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Lista de Verificação das Operações do Setor de Correspondência Checklist

Garanta a eficiência e o cumprimento das normas na sala de correspondência! Descarregue a nossa lista de verificação abrangente das operações da sala de correspondência – uma ferramenta essencial para os gestores de instalações. Otimize o tratamento da correspondência, a segurança e muito mais. Lista de verificação gratuita!

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Receção e Triagem de Correspondência

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Tarefas relacionadas com o recebimento de correspondência e encomendas e a sua triagem inicial.

Hora de recebimento do e-mail

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Número de correspondências recebidas

Número de pacotes recebidos

Tipo de carteiro

Requer cuidados especiais?

Observações sobre a Correspondência Recebida (Danos, Objetos Incomuns)

Ponto de Entrega para Correspondência Não Entregue

Data de recebimento

Distribuição de Correspondência

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Procedimentos para a entrega de correspondência e encomendas aos destinatários corretos dentro das instalações.

Número de caixas de correio/localizações de destinatários

Método de Distribuição (Manual/Automatizado)

Horário Programado para a Distribuição

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Observações sobre instruções de entrega incomuns (por exemplo, códigos de acesso específicos).

Local de entrega das chaves (se aplicável)

Confirmação de Entrega (Obrigatória?)

Departamentos que recebem correspondência

Data da última revisão da rota de distribuição

Processamento de Correspondência para Envio

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Tarefas relacionadas à preparação e ao envio de correspondência e encomendas.

Correspondência pronta para entrega pelo carteiro.

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Número de encomendas de grande porte (com mais de 4,5 kg)

Número total de cartas/pequenos pacotes

Método de envio utilizado (se aplicável)

Especifique o método de envio «Outro» (se selecionado).

Portes Pagos (Total)

Foi utilizada a confirmação/rastreamento?

Imagem do recibo (se aplicável)

Data de envio da correspondência

Segurança e Controlo de Acessos

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Medidas para garantir a segurança do correio e dos pacotes, bem como controlar o acesso à sala de correio.

Acesso à sala de correspondência concedido a:

Número de funcionários autorizados com acesso à sala de correspondência.

Que tipo de sistema de controlo de acessos é utilizado?

Última atualização da lista de permissões.

Resumo do registo de incidentes de segurança (se existirem).

Procedimento para lidar com encomendas suspeitas?

Análise das gravações das câmaras de segurança (se aplicável).

Última ronda de segurança no perímetro da área de distribuição de correspondência.

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Manutenção e Operação de Equipamentos

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Garantir que o equipamento da sala de correspondência (balanças, máquinas de selagem, equipamentos de triagem) esteja a funcionar corretamente.

Última manutenção da máquina de selagem de correspondência.

Leitura do Contador da Máquina de Selagem de Correspondência

Observações sobre a manutenção da máquina de selagem (se aplicável)

Leitura da calibração da balança (peso)

Última data de calibração da balança

Estado Operacional do Classificador

Descrição dos problemas encontrados no classificador (se houver).

Estado do Triturador

Gestão de Inventário e Fornecimento de Materiais

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Controlo e reposição dos materiais de expediente (envelopes, etiquetas, selos).

Quantidade atual de envelopes padrão.

Quantidade atual de envelopes oficiais.

Quantidade atual de envelopes de proteção acolchoados (vários tamanhos)

Quantidade atual de etiquetas de envio

Quantidade atual de selos postais

Quantidade atual de caixas para mudança (pequenas/médias/grandes)

Transportadora preferencial (para o envio de materiais)

Data do último pedido de fornecimento.

Observações sobre os níveis de stock ou necessidades futuras

Gestão de Resíduos e Reciclagem

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Descarte adequado dos resíduos da sala de correspondência, incluindo documentos confidenciais e materiais de embalagem.

Quantidade de sacos para destruição confidencial de documentos.

Número de caixas de cartão recicladas

Peso do papel reciclado (libras/quilogramas)

Estado do contentor de reciclagem (cheio/parcialmente cheio/vazio)

Método de Eliminação de Resíduos Confidenciais

Se foi selecionado o método de eliminação «Outro», por favor, explique.

Última data de recolha de resíduos/materiais recicláveis

Documento de comprovação da eliminação de resíduos (se aplicável)

Registo e Arquivamento de Documentos

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Manter registos precisos do volume de correspondência, dos custos de portes e de outros dados relevantes.

Volume total de e-mails recebidos (diário)

Volume total de correspondência enviada (diário)

Despesas com envio de correspondência (diárias)

Data do registo do envio de correio

Data e hora do registo no ficheiro de correio.

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Observações sobre incidentes invulgares relacionados com o envio de correspondência (por exemplo, correspondência danificada, questões de segurança)

Método de Cálculo dos Custos de Envio (para fins de auditoria)

Cópia digitalizada do comprovativo de portes (se aplicável)

Descrição do cumprimento da política de retenção de e-mails (se aplicável)

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