ChecklistGuro Processo de comunicação e comunicação de informações aos interessados
Domine a arte da transparência com o nosso Processo de Comunicação e Relato às Partes Interessadas. Simplifique as atualizações do projeto, automatize os relatórios de progresso e garanta um alinhamento perfeito entre as equipas do projeto e os principais responsáveis pela tomada de decisões. Otimize o envolvimento, minimize os riscos e construa uma relação de confiança duradoura através de um fluxo de comunicação estruturado e escalável, concebido para uma gestão de projetos de alto impacto.
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Começar
Início do fluxo de trabalho/processo.
1. Obter a lista de partes interessadas.
Obtenha todos os intervenientes ativos e os respetivos dados de contacto a partir do Modelo de Dados dos Intervenientes.
2. Obter os Marcos do Projeto
Recupere as próximas etapas importantes e o estado de conclusão a partir do Modelo de Dados de Progresso do Projeto.
3. Calcular o orçamento total gasto.
Some todos os valores da coluna «Custo Real» do modelo de dados de despesas para compará-los com o orçamento.
4. Calcular a porcentagem da variância
Calcule a percentagem de diferença entre o custo orçamentado e o custo real obtido a partir da agregação de dados.
5. Criar entrada para o relatório mensal de progresso
Crie um novo registo no modelo de dados «Relatórios», que contenha as métricas agregadas e as datas do período.
6. Atribuir tarefa de revisão do relatório
Crie uma tarefa para que o gerente de projeto revise os dados do relatório gerado, a fim de verificar a sua exatidão.
7. Atualizar o estado do marco.
Atualize o campo «Data do Último Relatório» no modelo de dados dos marcos do projeto para refletir o ciclo de relatórios atual.
8. Gerar relatório em PDF para as partes interessadas.
Crie um documento de relatório formal e formatado, utilizando os dados da nova entrada de relatório.
9. Enviar o relatório por e-mail.
Envie o relatório em PDF gerado e um resumo das principais métricas para os endereços de e-mail obtidos na lista de partes interessadas.
10. Enviar SMS de Alerta Urgente
Envie uma breve notificação por SMS aos principais interessados, caso o cálculo da Percentagem de Variação exceda um limite predefinido.
11. Registo da atividade de comunicação (logs)
Crie uma entrada no modelo de dados «Registo de Comunicações» para documentar que o processo de reporte foi concluído.
12. Agendar reunião de acompanhamento.
Crie uma tarefa para o gestor de contas, para que ele agende uma reunião caso o relatório contenha indicadores de estado «Vermelho».
Fim
Fim do fluxo de trabalho/processo.
Início do fluxo de trabalho/processo.
Obtenha todos os intervenientes ativos e os respetivos dados de contacto a partir do Modelo de Dados dos Intervenientes.
Recupere as próximas etapas importantes e o estado de conclusão a partir do Modelo de Dados de Progresso do Projeto.
Some todos os valores da coluna «Custo Real» do modelo de dados de despesas para compará-los com o orçamento.
Calcule a percentagem de diferença entre o custo orçamentado e o custo real obtido a partir da agregação de dados.
Crie um novo registo no modelo de dados «Relatórios», que contenha as métricas agregadas e as datas do período.
Crie uma tarefa para que o gerente de projeto revise os dados do relatório gerado, a fim de verificar a sua exatidão.
Atualize o campo «Data do Último Relatório» no modelo de dados dos marcos do projeto para refletir o ciclo de relatórios atual.
Crie um documento de relatório formal e formatado, utilizando os dados da nova entrada de relatório.
Envie o relatório em PDF gerado e um resumo das principais métricas para os endereços de e-mail obtidos na lista de partes interessadas.
Envie uma breve notificação por SMS aos principais interessados, caso o cálculo da Percentagem de Variação exceda um limite predefinido.
Crie uma entrada no modelo de dados «Registo de Comunicações» para documentar que o processo de reporte foi concluído.
Crie uma tarefa para o gestor de contas, para que ele agende uma reunião caso o relatório contenha indicadores de estado «Vermelho».
Fim do fluxo de trabalho/processo.
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