo detalhado das permissões dos utilizadores (por exemplo, visualizar, criar, atualizar, eliminar).

  • Segurança: Recursos de segurança avançados para proteger dados confidenciais (criptografia, autenticação, autorização).

  • Auditoria: Registos de auditoria completos para todas as atividades do sistema.

  • Opções de configuração: Opções de configuração flexíveis para personalizar a solução de gestão de tarefas e atender às necessidades específicas do negócio.

  • API e Integrações: APIs bem documentadas para integração com outros sistemas.

  • Escalabilidade: A solução pode ser utilizada por 10, 100, 1.000 ou 10.000 utilizadores da mesma empresa.

  • Monitorização e Registo de Dados: Funcionalidades abrangentes de monitorização e registo de dados para resolução de problemas e otimização do desempenho.