ChecklistGuro Processus d’intégration et de gestion des sous-traitants
Optimisez vos projets de construction grâce à notre processus complet d’intégration et de gestion des sous-traitants. Maîtrisez chaque étape du cycle de vie du sous-traitant, de la sélection et de la vérification de la conformité à la gestion efficace des contrats et au suivi des performances. Réduisez les coûts indirects, atténuez les risques et assurez une coordination efficace sur le chantier grâce à un processus structuré conçu pour maintenir l’organisation de vos équipes et garantir le respect des délais sur vos chantiers.
Début
Début du flux de travail/processus.
1. Initialiser le profil du sous-traitant.
Créez une nouvelle entrée dans le modèle de données « Sous-traitants » pour lancer le processus d’intégration.
2. Rassembler les documents relatifs à la conformité.
Attribuez la tâche de vérification des assurances, des permis et des documents fiscaux au responsable de l’intégration.
3. Mettre à jour le statut de conformité
Une fois que les documents auront été vérifiés, mettez à jour le champ « Statut de conformité » dans la fiche du sous-traitant en indiquant « Vérifié ».
4. Récupérer l’identifiant fiscal du fournisseur.
Récupérez l’identifiant fiscal et les informations relatives à l’entreprise à partir du formulaire d’intégration soumis.
5. Envoyer un courriel de bienvenue
Envoyez un courriel d’accueil standardisé au sous-traitant, contenant les instructions pour se connecter au portail.
6. Vérification des antécédents et des références
Créez une tâche pour l’équipe de gestion des risques afin qu’elle effectue les vérifications d’antécédents et de références nécessaires.
7. Calculer le score de risque
Appliquez une formule basée sur les écarts de conformité, l’ancienneté de l’entreprise et les évaluations de référence afin de générer un score de risque.
8. Définir le niveau de risque
Mettez à jour le champ « Évaluation des risques » dans le modèle de données du sous-traitant, en fonction du score calculé.
9. Récupérer les modèles de contrats
Récupérez le modèle pertinent de contrat-cadre (MSA) dans le modèle de données, en fonction du type de service.
10. Créer un enregistrement de contrat
Créez une nouvelle entrée dans le modèle de données « Contrats », en la reliant à l’entrée « Sous-traitant ».
11. Signature finale du contrat
Attribuez la tâche de signer le contrat numérique au sous-traitant.
12. Activer le sous-traitant
Une fois que le contrat signé aura été reçu, mettez à jour le champ « Statut » en indiquant « Actif ».
13. Calculer le coût total d’intégration
Additionnez les « frais d’intégration » ou les « coûts de mise en place » de toutes les entrées actives concernant les sous-traitants, afin d’assurer le suivi budgétaire.
14. Avisez le responsable de secteur.
Envoyez un SMS au responsable de terrain pour l’informer qu’un nouveau sous-traitant est prêt à être affecté à une tâche.
15. Générer le rapport mensuel sur l’intégration.
Élaborez un rapport qui résume le nombre de nouveaux sous-traitants intégrés et leurs scores de risque moyens.
Fin
Fin du flux de travail/processus.
Début du flux de travail/processus.
Créez une nouvelle entrée dans le modèle de données « Sous-traitants » pour lancer le processus d’intégration.
Attribuez la tâche de vérification des assurances, des permis et des documents fiscaux au responsable de l’intégration.
Une fois que les documents auront été vérifiés, mettez à jour le champ « Statut de conformité » dans la fiche du sous-traitant en indiquant « Vérifié ».
Récupérez l’identifiant fiscal et les informations relatives à l’entreprise à partir du formulaire d’intégration soumis.
Envoyez un courriel d’accueil standardisé au sous-traitant, contenant les instructions pour se connecter au portail.
Créez une tâche pour l’équipe de gestion des risques afin qu’elle effectue les vérifications d’antécédents et de références nécessaires.
Appliquez une formule basée sur les écarts de conformité, l’ancienneté de l’entreprise et les évaluations de référence afin de générer un score de risque.
Mettez à jour le champ « Évaluation des risques » dans le modèle de données du sous-traitant, en fonction du score calculé.
Récupérez le modèle pertinent de contrat-cadre (MSA) dans le modèle de données, en fonction du type de service.
Créez une nouvelle entrée dans le modèle de données « Contrats », en la reliant à l’entrée « Sous-traitant ».
Attribuez la tâche de signer le contrat numérique au sous-traitant.
Une fois que le contrat signé aura été reçu, mettez à jour le champ « Statut » en indiquant « Actif ».
Additionnez les « frais d’intégration » ou les « coûts de mise en place » de toutes les entrées actives concernant les sous-traitants, afin d’assurer le suivi budgétaire.
Envoyez un SMS au responsable de terrain pour l’informer qu’un nouveau sous-traitant est prêt à être affecté à une tâche.
Élaborez un rapport qui résume le nombre de nouveaux sous-traitants intégrés et leurs scores de risque moyens.
Fin du flux de travail/processus.
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