ChecklistGuro Processo de Auditoria e Conformidade da Loja
Otimize as suas operações de retalho e garanta a consistência da marca com o nosso processo de auditoria e conformidade para lojas. Automatize as inspeções, acompanhe as métricas de conformidade em tempo real e standardize a excelência operacional em todas as localizações, de forma a minimizar as perdas e maximizar a rentabilidade.
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Começar
Início do fluxo de trabalho/processo.
1. Recuperar os dados mestre da loja.
Obtenha os dados da loja (localização, gerente, região) do Modelo de Dados da Loja para preencher o contexto de auditoria.
2. Atribuir Tarefa de Auditoria
Crie uma tarefa para o auditor designado, para que este realize a inspeção física do local.
3. Lista de verificação de conformidade
Lista padronizada de itens a serem verificados (por exemplo, segurança contra incêndios, datas de validade, higiene, verificação da identificação dos funcionários).
4. Iniciar a criação da entrada do relatório de auditoria
Crie uma nova entrada para o relatório de auditoria, associando-a à loja e ao auditor específicos.
5. Carimbo de data e hora do registo de auditoria
Atualize a entrada do registo de auditoria com a hora exata de início e de conclusão.
6. Recuperar os resultados de auditorias anteriores.
Obtenha os resultados da última auditoria concluída para permitir a comparação entre os diferentes anos.
7. Calcular a Pontuação de Conformidade
Calcule a percentagem final, com base na seguinte fórmula: (Número de itens aprovados / Número total de itens) * 100.
8. Total de infrações regionais.
Some o número total de itens que apresentaram «falha» em todas as lojas de uma mesma região, para identificar problemas sistémicos.
9. Criar Tarefa de Correção
Se a pontuação estiver abaixo do limite estabelecido, crie automaticamente uma tarefa para que o gerente da loja corrija os itens com falhas.
10. Gerar um problema de não conformidade.
Crie uma nova entrada no modelo de dados «Problemas» para cada item da lista de verificação que não for cumprido.
11. Notificar o gerente da loja.
Envie por e-mail um resumo dos resultados da auditoria e da pontuação de conformidade ao gerente da loja.
12. SMS de Alerta Urgente
Envie um alerta por SMS para o Gerente Regional caso seja registada uma infração de segurança considerada «Crítica».
13. Gerar o Relatório Mensal de Conformidade
Crie um relatório em PDF ou um painel de controlo que resuma todos os auditorias concluídas no mês corrente.
14. Atualizar o estado de conformidade da loja
Atualize o campo «Estado de Conformidade» no Modelo de Dados Mestre da Loja (por exemplo, «Em Conformidade», «Em Risco», «Não em Conformidade»).
15. Remover entradas de auditoria duplicadas
Elimine as entradas de auditoria duplicadas acidentalmente caso o sistema detete uma submissão duplicada para a mesma loja/data.
Fim
Fim do fluxo de trabalho/processo.
Início do fluxo de trabalho/processo.
Obtenha os dados da loja (localização, gerente, região) do Modelo de Dados da Loja para preencher o contexto de auditoria.
Crie uma tarefa para o auditor designado, para que este realize a inspeção física do local.
Lista padronizada de itens a serem verificados (por exemplo, segurança contra incêndios, datas de validade, higiene, verificação da identificação dos funcionários).
Crie uma nova entrada para o relatório de auditoria, associando-a à loja e ao auditor específicos.
Atualize a entrada do registo de auditoria com a hora exata de início e de conclusão.
Obtenha os resultados da última auditoria concluída para permitir a comparação entre os diferentes anos.
Calcule a percentagem final, com base na seguinte fórmula: (Número de itens aprovados / Número total de itens) * 100.
Some o número total de itens que apresentaram «falha» em todas as lojas de uma mesma região, para identificar problemas sistémicos.
Se a pontuação estiver abaixo do limite estabelecido, crie automaticamente uma tarefa para que o gerente da loja corrija os itens com falhas.
Crie uma nova entrada no modelo de dados «Problemas» para cada item da lista de verificação que não for cumprido.
Envie por e-mail um resumo dos resultados da auditoria e da pontuação de conformidade ao gerente da loja.
Envie um alerta por SMS para o Gerente Regional caso seja registada uma infração de segurança considerada «Crítica».
Crie um relatório em PDF ou um painel de controlo que resuma todos os auditorias concluídas no mês corrente.
Atualize o campo «Estado de Conformidade» no Modelo de Dados Mestre da Loja (por exemplo, «Em Conformidade», «Em Risco», «Não em Conformidade»).
Elimine as entradas de auditoria duplicadas acidentalmente caso o sistema detete uma submissão duplicada para a mesma loja/data.
Fim do fluxo de trabalho/processo.
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