ChecklistGuro Liste de suivi post-clôture
Assurez une transition en douceur après la clôture ! Téléchargez notre liste de contrôle gratuite de suivi post-clôture destinée aux professionnels de l'immobilier. Restez organisé, satisfaites vos clients et évitez les erreurs coûteuses. Votre guide complet des tâches post-clôture !
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Communication et satisfaction client
S'assurer que le client bénéficie d'une expérience positive après la clôture et répondre à ses préoccupations immédiates.
Date de suivi (par téléphone/par courriel)
Niveau de satisfaction client (premier contact)
Notes de la conversation/du courriel de suivi
Y a-t-il eu des problèmes ou des questions immédiats ?
Détails des problèmes/questions (le cas échéant)
Statut de résolution des problèmes
Date de résolution du problème (si applicable)
Personne à contacter pour suivi (si nécessaire)
Gestion et archivage documentaire
Organiser et conserver en toute sécurité tous les documents de clôture à des fins de référence et de conformité.
Déclaration de clôture (HUD-1/ALTA)
Billet à ordre (le cas échéant)
Acte hypothécaire (si applicable)
Résumé des documents de clôture clés
Date Documents Numérisés/Scannés
Notes sur l'emplacement de stockage des documents (physique et numérique)
Méthode de stockage des documents
Nombre de pages physiques déposées (le cas échéant)
Rapprochement et reporting financier
Vérification de l'exactitude financière, distribution des fonds et exécution des obligations de déclaration.
Vérifier l'exactitude du relevé de clôture
Fonds versés sur le compte séquestre ?
Confirmer le versement au prêteur (si applicable)
Confirmer le paiement au vendeur (le cas échéant)
Date des décaissements
Observations sur la rapprochement financier
Correction de la quote-part de la taxe foncière ?
Réajustement correct des charges de copropriété ?
Gestion des biens et coordination des fournisseurs
S'occuper des tâches liées à la propriété, coordonner avec les prestataires (par exemple, assurances, services publics) et garantir une transition en douceur.
Confirmer la date d'achèvement du transfert d'utilités.
Liasse d'assurance reçue ?
Quels services ont été transférés ?
Vérifier le solde restant dû pour les impôts fonciers (le cas échéant).
Remarques concernant le transfert de propriété et la coordination avec le vendeur
Informations relatives aux associations de copropriétaires communiquées au client ?
Téléverser les documents de l’association de copropriétaires (si applicable)
Conformité juridique et réglementaire
Confirmation du respect de toutes les lois, réglementations et obligations contractuelles applicables.
Date d'enregistrement de la police d'assurance titres
Confirmation d'enregistrement de l'hypothèque/du fideicommis
Frais d'enregistrement payés (le cas échéant)
Observations concernant les problèmes ou retards d'enregistrement
Confirmer la configuration et le financement du compte séquestre (le cas échéant).
Observations concernant la conformité aux divulgations spécifiques à l'État (p. ex., déclaration de l'état du bien immobilier par le vendeur)
Joindre une copie de l'acte de propriété et de la hypothèque (si disponible)
Vérifier la conformité aux exigences de lutte contre le blanchiment d'argent (LCB-AML).
Suivi interne
S'assurer que tous les membres de l'équipe interne ont terminé leurs tâches post-clôture et disposent des informations nécessaires.
Date du débriefing final de l'équipe
Bilan de l'équipe : points clés, problèmes et améliorations
Retour d'information concernant l'agent d'exécution (Positif/Neutre/Amélioration nécessaire)
Temps consacré aux tâches post-clôture (en heures)
Domaines potentiels d'amélioration des processus identifiés
Tâches de suivi assignées (Brève description)
Date limite pour les tâches de suivi assignées
Questions fréquemment posées
Puis-je personnaliser ce modèle après l'avoir installé ?
Absolument. Une fois installé, vous pouvez ajouter, supprimer ou réorganiser des tâches, ajouter des champs personnalisés et ajuster les échéances pour qu'elles correspondent à votre flux de travail spécifique.
Puis-je ajouter des images ou des photos aux éléments de cette liste de contrôle ?
Oui. Notre plateforme vous permet de joindre des photos, des signatures et des notes à n'importe quel élément d'une liste de contrôle, afin d'améliorer la vérification et de fournir une preuve de l'exécution de la tâche.
Puis-je créer une liste de contrôle personnalisée à partir de zéro au lieu d'utiliser un modèle ?
Oui. Vous pouvez utiliser notre fonctionnalité < Créez votre propre liste de contrôle > pour élaborer un processus de travail personnalisé, parfaitement adapté à vos besoins opérationnels.
Puis-je définir des dépendances entre les tâches ?
Oui, vous pouvez définir une logique conditionnelle et des dépendances afin de vous assurer que votre équipe suit la séquence d'opérations correcte.
Puis-je attribuer des éléments spécifiques d'une liste de contrôle à différents membres de l'équipe ?
Oui. Vous pouvez attribuer des tâches spécifiques à des employés désignés, ce qui garantit une répartition claire des responsabilités au sein de toute votre équipe.
Puis-je utiliser ces listes de contrôle sur des appareils mobiles, directement sur le terrain ?
Oui. Notre plateforme est entièrement adaptable, ce qui permet à votre équipe de compléter, de mettre à jour et de télécharger des photos dans les listes de contrôle directement depuis n'importe quel smartphone ou tablette.
Comment puis-je informer mon responsable une fois qu'une liste de contrôle est terminée ?
Vous pouvez configurer des notifications automatisées (par e-mail, notification push ou alertes intégrées à l'application) qui se déclenchent chaque fois qu'une liste de contrôle est terminée ou qu'un élément ne passe pas l'inspection.
Est-il possible que plusieurs personnes travaillent simultanément sur la même liste de contrôle ?
Oui, la plateforme prend en charge les mises à jour en temps réel, ce qui permet à plusieurs utilisateurs de contribuer à une seule liste de contrôle interactive.
Où sont stockées les données des listes de contrôle une fois celles-ci remplies ?
Tous les modèles de vérification remplis sont stockés de manière sécurisée dans votre tableau de bord Work OS, ce qui crée un historique d'audit permanent et consultable de vos opérations.
Puis-je générer des rapports à partir des résultats de ma liste de contrôle ?
Oui. Vous pouvez suivre les taux d'achèvement, identifier les problèmes récurrents et surveiller les performances de l'équipe grâce à nos outils intégrés de reporting et d'analyse.
Comment puis-je utiliser ces listes de contrôle à des fins de conformité ou d'audit ?
Étant donné que nos listes de contrôle enregistrent les horodatages, les photos et les signatures numériques, elles constituent une preuve numérique complète, utile pour garantir la conformité réglementaire et faciliter les audits internes.
Puis-je exporter les données de ma liste de contrôle une fois celle-ci remplie, afin de les utiliser dans d'autres outils ?
Oui. Vous pouvez exporter vos données dans différents formats (CSV, Excel, etc.) afin d'intégrer vos analyses opérationnelles à vos autres logiciels d'entreprise.
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