ChecklistGuro Real Estate Case Management Checklist Template
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Initial Assessment & Intake
Gathering initial information and defining the scope of the case.
Client Name
Case Number (if assigned)
Date of Initial Contact
Type of Real Estate Transaction
Brief Description of Client's Needs/Concerns
Potential Issues Identified
Relevant Documents (if available)
Due Diligence & Title Review
Verifying property details, liens, and encumbrances.
Title Search Order Date
Summary of Title Search Results
Title Company Used
Copy of Preliminary Title Report
Number of Recorded Liens
Description of Encumbrances (Easements, Restrictions)
Title Insurance Policy Status
Contract Negotiation & Execution
Managing the drafting, review, and finalization of agreements.
Offer Expiration Date
Contingency Clauses?
Negotiation Notes & Summary
Purchase Price Adjustment (if applicable)
Buyer Signature (Initial)
Earnest Money Deposit Details?
Uploaded Counteroffer Documents
Financing & Escrow
Tracking loan applications, appraisals, and escrow processes.
Loan Amount
Loan Type
Loan Application Date
Interest Rate
Appraisal Date
Escrow Company
Escrow Fees
Funding Date
Property Inspections & Reports
Coordinating and reviewing inspection results (e.g., home, environmental).
Inspection Scheduling Date
Inspection Type
Inspector's Summary/Notes
Inspection Report (PDF/Image)
Inspection Cost
Inspection Result
Legal & Regulatory Compliance
Ensuring adherence to relevant laws and regulations (e.g., zoning, fair housing).
Zoning Compliance Status
Fair Housing Act Compliance
Environmental Assessment Completion Date
Notes on Potential Regulatory Issues
Disclosure Status
Supporting Documents (e.g., Permits, Certificates)
Closing & Transfer of Ownership
Managing the final steps of the transaction, including document signing and recording.
Scheduled Closing Date
Scheduled Closing Time
Closing Location
Buyer Signature Capture
Seller Signature Capture
Final Deed Upload
Total Closing Costs
Funding Status
Post-Closing Activities
Handling any follow-up items or adjustments after the closing.
Final Payment Received Date
Adjustments/Refunds Issued (if any)
Summary of Post-Closing Issues (if any)
Title Company Satisfaction
Supporting Documents (e.g., final accounting)
Time spent on post-closing tasks
Document Management & Archiving
Organizing and securely storing all case-related documents.
Document Scan Date
Document Category
Document Description/Notes
Scanned Document File
Document Status
Page Count
Communication & Stakeholder Management
Maintaining clear and consistent communication with all parties involved.
Communication Method Preferred
Last Communication Date
Communication Summary
Stakeholders Involved
Contact Person Name
Number of Communications
Acknowledgement of Communication (Optional)
Perguntas Mais Frequentes
Posso personalizar este modelo depois de instalá-lo?
Com certeza. Após a instalação, você pode adicionar, remover ou reorganizar tarefas, adicionar campos personalizados e ajustar os prazos para que se adequem ao seu fluxo de trabalho específico.
Posso adicionar imagens ou fotografias aos itens desta lista de verificação?
Sim. A nossa plataforma permite anexar fotografias, assinaturas e notas a qualquer item de uma lista de verificação, para uma melhor confirmação e comprovação da conclusão da tarefa.
Posso criar uma lista de verificação personalizada do zero, em vez de usar um modelo?
Sim. Pode usar a nossa funcionalidade para criar um fluxo de trabalho único, adaptado às suas necessidades operacionais específicas.
Posso adicionar dependências entre as tarefas?
Sim, pode configurar lógica condicional e dependências para garantir que a sua equipa siga a sequência correta de operações.
Posso atribuir itens específicos de uma lista de verificação a diferentes membros da equipa?
Sim. Pode atribuir tarefas individuais a colaboradores específicos, garantindo uma clara definição de responsabilidades em toda a sua equipa.
Posso usar estas listas de verificação em dispositivos móveis, diretamente no local de trabalho?
Sim. A nossa plataforma é totalmente adaptável, permitindo que a sua equipa complete, atualize e carregue fotografias em listas de verificação diretamente a partir de qualquer smartphone ou tablet.
Como devo informar o meu gestor quando uma lista de verificação for concluída?
Pode configurar notificações automatizadas (por e-mail, notificação push ou alertas dentro do aplicativo) para serem acionadas sempre que uma lista de verificação for concluída ou se um item não passar na inspeção.
É possível que várias pessoas trabalhem na mesma lista de verificação ao mesmo tempo?
Sim, a plataforma oferece suporte a atualizações em tempo real, permitindo que vários utilizadores contribuam para uma única lista de verificação dinâmica.
Onde são armazenados os dados das listas de verificação concluídas?
Todas as listas de verificação concluídas são armazenadas de forma segura no seu painel de controlo do Work OS, criando um registo de auditoria permanente e pesquisável das suas operações.
É possível gerar relatórios com base nos resultados da minha lista de verificação?
Sim. Pode acompanhar as taxas de conclusão, identificar problemas recorrentes e monitorizar o desempenho da equipa através das nossas ferramentas de análise e relatórios integradas.
Como posso usar estas listas de verificação para fins de conformidade ou auditoria?
Como as nossas listas de verificação registam carimbos de data e hora, fotografias e assinaturas digitais, servem como um registo digital completo e fiável para o cumprimento de requisitos legais e auditorias internas.
Posso exportar os dados da minha lista de verificação concluída para usá-los em outras ferramentas?
Sim. Pode exportar os seus dados em vários formatos (CSV, Excel, etc.) para integrar as informações operacionais com outros softwares de gestão empresarial.
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