ChecklistGuro Пълен цикъл на управление на работния процес за събития, от началото до края.
Оптимизирайте всеки етап от организацията на вашето събитие с нашия цялостен работен процес за управление на жизнения цикъл на събитията. От първоначалната концепция и координацията с доставчиците до безпроблемното провеждане на място и последващия анализ, този изчерпателен процес оптимизира разпределението на ресурсите, минимизира оперативните затруднения и гарантира безупречно изживяване за участниците. Овладейте управлението на планирането на събитията с мащабируема и възпроизводима рамка, създадена за прецизност и успех.
Този шаблон е инсталиран 4 пъти.
Старт
Начало на работния поток/процеса.
1. Инициализиране на заявка за събитие
Създайте нов запис в схемата на данните „Заявка за събитие“, за да започнете жизнения цикъл.
2. Назначете координатор на събитието.
Създайте задача за екипа по управление на събития, за да прегледа първоначалната заявка.
3. Актуализирайте статуса на заявката до „В процес на разглеждане“.
Актуализирайте полето „Статус“ в записа за заявката за събитие.
4. Проверете наличността на залите.
Извлечете записи от модела данни „Места“, за да проверите наличните дати.
5. Изчислете приблизителния бюджет.
Изчислете първоначалната оценка на бюджета въз основа на броя на участниците и основната цена на мястото на провеждане.
6. Задача: Избор на място за провеждане на събитието
Създайте задача за служителя, отговарящ за логистиката, с цел да финализира избора на място за провеждане на събитието.
7. Създаване на запис за резервация на място
Създайте запис в информационния модел „Резервации“, който да е свързан с избраното място.
8. Актуализиране на логистиката на събитието.
Актуализирайте записа „Логистика на събитието“ с потвърдените данни за мястото и датата на провеждане.
9. Набавяне от доставчик
Създайте задачи за намиране на доставчици за кетъринг, аудио-визуално оборудване и декорация.
10. Извлечете оферти от доставчици.
Извлечете всички записи от „Оферти от доставчици“, свързани с текущото събитие.
11. Обща сума на разходите за всички доставчици.
Съберете стойностите на полето „Цена“ от всички свързани записи за оферти на доставчици, за да получите общата стойност.
12. Изчислете отклонението от бюджета.
Извадете общите разходи на доставчиците от определения бюджет за събитието.
13. Окончателно одобрение на бюджета
Създайте задача за финансовия мениджър, която да включва одобряване на изчислените разходи.
14. Уведомете заинтересованите страни за одобрението.
Изпратете имейл до всички заинтересовани страни, свързани с събитието, с което да потвърдите, че бюджетът е одобрен.
15. Актуализирайте статуса на събитието на „Потвърдено“.
Променете статуса на записа за заявката за събитие на „Потвърдено“.
16. Изпратете покани
Създайте задача за екипа по комуникациите, която да включва разпращане на покани за събитието.
17. Извлечете списъка с участниците.
Извлечете всички записи от модела данни „Регистрации“ за конкретното събитие.
18. Общ брой участници
Съберете броя на записите в модела „Регистрации“, за да получите общия брой служители.
19. Изпратете напомняне за събитието.
Изпратете SMS напомняне на всички регистрирани участници 24 часа преди събитието.
20. Обобщение след събитието
Създайте задача за събиране на обратна връзка и приключване на жизнения цикъл на събитието.
21. Генериране на отчет с обобщена информация за събитието
Създайте окончателен доклад, в който да се обобщят разходите, посещаемостта и представянето на доставчиците.
22. Архивиране на данните от събитията
Актуализирайте статуса на записа за събитието на „Завършено“ и отбележете го за архивиране.
Край
Край на работния поток/процеса.
Начало на работния поток/процеса.
Създайте нов запис в схемата на данните „Заявка за събитие“, за да започнете жизнения цикъл.
Създайте задача за екипа по управление на събития, за да прегледа първоначалната заявка.
Актуализирайте полето „Статус“ в записа за заявката за събитие.
Извлечете записи от модела данни „Места“, за да проверите наличните дати.
Изчислете първоначалната оценка на бюджета въз основа на броя на участниците и основната цена на мястото на провеждане.
Създайте задача за служителя, отговарящ за логистиката, с цел да финализира избора на място за провеждане на събитието.
Създайте запис в информационния модел „Резервации“, който да е свързан с избраното място.
Актуализирайте записа „Логистика на събитието“ с потвърдените данни за мястото и датата на провеждане.
Създайте задачи за намиране на доставчици за кетъринг, аудио-визуално оборудване и декорация.
Извлечете всички записи от „Оферти от доставчици“, свързани с текущото събитие.
Съберете стойностите на полето „Цена“ от всички свързани записи за оферти на доставчици, за да получите общата стойност.
Извадете общите разходи на доставчиците от определения бюджет за събитието.
Създайте задача за финансовия мениджър, която да включва одобряване на изчислените разходи.
Изпратете имейл до всички заинтересовани страни, свързани с събитието, с което да потвърдите, че бюджетът е одобрен.
Променете статуса на записа за заявката за събитие на „Потвърдено“.
Създайте задача за екипа по комуникациите, която да включва разпращане на покани за събитието.
Извлечете всички записи от модела данни „Регистрации“ за конкретното събитие.
Съберете броя на записите в модела „Регистрации“, за да получите общия брой служители.
Изпратете SMS напомняне на всички регистрирани участници 24 часа преди събитието.
Създайте задача за събиране на обратна връзка и приключване на жизнения цикъл на събитието.
Създайте окончателен доклад, в който да се обобщят разходите, посещаемостта и представянето на доставчиците.
Актуализирайте статуса на записа за събитието на „Завършено“ и отбележете го за архивиране.
Край на работния поток/процеса.
Коментари
Все още няма коментари. Бъдете първият, който добави!
Демонстрация на решението за управление на организация на събития
Планирайте безпроблемни събития с лекота! ChecklistGuro опростява планирането на събития - от управление на доставчици до проследяване на бюджета и комуникация с гостите. Останете организирани, намалете стреса и осигурете незабравими преживявания. Управлявайте всичко това с нашата платформа Work OS.
Свързани шаблони за работни потоци
Event Compliance and Permit Acquisition Process
Event Content Management and Speaker Asset Workflow
Event Follow-up and Post-Event Nurturing Process
Event Rehearsal and Technical Run-Through Workflow
Event Collateral and Swag Production Process
Event Mobile App and Digital Experience Workflow
Event Sustainability and Waste Management Process
Event Design and Decor Planning Process
Можем да го направим заедно
Нуждаете се от помощ с
Управление на организация на събития?
Имате въпрос? Тук сме, за да помогнем. Моля, изпратете запитването си и ние ще отговорим своевременно.