Optimierung des Ablaufs zur Terminplanung von Zahnarztbesuchen für Best-Practice-Management

Start des Workflows/Prozesses.

Erhalten Sie die grundlegenden Patienteninformationen (Name, Kontakt, Versicherung) aus dem Patientenstammdatenmodell.

Holen Sie sich den Echtzeitplan und die Kapazität des Zahnarztes/Zahnmedizinischen Hygieneassistenten aus dem Provider Availability Model.

Automatisch eine Aufgabe für das Verwaltungspersonal generieren, um die anfängliche Buchung zu bestätigen.

Berechnen Sie den besten verfügbaren Termin, unter Berücksichtigung der gewünschten Servicedauer und der Verfügbarkeit des Anbieters.

Erstellen oder Aktualisieren Sie den Termin-Eintrag im Praxisplan-Modell mit bestätigten Details.

Eine Aufgabe an das System zu weisen, um dem Patienten Bestätigungen zu senden.

Senden Sie eine detaillierte Bestätigungs-E-Mail an den Patienten (enthält Uhrzeit, Adresse und Anweisungen vor der Ankunft).

Senden Sie dem Patienten 24 Stunden vor dem Termin eine kurze, automatisierte SMS-Erinnerung.

Rufen Sie vor der Buchung alle vorhandenen Notizen oder besonderen Anweisungen für den Patienten ab.

Aktualisieren Sie den Status des Patienten im CRM/Master Record (z. B. „Gebucht“ oder „Nach Bestätigung ausstehend“).

Berechnen Sie den erforderlichen Zeitblock basierend auf den ausgewählten Prozeduren-Codes (z. B. Reinigung + Untersuchung = 60 Min.).

Erstellen Sie eine Aufgabenliste (Checkliste) für den Patienten/das Personal bezüglich erforderlicher Unterlagen oder Vorbereitungsarbeiten.

Erstellen Sie den primären Datensatz für den neuen Termin im Scheduling Data Model.

Senden Sie eine erste Kontaktaufnahme-E-Mail an den Patienten und schlagen Sie verfügbare Terminslots vor.

Passen Sie den Termin, falls während der ersten Buchungsversuche ein Konflikt auftritt.

Erstellen Sie einen vorläufigen Bericht für das Personal der Rezeption, der die heutigen Termine zusammenfasst.

Erstellen Sie einen Folgeauftrag für das Personal, um sicherzustellen, dass der Patient die erforderlichen Formulare ausfüllt.

Ziehen Sie die erforderlichen Versicherungsdetails, um die Berechtigung während der Buchung zu überprüfen.

Berechnen Sie den geschätzten Eigenanteil des Patienten basierend auf Dienstleistungscodes und Versicherungsdaten.

Ende des Arbeitsablaufs/Prozesses.