ChecklistGuro Incoterms Compliance Checklist for Supply Chain
Navigate international trade confidently! This Incoterms Compliance Checklist ensures your supply chain adheres to global trade regulations, minimizing risk and maximizing efficiency. Download now and avoid costly errors.
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Contractual Agreement Review
Verify the Incoterms selected are clearly defined and agreed upon in the sales contract.
Incoterms Version Used
Contract Number
Brief Description of Goods/Services
Agreed Upon Incoterms (e.g., FOB, CIF)
Contract Effective Date
Any Specific Incoterms Deviations/Clarifications (if applicable)
Signatory Verification
Responsibility Allocation
Confirm accurate assignment of responsibilities for transportation, insurance, and customs clearance.
Responsibility for Transportation Arrangement
Responsibility for Export Customs Clearance
Responsibility for Import Customs Clearance
Responsibility for Export Documentation
Cost Allocation Percentage (Buyer)
Cost Allocation Percentage (Seller)
Cost Allocation
Outline which party is responsible for each cost associated with the shipment (e.g., freight, insurance, duties).
Freight Costs (Shipper)
Freight Costs (Consignee)
Insurance Costs (Shipper)
Insurance Costs (Consignee)
Customs Duties (Importer)
Customs Brokerage Fees (Importer)
Unforeseen Expenses
Documentation Requirements
List and verify required documents (e.g., commercial invoice, packing list, bill of lading) are accurate and complete.
Commercial Invoice
Packing List
Bill of Lading / Air Waybill
Export Declaration Type
Invoice Number
Invoice Date
Description of Goods
Delivery Point Clarification
Precisely define the delivery point and ensure all parties understand their obligations.
Detailed Delivery Point Description
Exact GPS Coordinates of Delivery Point
Method of Delivery Confirmation
Scheduled Delivery Date
Scheduled Delivery Time Window
Risk Management
Assess and document potential risks associated with the chosen Incoterms and establish mitigation strategies.
Potential Risk Description
Risk Probability (1-10)
Risk Impact (1-10)
Risk Mitigation Strategy
Supporting Documentation (e.g., insurance policies, contingency plans)
Date of Risk Identification
Customs & Regulatory Compliance
Ensure compliance with all relevant customs regulations and import/export requirements.
Harmonized System (HS) Code Classification
Country of Origin Code
Detailed Description of Goods (for Customs)
Import License Required?
Supporting Documentation (e.g., Certificates of Origin)
Date of Customs Clearance
Insurance Coverage
Verify appropriate insurance coverage is in place to cover potential losses or damages.
Insured Value (USD)
Type of Coverage
Deductible Amount (USD)
Policy Effective Date
Policy Expiration Date
Coverage Territory
Copy of Insurance Policy
Training & Awareness
Confirm all relevant personnel are adequately trained on the chosen Incoterms and their implications.
Briefly describe the core purpose of Incoterms training.
Which departments typically require Incoterms training?
Date of last Incoterms training for relevant personnel.
Training delivery method?
Number of employees who have completed Incoterms training.
Upload training documentation/certificates (optional).
Periodic Review
Schedule regular reviews of Incoterms selections to ensure continued suitability and compliance.
Last Review Date
Review Frequency (Months)
Summary of Review Findings
Incoterms Adequacy Assessment
Rationale for Incoterms Adequacy Assessment
Supporting Documentation (Contracts, Agreements)
Perguntas Mais Frequentes
Posso personalizar este modelo depois de instalá-lo?
Com certeza. Após a instalação, você pode adicionar, remover ou reorganizar tarefas, adicionar campos personalizados e ajustar os prazos para que se adequem ao seu fluxo de trabalho específico.
Posso adicionar imagens ou fotografias aos itens desta lista de verificação?
Sim. A nossa plataforma permite anexar fotografias, assinaturas e notas a qualquer item de uma lista de verificação, para uma melhor confirmação e comprovação da conclusão da tarefa.
Posso criar uma lista de verificação personalizada do zero, em vez de usar um modelo?
Sim. Pode usar a nossa funcionalidade para criar um fluxo de trabalho único, adaptado às suas necessidades operacionais específicas.
Posso adicionar dependências entre as tarefas?
Sim, pode configurar lógica condicional e dependências para garantir que a sua equipa siga a sequência correta de operações.
Posso atribuir itens específicos de uma lista de verificação a diferentes membros da equipa?
Sim. Pode atribuir tarefas individuais a colaboradores específicos, garantindo uma clara definição de responsabilidades em toda a sua equipa.
Posso usar estas listas de verificação em dispositivos móveis, diretamente no local de trabalho?
Sim. A nossa plataforma é totalmente adaptável, permitindo que a sua equipa complete, atualize e carregue fotografias em listas de verificação diretamente a partir de qualquer smartphone ou tablet.
Como devo informar o meu gestor quando uma lista de verificação for concluída?
Pode configurar notificações automatizadas (por e-mail, notificação push ou alertas dentro do aplicativo) para serem acionadas sempre que uma lista de verificação for concluída ou se um item não passar na inspeção.
É possível que várias pessoas trabalhem na mesma lista de verificação ao mesmo tempo?
Sim, a plataforma oferece suporte a atualizações em tempo real, permitindo que vários utilizadores contribuam para uma única lista de verificação dinâmica.
Onde são armazenados os dados das listas de verificação concluídas?
Todas as listas de verificação concluídas são armazenadas de forma segura no seu painel de controlo do Work OS, criando um registo de auditoria permanente e pesquisável das suas operações.
É possível gerar relatórios com base nos resultados da minha lista de verificação?
Sim. Pode acompanhar as taxas de conclusão, identificar problemas recorrentes e monitorizar o desempenho da equipa através das nossas ferramentas de análise e relatórios integradas.
Como posso usar estas listas de verificação para fins de conformidade ou auditoria?
Como as nossas listas de verificação registam carimbos de data e hora, fotografias e assinaturas digitais, servem como um registo digital completo e fiável para o cumprimento de requisitos legais e auditorias internas.
Posso exportar os dados da minha lista de verificação concluída para usá-los em outras ferramentas?
Sim. Pode exportar os seus dados em vários formatos (CSV, Excel, etc.) para integrar as informações operacionais com outros softwares de gestão empresarial.
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