Rationaliser le flux de travail de prise de rendez-vous dentaire pour une gestion des meilleures pratiques

Début du flux de travail/processus.

Récupérer les informations de base du patient (nom, contact, assurance) à partir du modèle de données des patients.

Récupérer l'horaire en temps réel et la capacité du dentiste/hygiéniste à partir du modèle de disponibilité des prestataires.

Générer automatiquement une tâche pour le personnel administratif afin de confirmer la réservation initiale.

Calculer le créneau de rendez-vous le plus approprié en fonction de la durée du service demandé et de la disponibilité du professionnel.

Créer ou mettre à jour l'enregistrement Rendez-vous dans le modèle Emploi du cabinet avec les détails confirmés.

Attribuer une tâche au système pour envoyer des confirmations au patient.

Envoyer un courriel de confirmation détaillé au patient (incluant l'heure, l'adresse et les instructions préalables à l'arrivée).

Envoyer un rappel SMS concis et automatisé au patient 24 heures avant le rendez-vous.

Récupérez toute note préexistante ou instruction spéciale pour le patient avant de réserver.

Mettre à jour le statut du patient dans le CRM/Dossier maître (par ex., « Réservé » ou « En attente de confirmation »).

Calculer le bloc de temps requis en fonction des codes de procédure sélectionnés (par ex. nettoyage + examen = 60 min).

Créez une tâche de liste de vérification pour le patient/le personnel concernant les documents requis ou le travail de préparation.

Créez l'enregistrement principal pour le nouveau rendez-vous dans le Modèle de données de planification.

Envoyer un courriel de prise de contact initial au patient suggérant les créneaux horaires disponibles.

Veuillez modifier l'heure de rendez-vous si un conflit est détecté lors des premières tentatives de réservation.

Créez un rapport temporaire pour le personnel de la réception résumant les rendez-vous du jour.

Créer une tâche de suivi pour le personnel afin de s'assurer que le patient remplisse les formulaires nécessaires.

Veuillez fournir les détails d'assurance nécessaires pour vérifier l'éligibilité lors de la réservation.

Calculer la quote-participation estimée du patient en fonction des codes de service et des données d'assurance.

Fin du flux de travail/processus.