ChecklistGuro Processo de integração e gestão de subcontratados
Otimize os seus projetos de construção com o nosso abrangente processo de integração e gestão de subcontratados. Domine cada etapa do ciclo de vida do subcontratado, desde a avaliação e verificação de conformidade até à gestão eficiente de contratos e ao acompanhamento do desempenho. Reduza os custos indiretos, minimize os riscos e garanta uma coordenação perfeita no local de trabalho, com um fluxo de trabalho estruturado, concebido para manter os seus recursos organizados e garantir que os seus projetos decorrem dentro do cronograma previsto.
Começar
Início do fluxo de trabalho/processo.
1. Inicializar Perfil do Subcontratado
Crie uma nova entrada no modelo de dados «Subcontratados» para iniciar o processo de integração.
2. Reúna os documentos de conformidade.
Atribua uma tarefa ao Coordenador de Integração para que este verifique os documentos relativos ao seguro, às licenças e aos impostos.
3. Atualizar o estado de conformidade
Atualize o campo «Estado de Conformidade» na ficha do subcontratado para «Verificado» assim que os documentos forem verificados.
4. Obtenha o número de identificação fiscal do fornecedor.
Recupere o número de identificação fiscal e os dados da empresa a partir do formulário de integração submetido.
5. Enviar e-mail de boas-vindas
Envie um e-mail de boas-vindas padronizado ao Subcontratado, contendo as instruções para o acesso ao portal.
6. Verificação de antecedentes e referências.
Crie uma tarefa para a equipa de Gestão de Riscos, para que esta realize as verificações de antecedentes e referências necessárias.
7. Calcular a pontuação de risco
Calcule uma fórmula com base nas lacunas de conformidade, no tempo de atividade da empresa e nas avaliações de referência para gerar uma pontuação de risco.
8. Definir o nível de risco
Atualize o campo «Avaliação de Risco» no modelo de dados do Subcontratante com base na pontuação calculada.
9. Recupere os modelos de contrato.
Obtenha o modelo relevante do Contrato-Quadro de Serviços (MSA) no Modelo de Dados, com base no tipo de serviço.
10. Criar Registo de Contrato
Crie uma nova entrada no modelo de dados «Contratos» e associe-a à entrada do «Subcontratado».
11. Assinatura do Contrato Final
Atribua a tarefa de assinatura do contrato digital ao subcontratado.
12. Ativar Subcontratado
Atualize o campo «Estado» para «Ativo» assim que o contrato assinado for recebido.
13. Calcular o custo total de implementação.
Some os valores referentes às «Taxas de Início» ou aos «Custos de Implementação» de todos os subcontratados ativos, para fins de acompanhamento orçamentário.
14. Notificar o gerente de campo.
Envie uma mensagem SMS ao gerente de campo, informando-o de que um novo subcontratado está pronto para ser designado para uma tarefa.
15. Gerar o Relatório Mensal de Integração.
Crie um relatório que resuma o número de novos subcontratados integrados e as suas pontuações médias de risco.
Fim
Fim do fluxo de trabalho/processo.
Início do fluxo de trabalho/processo.
Crie uma nova entrada no modelo de dados «Subcontratados» para iniciar o processo de integração.
Atribua uma tarefa ao Coordenador de Integração para que este verifique os documentos relativos ao seguro, às licenças e aos impostos.
Atualize o campo «Estado de Conformidade» na ficha do subcontratado para «Verificado» assim que os documentos forem verificados.
Recupere o número de identificação fiscal e os dados da empresa a partir do formulário de integração submetido.
Envie um e-mail de boas-vindas padronizado ao Subcontratado, contendo as instruções para o acesso ao portal.
Crie uma tarefa para a equipa de Gestão de Riscos, para que esta realize as verificações de antecedentes e referências necessárias.
Calcule uma fórmula com base nas lacunas de conformidade, no tempo de atividade da empresa e nas avaliações de referência para gerar uma pontuação de risco.
Atualize o campo «Avaliação de Risco» no modelo de dados do Subcontratante com base na pontuação calculada.
Obtenha o modelo relevante do Contrato-Quadro de Serviços (MSA) no Modelo de Dados, com base no tipo de serviço.
Crie uma nova entrada no modelo de dados «Contratos» e associe-a à entrada do «Subcontratado».
Atribua a tarefa de assinatura do contrato digital ao subcontratado.
Atualize o campo «Estado» para «Ativo» assim que o contrato assinado for recebido.
Some os valores referentes às «Taxas de Início» ou aos «Custos de Implementação» de todos os subcontratados ativos, para fins de acompanhamento orçamentário.
Envie uma mensagem SMS ao gerente de campo, informando-o de que um novo subcontratado está pronto para ser designado para uma tarefa.
Crie um relatório que resuma o número de novos subcontratados integrados e as suas pontuações médias de risco.
Fim do fluxo de trabalho/processo.
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