ChecklistGuro Flux de travail de prise de rendez-vous dentaire : Optimiser le flux de la clinique et les soins aux patients
Optimisez votre cabinet dentaire avec notre flux de travail complet de planification de rendez-vous dentaires. Apprenez à éliminer les goulots d'étranglement, à réduire les rendez-vous manqués et à maximiser le débit de patients. Ce guide étape par étape montre aux cabinets dentaires comment rationaliser la prise de rendez-vous, les rappels et les processus du jour de la visite pour une gestion des soins aux patients fluide et rentable.
Début
Début du flux de travail/processus.
1. Obtenir le profil du patient
Récupérer les données démographiques et d'assurance de base du patient lors de la prise d'un nouveau rendez-vous.
2. Obtenir les détails du rendez-vous
Récupérer l'heure de rendez-vous spécifique, le motif de la visite et les codes de service associés.
3. Créer une tâche de rappel avant le rendez-vous
Attribuer automatiquement une tâche au personnel de la réception pour confirmer le rendez-vous 48 heures à l'avance.
4. Créer une tâche pour le patient avant le rendez-vous
Créer une tâche pour le patient (ou le soignant) afin de confirmer sa présence et de remplir les formulaires requis en ligne.
5. Envoyer SMS de confirmation de rendez-vous
Envoyer un SMS de confirmation automatisé au patient avec les détails du rendez-vous.
6. Envoyer un e-mail de rendez-vous détaillé
Envoyez un courriel complet au patient, incluant les instructions préalables à la visite et les documents nécessaires.
7. Mettre à jour le dossier patient avec les informations de rendez-vous
Mettre à jour le dossier principal du patient avec la date, l'heure et le motif de rendez-vous confirmés.
8. Calculer le temps avant la visite
Calculer la différence de temps entre aujourd'hui et la date de rendez-vous pour la logique de rappel.
9. Créer un dossier de rendez-vous
Générer et enregistrer le dossier de rendez-vous principal dans le système.
10. Vérifier la disponibilité du praticien
Vérifiez le créneau horaire en temps réel du dentiste/hygiéniste désigné.
11. Attribuer la tâche de préparation clinique
Attribuer une tâche à l'équipe clinique pour préparer les outils ou les dossiers patients nécessaires avant le rendez-vous.
12. Envoyer une demande de vérification d'assurance avant la visite
Envoyez un courriel au patient pour demander de manière proactive des informations d'assurance mises à jour.
13. Mettre à jour le statut du rendez-vous à Réservé
Changez le statut du rendez-vous dans la base de données de « En attente » à « Confirmé ».
14. Envoyer un rappel 24 heures à l'avance SMS
Envoyer un message de rappel la veille du rendez-vous.
15. Générer le rapport d'emploi du temps quotidien
Compiler un rapport récapitulant les rendez-vous de la journée pour examen du personnel.
16. Déterminer la durée de visite nécessaire
Calculez la durée de créneau requise en fonction du code de service (par exemple, nettoyage vs. consultation).
17. Générer une tâche de pré-vérification de facturation
Créer une tâche pour le service de facturation afin de pré-vérifier la couverture d'assurance pour les services réservés.
18. Récupérer les données des frais de service
Récupérer les tarifs actuels pour la procédure prévue.
19. Effectif total requis
Résumez le nombre de membres du personnel requis en fonction des multiples services réservés.
Fin
Fin du flux de travail/processus.
Début du flux de travail/processus.
Récupérer les données démographiques et d'assurance de base du patient lors de la prise d'un nouveau rendez-vous.
Récupérer l'heure de rendez-vous spécifique, le motif de la visite et les codes de service associés.
Attribuer automatiquement une tâche au personnel de la réception pour confirmer le rendez-vous 48 heures à l'avance.
Créer une tâche pour le patient (ou le soignant) afin de confirmer sa présence et de remplir les formulaires requis en ligne.
Envoyer un SMS de confirmation automatisé au patient avec les détails du rendez-vous.
Envoyez un courriel complet au patient, incluant les instructions préalables à la visite et les documents nécessaires.
Mettre à jour le dossier principal du patient avec la date, l'heure et le motif de rendez-vous confirmés.
Calculer la différence de temps entre aujourd'hui et la date de rendez-vous pour la logique de rappel.
Générer et enregistrer le dossier de rendez-vous principal dans le système.
Vérifiez le créneau horaire en temps réel du dentiste/hygiéniste désigné.
Attribuer une tâche à l'équipe clinique pour préparer les outils ou les dossiers patients nécessaires avant le rendez-vous.
Envoyez un courriel au patient pour demander de manière proactive des informations d'assurance mises à jour.
Changez le statut du rendez-vous dans la base de données de « En attente » à « Confirmé ».
Envoyer un message de rappel la veille du rendez-vous.
Compiler un rapport récapitulant les rendez-vous de la journée pour examen du personnel.
Calculez la durée de créneau requise en fonction du code de service (par exemple, nettoyage vs. consultation).
Créer une tâche pour le service de facturation afin de pré-vérifier la couverture d'assurance pour les services réservés.
Récupérer les tarifs actuels pour la procédure prévue.
Résumez le nombre de membres du personnel requis en fonction des multiples services réservés.
Fin du flux de travail/processus.
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